Системы информационно-справочной и информационно – аналитической системы

Выполняют подчинённую роль по отношению к организационно-распорядительным документам

Информационно-справочные документы

подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им.

Эти документы содержат информацию о фактическом состоянии дел в учреждениях. Эти сведения служат основанием для принятия распорядительных документов.

К информационно-справочной документации относятся: справка, протокол, акт, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение, сводка, обзор.

Справки

- это документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Обычно выделяют две группы:

Справки по личному составу

Являются наиболее многочисленными в организациях. Они подтверждают сведения биографического или служебного характера. Такие справки выдаются по просьбе граждан и содержат разные сведения: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, размер заработной платы, время работы в организации, место проживания, наличие иждивенцев и др.

Ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, обычно являются типовыми. Поэтому при их оформлении применяются унифицированные типовые бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5. Они подписываются двумя лицами. Одним из них является руководитель другим – главный бухгалтер или начальник отдела кадров.

Реквизиты справки

Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения.

В конце справки даётся название учреждения, в которое оно предоставляется.

На справке ставятся дата её подписания и выдачи. Обязательные реквизиты справки – дата, адресат, заголовок, текст и подпись.

Заголовок справки может содержать сведения о периоде времени или дате, на которую приходятся приводимые в справке данные.

Подписание справки

Подписывают справку лица, которые её составили и несут ответственность за представленные данные. Если справка готовится на имя руководителя организации, то ее подписывает автор. Если справку готовят в вышестоящую или иную организацию, то она оформляется на бланке организации и подписывается руководителем. При наличии в справке сведений финансового характера ее подписывают руководитель и главный бухгалтер организации, а затем заверяют печатью. Такая справка может быть зарегистрирована и может иметь регистрационный номер.

Докладные и объяснительные записки

служат для передачи информации с одного уровня управления на другой. Часто они служат основанием для издания распорядительных документов.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Докладная записка также содержит выводы и предложения составителя.

Реквизитами объяснительной записки

являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст и подпись.

Данный документ подписывается составителем.

Акт

- документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события или действия.

Чаще всего акты составляются комиссиями. Они могут быть как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно – приказом).

Во введении

указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Иногда указываются и присутствующие при этом лица.

Начинается введение словом «Основание». Оно печатается через 2-3 интервала после заголовка. После слова «Основание» ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Затем с новой строки с прописной буквы пишется слово «Составлен» и перечисляются фамилии составителей акта или состав комиссии. Первым указывается председатель комиссии. Остальные фамилии располагаются по алфавиту. В название должностей входит и название учреждений.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» печатаются с прописной буквы от границы левого поля.

В констатирующей части

излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты и результаты. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть акта не обязательна.

Реквизиты акта

Текст акта завершается подписями председателя и всех составителей. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своём несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи. В необходимых случаях проставляется гриф утверждения.

Дата и место составления, проставляемые на бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок перед текстом акта, как правило, начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольного существительного.

Служебные письма

- это группа документов, которые служат как средство общения с учреждениями и частными лицами и решения различных оперативных вопросов.

Служебные письма занимают до 80 % входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому при решении проблемы сокращения документооборота следует обратить внимание прежде всего на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е освещать только один вопрос. Во-первых, это упрощает технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (регистрацию, контроль, формирование в дела). Во-вторых, это ускоряет исполнение документа. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.