Вимоги при виборі працівника на посаду секретаря

1. Наявність професійних умінь і навичок –

2. Досвід організації роботи –

3. Бажання працювати і відповідні здібності. Почуття відповідальності. Надійність –

4. Самостійність, ініціатива –

5. Точність, акуратність, пунктуальність, ретельність –

6. Комунікабельність –

7. Уміння поводити себе з людьми –

Напрями діяльності секретаря щодо сприяння діловим контактам керівника

1. Ведення обліку організації і осіб, з якими керівник підтримує активні відносини

2. Збір та оновлення інформації про деякі організації і осіб

3. Оформлення і представлення керівнику тексти вітальних адрес, телеграм і листів

4. Інформування керівника про зміни в діяльності організації і статусі окремих осіб.

2.4. Технологія проведення нарад та зборів.

Наради, засідання, збори являють собою різні форми участі персоналу організації у розгляді, обговоренні, вирішенні будь-яких питань.

Нарада - форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу.

Засідання – форма організаційної роботи постійно діючого орану (комітету, колегії, ради, комісії, групи).

Збори – спільна присутність у певному місці людей, об’єднаних конкретною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства та ін.).

Наради і засідання - найбільш поширені методи керівництва, способи підготовки і прийняття управлінських рішень, вивчення і формування думки колективу, оцінки здібностей підлеглих.

В практиці управлінської діяльності переважають наради.

Рис. 2.14. Характеристика ділових нарад

Нарада є ефективною та економічно доцільною, якщо вона виступає засобом одержання, перевірки й обліку, а не видачі інформації.

Продуктивність наради = інформація «на виході» наради / інформація на її «вході»

Кошторис наради = витрати на підготовку + заробіток учасників + втрати на відрядження + накладні витрати + втрачений час.

План проведення нарад та засідань на_________(період) у_________

Таблиця 2.1.

№	Дата проведення	Тема та порядок денний	Місце проведення	Час початку	Час закінчення	Склад учасників	Відповідальний за підготовку	Доповідач	Примітки
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Рис. 6.12. Принципи проведення оперативних нарад

Класифікація видів ділових нарад

За цілями	Навчальні. Мета – передати учасникам певні знання, і тим самим підвищити їх кваліфікацію. Роз’яснювальні. Мета – керівник намагається переконати учасників наради у необхідності, правильності та своєчасності його стратегії і дій Проблемні. Мета – розробка шляхів і методів вирішення проблем. Координаційні. Мета – координація роботи підрозділів Інформаційні. Мета – здійснення збору, обміну і узагальнення даних з будь-якої проблеми і визначення поглядів учасників наради.
За способом проведення	Диктаторські - характеризується такими ознаками: право голосу має тільки керівник; він сам викладає свої погляди, видає наказ або вказівку; кількість учасників не регламентують. Авторитарні - є різновидом диктаторської. її хід передбачає запитання керівника і відповіді учасників наради. Сегрегативні - передбачає порядок, при якому керівник сам визначає тих, хто має виступити, тобто тих, кого він бажає вислухати. Дискусійні являють собою найбільш демократичний спосіб вирішення проблем, що виносять на нараду. Довільні, як правило, має місце тоді, коли обмінюються думками працівники, професійні обов’язки яких тісно взаємозв’язані.
За ступенем підготовленості	Заплановані Позапланові
За періодичністю	Разові Регулярні Періодичні
За кількістю учасників	Наради з вузьким складом учасників (до 5 чоловік) Розширені наради (до 20 чоловік) Представницькі наради (понад 20 чоловіків)
За складом учасників	Наради з постійним складом учасників Наради з непостійним складом учасників Наради зі змішаним складом учасників Наради зі складом, регламентованим нормативним актом

Рис. 2.16. Класифікація видів ділових нарад

У роботі керівника, пов’язаній з організацією нарад виділяється 3 етапи:

Рис. 2.17. Технологія проведення ділової наради

Рис. 2.18 Методика раціональної підготовки нарад

Рис. 2.19. Методи ефективного проведення нарад