1.3. Уточнення понять : «система», «комунікація», «соціальна комунікація», «система документної комунікації» «документні потоки», «документні масиви», «документні ресурси».

Працюючи над нашою науковою роботою виникає необхідність уточнення найголовніших питань, які виникають в процесі дослідження даної теми.

Система (від дав.гр. σύστημα «сполучення») – це множина взаємопов’язаних елементів, відокремлена від середовища і яка взаємодіє з ним, як ціле.

Поняття "сиcтема" - відносне. Залежно від мети та масштабів розглядання система, що вивчається, може розглядатися як частина більш великої - макросистеми. Наприклад, документ як система - це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає еле­ментом більш загальної системи - документного потоку або масиву. Тому при застосуванні системного підходу завжди важливо встановити межі системи, що вивчається, тобто ви­значити, підсистемою якої більш загальної системи вона є, як взаємодіє з зовнішнім середовищем. Система утворюється тоді, коли між елементами вини­кають зв'язки. Вони створюють структуру системи, забезпе­чують її цілісність.

Термін «комунікації» походить від латинського слова «communico», що означає «роблю загальним», «поєдную».

Поняття «комунікації» має кілька значень:

• це шляхи сполучення (наприклад, повітряні або водні комунікації);

• це форма зв’язку (радіо, телеграф);

• це процеспередачі інформації (радіо, телебачення, преса, кінематограф);

• комунікація виступає як акт спілкування, зв’язок між двома або більш індивідами, повідомлення інформації однією особою іншій.

Таким чином, комунікація — це процес двостороннього обміну ідеями та інформацією, який веде до взаємного розуміння. Якщо не досягається взаєморозуміння, то комунікація не відбулася.

Соціальна комунікація (англ. social communication) — це обмін між людьми або іншими соціальними суб'єктами цілісними знаковими повідомленнями, у яких відображені інформація, знання, ідеї, емоції тощо, обумовлений цілим рядом соціально значимих оцінок, конкретних ситуацій, комунікативних сфер і норм спілкування, прийнятих у даному суспільстві.

Документна комунікаційна система – це підсистема соціальної комунікації, що забезпечує створення, обробку, зберігання й поширення документної інформації в суспільстві.

Система документних комунікацій – це сукупність всіх документів, відправників документної інформації (автор, видавництво), її споживачів (читач, слухач, глядач), професійних посередників (бібліотекарів, бібліографії, фахівців в області інформації та документації); виробничих процесів (створення, обробка, зберігання, розповсюдження документів) і стосунків між ними, обумовлених як внутрішніми властивостями системи, так і зовнішнім середовищем її суспільного функціонування. Відсутність хоч би одного з елементів ДКС приводить до руйнування системи.

У документній комунікації у якості засобу комунікації виступає документ - матеріальний (речовий) об'єкт, на (в) котрому соціальна інформація зафіксована, що дозволяє її зберігати, а також передавати у часі і просторі разом з матеріальним носієм.

Документ - засіб доказу для історика, першоджерело для працівника управління - засіб фіксації, передавання інформації. Документи, як основний вид ділової мови, носії інформації, є засобом засвідчення, доведення певних фактів, отже є основою для прийняття рішень, узагальнень, для доказів, тобто мають велике правове значення. Документи мають бути правильно складені за формою (формуляр документа - образ, вид, форма) і за змістом, з дотриманням відповідних кожному реквізитів - сукупності формальних елементів у складі документа, відсутність яких прибавляє документ юридичної сили.

Отже, документ є носієм об'єктивної, достовірної інформації, матеріальним об'єктом з інформацією, закріпленою вигаданим людиною способом для передавання її в часі і просторі, і має, згідно з чинним законодавством, юридичну силу.

Найбільш використовуване в сфері документознавства визначення документу дає ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа» : документ – це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

Сукупність документів утворюють документні потоки, масиви та ресурси.

Документні потоки та масиви – це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль.

Рух документів у процесі їх вироб­ництва, розповсюджування та використання у суспільстві створює документний потік .

Документний потік - це сукупність роз­поділених у часі і просторі документів, які рухаються по ко­мунікаційним каналам від створювачів та виробників до ко­ристувачів.

Тимчасові слабоструктуровані сукупності документів, що підля­гають подальшому трансформуванню (відбиранню, перероз­поділу, та транспортуванню) - це документні масиви.

Документний ресурс – це сукупність документних потоків та масивів; це відносно впорядкована безліч документів, що служить засобом або об'єктом документообігу (руху документів) або поповнення документного фонду.

Отже, у нашій роботі найважливішими поняттями виступають «документні масиви», «документні потоки» та «документна комунікація», яким ми, спираючись на аналіз часткових дефініцій різних науковців, дали такі визначення: документні потоки - це сукупність роз­поділених у часі і просторі документів, які рухаються по ко­мунікаційним каналам від створювачів та виробників до ко­ристувачів; документні масиви - тим­часові слабоструктуровані сукупності документів, що підля­гають подальшому трансформуванню; документна комунікація - це підсистема соціальної комунікації, що забезпечує створення, обробку, зберігання й поширення документної інформації в суспільстві.