33

Тема 11. Узагальнення та оформлення контрольно-ревізійної інформації

1. Матеріали, що узагальнюють результати контрольно-ревізійної роботи.

2. Прийоми і способи ревізій, перевірок.

3. Вимоги до оформлення результатів ревізій.

4. Висновки та пропозиції контролера-ревізора.

5. Аналіз та оцінка матеріалів ревізії.

6. Форми реалізації матеріалів ревізії та контроль за їх виконанням.

1. Предмет і мета документування контрольних заходів та їх результатів.

2. Оформлення матеріалів контрольних заходів.

3. Узгодження і підписання матеріалів контролю.

4. Реалізація результатів контрольних заходів і застосування процедури відповідальності за допущені фінансові порушення.

5. Контроль за станом усунення виявлених порушень і виконанням вимог контролюючого органу.

1. Предмет і мета документування контрольних заходів та їх результатів

У законі про державну контрольно-ревізійну службу (ст. 2) предмет документування контрольних заходів та їх результатів визначено дуже поверхнево. Зокрема зазначено, що за результатами ревізії складається акт, а за результатами перевірки – довідка або доповідна записка. Як бачимо, не сказано про мету складання цих документів, їх структуру, терміни складання, а також про порядок розгляду і підписання.

Оскільки дієвість контролю передбачає вжиття заходів для усунення виявлених порушень і вад і безпосередніми, і вищими керівниками, органами влади, правоохоронними та судовими органами, то виникає необхідність документування контрольних заходів та їх результатів за єдиною методикою. Інакше існуватиме небезпека неякісного їх документування, а відтак і неоднакового трактування одного й того самого порушення різними користувачами матеріалів ревізії, перевірки чи аудиту.

З огляду на це має бути докладно описано порядок оформлення матеріалів контрольних заходів, що в новітній історії ДКРС вперше було зроблено в Інструкції № 121.

Проте даною Інструкцією докладно визначити всі аспекти документування контрольних заходів та їх результатів тоді не вдалося. Відтак ГоловКРУ надалі розробило три нових документи, які регулюють це питання:

• Методичні рекомендації з питань документування органами державної контрольно-ревізійної служби ревізійних дій та їх результатів, затверджені наказом ГоловКРУ від 29.12.2000 № 110;

• Стандарт державного фінансового контролю – 4 «Документування результатів та формування матеріалів контрольних заходів, порядок їх опрацювання і використання»;

• Інструкція про порядок проведення ревізій і перевірок органами державної контрольно-ревізійної служби в Україні (в редакції наказу ГоловКРУ від 23.08.2002 № 172).

Керуючись зазначеними документами, можна стверджувати, що предметом документування контрольних заходів та їх результатів є фіксація за встановленими правилами на паперових носіях господарських операцій, проведених об’єктами контролю з порушеннями законодавства з фінансових питань, і контрольних заходів, якими їх було встановлено.

Відповідно метою документування контрольних заходів та їх результатів є надання власникові та іншим визначеним законодавством користувачам, в тому числі ініціаторам контрольних заходів, суттєвої, повної і обґрунтованої інформації про стан збереження і використання коштів, цінних паперів, матеріальних цінностей і нематеріальних активів, ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності, а також про обставини допущення, встановлення і розміри фінансових порушень.

Враховуючи, що суттєвою є інформація, відсутність якої може вплинути на рішення користувачів матеріалами контрольних заходів, працівникам органів державної контрольно-ревізійної служби у документуванні порушення рекомендується мати на увазі, що опис обставин порушення вважається завершеним, якщо в ньому є відповіді на такі запитання:

1) яку конкретно фінансово-правову норму порушено або не виконано (необхідно зазначити повну назву документа, його дату і номер, статтю чи пункт, які порушено);

2) хто і коли порушив фінансово-правову норму (яка посадова чи матеріально відповідальна особа об’єкта контролю своїм рішенням, вказівкою тощо порушила законодавство чи своєю бездіяльністю його не виконала; хто і коли підписав документи з порушеннями);

3) яким чином виявлено порушення (стисло зазначити прийоми документального та/або фактичного контролю, якими виявлено порушення – зустрічною перевіркою документів, нормативною перевіркою, техніко-економічним розрахунком, обстеженням, інвентаризацією, контрольним обміром виконаних робіт, опитуванням, контрольним запуском сировини і матеріалів у виробництво тощо);

4) які обставини сприяли вчиненню порушень (зазначити, за необхідності, дотримання періодичності проведення відомчих ревізій, перевірок або інвентаризацій, стан ведення бухгалтерського обліку, реагування керівництва об’єкта контролю на подання контролюючих і правоохоронних органів щодо порушень, виявлених попередніми ревізіями та перевірками, тощо);

5) як відображено в бухгалтерському обліку та/або фінансовій звітності господарську операцію, проведену з порушенням (зазначити бухгалтерські проведення, записи в складському обліку та хто з посадових чи матеріально відповідальних осіб і коли їх зробив);

6) які наслідки допущеного порушення у кількісному та/або сумовому виразі;

7) що пояснила з приводу порушення посадова чи матеріально відповідальна особа; висновки з цих пояснень (заперечень);

8) хто, скільки і як відшкодував збитків під час ревізії (перевірки);

9) які заходи вжито під час ревізії (перевірки) для усунення наслідків і причин порушення.

З огляду на це в Методичних рекомендаціях визначено орієнтовний перелік обов’язкових ревізійних дій, які належиться здійснити і задокументувати за наявності ознак таких основних видів порушень:

• неоприбуткування грошових коштів чи матеріальних цінностей;

• нецільове використання бюджетних коштів;

• понаднормативне списання матеріальних цінностей (сировини чи матеріалів);

• неправильне нарахування заробітної плати чи інших спеціальних виплат;

• заниження оподатковуваного доходу і приховування належних бюджетам або державним цільовим фондам обов’язкових платежів.