3. Елементи вікна Microsoft Access 2007

Панель швидкого доступу

Заголок вікна з назвою БД

Контексна вкладка

Стрічка з вкладками команд

Кнопка Office

Область переходів

Кнопки зміни режимів

Рядок стану

3. Створення нової порожньої бази даних

1. Запустіть Access із меню Пуск або за допомогою ярлика.

2. На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access виберіть пункт Пуста база даних .

3. В області Пуста база даних (в правій частині вікна) у полі Ім'я файлу введіть ім’я файлу та задайте місце розташування файлу БД.

4. Натисніть кнопку Створити.

Буде створено нову базу даних і відкрито нову таблицю Таблиця1 в Поданні таблиці з полем Ідентифікатор типу Автонумерція .

7. Таблиці. Типи даних

Таблиця складається з рядків, які називаються записами (або кортежами). Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів. Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Поле має ім’я, значення, характеризується типом і низкою властивостей. Назви полям дає користувач, назви типів є стандартні, а значення полів випливають зі змісту конкретної задачі.

Структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей. Структуру визначає користувач під час аналізу конкретної задачі.

У Microsoft Ассеss передбачено такі типи даних:

• Текст - для введення тексту завдовжки до 255 символів.

• Примітка - для введення заміток або довгих описів (при введенні вручну може бути до 65 000 символів, за допомогою програмування - до 2 Гб).

• Число - для введення числових даних, для яких виділяється 1, 2, 4, 8 або 16 байт.

• Дата й час - для введення дати і часу, для яких передбачено 8 байтів.

• Грошова одиниця - використовується для роботи з грошовими одиницями, займає 8 байтів і допускає до 15 символів у цілій частині числа і 4 - дробовій.

• Автонумерація - для введення числа, що автоматично збільшується на одиницю при додаванні до таблиці нового запису (зазвичай використовується у первинних ключах). Дані цього типу займають 4 байти.

• Так/Ні - для збереження логічного значення Так (1) або Ні (0), займає 1 біт.

• Об‘екти ОLЕ - для збереження в таблиці ОLЕ-об’єктів (наприклад, малюнків, звуків, документів Word тощо). Об’єкти можуть бути пов’язані або введені до таблиці. Розмір збережених об’єктів ОLЕ обмежується лише ємністю диска. Поля з типом даних «Об’єкти OLE» створюють точкові рисунки вихідного документа або іншого об’єкта, а потім відображають ці точкові рисунки в полях таблиць або в елементах керування форм або звітів бази даних.

• Гіперпосилання - служить для запису до таблиці посилань на веб-сторінки в мережі або файли з комп‘ютера.

• Вкладення - Можна вкладати в записи бази даних зображення, файли електронних таблиць, документи, діаграми та інші типи підтримуваних файлів, подібно до їх вкладання в повідомлення електронної пошти. Можна також переглядати та редагувати вкладені файли, залежно від настройок поля з типом даних «Вкладення», встановлених розробником бази даних. Поля з типом даних «Вкладення» надають більшу гнучкість, ніж поля з типом даних «Об’єкт OLE», а також ефективніше використовують дисковий простір, оскільки не створюють точковий рисунок оригінального файлу.

• У списку типів даних конструктора є також позиція Майстер підстановок, за допомогою якої обираються значення з іншої таблиці або зі списку значень.

Загальні властивості числового поля: розмір поля (байт, ціле, довге ціле, 4 байти, 8 байтів), формат (основний, грошовий, процентний, експоненціальний тощо), кількість десяткових знаків після коми, підпис поля, значення за замовчуванням, правило перевірки, текст перевірки, обов’язкове поле, індексоване поле.

Наприклад, у випадку оцінок:

• правило перевірки поля може бути:

2 оr 3 оr 4 оr 5 оr 6 оr 7 оr 8 оr 9 оr 10 оr 11 оr 12

(або Beetwen 2 and 12 ), (або [ім’я поля]>=2 and [ім’я поля]<=12);

• повідомлення у випадку помилки під час введення (текст перевірки) може бути "Таких оцінок немає". Це повідомлення отримуватиме користувач, якщо він введе у це поле, як оцінку, наприклад число 13.

Створення таблиці складається з двох етапів: 1) створення структури таблиці

2) введення даних у таблицю.

Найчастіше структуру створюють у режимі Конструктор (з використанням подання Конструктор).. Для цього потрібно:

• обрати вкладку Створити  групу Таблиці  Конструктор таблиць  якщо створюють нову таблицю бази даних зі складною структурою та для встановлення значень різних властивостей полів;

• вибрати кнопку Вигляд групи Подання вкладки Основне (щоб перейти від Подання таблиці до подання Конструктор)  у списку, що відкриється, вибрати кнопку Конструктор  якщо таблиця була створена раніше.

У режимі конструктора користувач задає:

• імена полів методом введення імен (імена полів не повинні містити крапок, знаків оклику, квадратних дужок, прихованих символів (наприклад, символу кінця абзацу);

• тип даних методом вибору типу з запропонованого списку;

• описи полів, які будуть виводитись в рядок стану (є необов’язковими);

• властивості полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей.

У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки основні властивості фіксуються автоматично згідно принципу замовчування.

Можна також створювати поля таблиці та визначати типи даних у них (тобто створювати структуру) використовуючи Подання таблиці. Щоб перейти від подання Конструктор до Подання таблиці потрібно вибрати кнопку Вигляд групи Подання вкладки Основне  у списку, що відкриється, вибрати кнопку Подання таблиці .

Особливістю такого способу є те, що СУБД Access 2007 автоматично визначає тип даних під час введення першого значення в поле і за замовчуванням встановлює значення форматів даних. Необхідно тільки створити поля з відповідними іменами. Поле Ідентифікатор з типом даних Автонумерація, створюється програмою за замовчуванням під час створення нової порожньої БД. Це поле за замовчуванням визначається як ключове. Для створення всіх інших полів з певними іменами слід:

• Двічі клацнути на заголовку Додати нове поле.

• Ввести з клавіатури або з Буфера обміну ім’я поля.

• Натиснути клавішу Enter або клавішу .

• Повторити виконання пунктів 2 і 3 потрібну кількість разів для введення імен усіх необхідних полів.

• Завершити введення імен полів вибором рядка під іменем поля або натисненням клавіші .

Д ля встановлення типів даних та їхніх форматів використовуються елементи керування з групи Тип даних і форматування вкладки Режим таблиці з тимчасової вкладки Робота з таблицями.

Структуру можна модифікувати (в режимі конструктора): добавляти чи видаляти поля, вносити зміни в існуючі.

Щоб ввести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці (Подання таблиці). Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури (або через буфер обміну). Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Ширину стовпців і висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній. Стовпці (поля) можна ховати чи показувати командою із контекстного меню стовпців.

Таблицю можна зберігати і поза базою даних: у форматі електронних таблиць Excel, у форматі текстового файлу тощо. Для цього на вкладці Зовнішні дані в групі Експорт вибрати відповідний варіант: Excel-таблиця чи RTF-файл, чи Word-документ тощо.

6