Засоби планування особистої роботи менеджера: традиційні і комп’ютерні.

Рис. 2.9. Засоби планування особистої робити менеджера

2.2.Основні види розподілу та кооперації управлінської діяльності.

Раціональна організація управлінської праці вимагає відповідних форм її розподілу та кооперації.

Розподіл – це об’єктивний процес виділення її видів в самостійні сфери трудової діяльності різних груп управлінських робітників.

Кооперація труда є об’єктивним об єднанням, взаємодії робітників в процесі загального виконання взаємопов’язаних трудових процесів.

Делегування повноважень

Слід делегувати якщо:

1. У Вас роботи більше, ніж Ви можете її ефективно виконати самі.

2. Ви не можете приділити достатньо часу виконанню своїх основних обов’язків.

3. Ви бажаєте, щоб Ваш підлеглий професійно розвивався.

4. Ваш підлеглий може виконувати цю роботу відповідно.

Яким чином давати доручення:

Коли Ви доручаєте, треба вирішити;

1. Що доручити.

2. Кому доручити - обрати хто конкретно буде виконувати цю роботу.

3. Як детально слід інформувати підлеглого в відношенні цієї роботи.

4. Яким чином Ви будете керувати своїм підлеглим и розвивати його професійні здібності.

5. Як Ви будете контролювати роботу, що виконується.

Переваги делегування;

1. Це звільняє Вас від мало відповідальної роботи і вивільняє час для більш відповідальної – планування, організації, мотивування і контролю.

2. Збільшую Ваші можливості як керівника.

3. Розвиває здібності персоналу приймати рішення, досяти мету та брати на себе відповідальність.

4. Дозволяє виконати роботи своєчасно.

Що делегувати:

Роботу, яку у Вас немає необхідності виконувати самому.

Вибір того хто буде виконувати роботу;

У співробітника, якого Ви обираєте для виконання роботи повинні бути знання, навички, мотиви і час, достатні для того, щоб виконати цю роботу якісно і своєчасно.

Керівництво та спостереження за виконанням роботи:

Необхідно назначати дати перевірок, де будуть представлені звіти про хід виконання роботи і причини відхилень від плану, якщо такі мають місце.

2.3. Методи нормування управлінської діяльності.

Для раціоналізації управлінської праці необхідно її нормувати.

Нормування праці – це встановлення міри витрат праці на виконання певного обсягу робіт у даних організаційно-технічних умовах.

Завдання нормування – визначення трудомісткості робіт і необхідної для її нормування чисельності працівників.

Управління потоком відвідувачів, особливості прийому з особистих питань, техніка контактів з підлеглими.

Потоки відвідувачів

1. З власної ініціативи керівництва;

2. З ініціативи відвідувачів.

Рис. 2.10. Техніка прийому відвідувачів

Рис. 2.11. Засоби попередження прийому незаявлених відвідувачів

Принципи взаємодії керівника з підлеглими в процесі ділової бесіди

1. Функції, обов’язки, права і відповідальність працівника точно і однозначно визначено і зафіксовано у відповідних документах

2. Дотримання субординації. Передавання розпоряджень без відома керівника не допускається.

3. Ефективне розпорядництва. Визначення завдань, виконавців, строків, форм звітності, результатів, відповідальних

4. Цілі організації вище за цілі підрозділу і особисті прагнення працівника

Раціоналізація ведення телефонних розмов.

Рис. 2.12. Модель раціонального ведення телефонних розмов

Основи взаємодії керівника і секретаря-референта.

Типи секретарської діяльності.

1. Здійснення повністю або значною мірою діловодного обслуговування апарату управління або великого підрозділу і виконання при цьому функції секретаря керівника.

2. Виконання функцій тільки секретаря керівника.

Завдання секретаря керівника

1. Всебічне сприяння економії робочого часу керівника, полегшення його праці, вивільнення керівника від використання нетворчих, рутинних операцій.

2. Поліпшення інформаційного забезпечення керівника; створення умов, що сприяли б високопродуктивній і ефективній праці керівника.

3. Підвищення професійно-ділової кваліфікації і авторитету керівника і очолюваних ним організацій.

Рис. 2.13. Функції секретаря керівника