2. Етапи роботи з базами даних

Робота з БД складається з таких етапів:

1. проектування БД:

а) визначення мети створення БД, окреслення предметної області для якої буде створюватися база даних та визначення потенційних користувачів БД;

б) визначення таблиць, що входять до БД;

в) задання структури таблиць;

г) задання ключа і визначення зв’язків між таблицями.

2) введення даних;

3) редагування структури і даних;

4) відшукання інформації в БД;

5. оформлення звітів.

3. Початок роботи в Microsoft Access 2007

Якщо запустити програму Office Access 2007 через Пуск або клацання ярлика, то відображається сторінка Початок роботи з Microsoft Office Access. На цій сторінці вказано, з чого можна почати роботу в Office Access 2007:

• створити базу даних на основі шаблону (у контексті Office Access 2007 шаблон – це готова база даних, укомплектована професійно розробленими таблицями, формами та звітами. Шаблони є чудовою основою для створення нової бази даних);

• створити нову порожню базу даних;

• перейти безпосередньо до веб-сайту Microsoft Office Online щоб отримати довідкову інформацію, розміщену там;

• відкрити базу даних, яка є в списку баз даних, що недавно відкривались;

• натиснути кнопку Microsoft Office і за допомогою меню відкрити наявну базу даних чи створити нову БД.

3. Інтерфейс користувача Microsoft Access 2007

Основні елементи інтерфейсу користувача в Office Access 2007:

• Стрічка Office - область у верхній частині вікна програми, в якій можна вибирати команди. Стрічка є заміною меню та панелей інструментів, які використовувались в попередніх версіях MS Оffice. Стрічка складається із вкладок, на яких команди згруповано за тематикою. В Office Access 2007 на стрічці розташовано такі основні вкладки: Основне, Створити, Зовнішні дані та Знаряддя бази даних. Залежно від контексту (тобто, від наразі використовуваного об’єкта та способу його використання), поруч із стандартними вкладками команд може відображатись одна або кілька контекстних вкладок.

Щоб звільнити додатково місце для робочої області, можна згорнути стрічку таким чином, щоб залишалася тільки смуга із вкладками команд. Для цього потрібно двічі клацнути активну вкладку команд. Щоб відкрити її знову, двічі клацніть активну вкладку команд ще раз.

• Панель швидкого доступу - єдина стандартна панель інструментів, яка відображається над стрічкою або під стрічкою та пропонує миттєвий доступ до найпотрібніших команд, наприклад, до команд Зберегти та Скасувати.

• Область переходів - область у лівій частині вікна, в якій відображаються об’єкти бази даних: таблиці, запити, форми, звіти тощо. Область переходів замінила вікно бази даних із попередніх версій Access.

• Документи з вкладками - Таблиці, запити, форми, звіти, сторінки та макроси відображаються як документи з вкладками.

• Рядок стану - Рядок у нижній частині вікна, де відображаються відомості про стан і містяться кнопки, за допомогою яких можна змінювати режими (подання таблиці, конструктора та ін.) .

• Мініпанель - Розташований поверх об’єктів прозорий елемент, який відображається над виділеним текстом і дає змогу швидко застосувати форматування.