25. Оттиск печати

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение государственного герба) и простые. В коммерческих структурах используются простые круглые печати.

Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. На некоторые документы печать ставят на специально обозначенное место («МП» или круг).

26. Отметка о заверении копии

Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

27. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе даёт возможность адресату связаться с непосредственным исполнителем документа. Данный реквизит необходим для оперативного разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Это убыстряет подготовку управленческого решения.

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Фамилия исполнителя указывается в именительном падеже.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения предприятия, в котором исполнен документ.

Реквизит проставляется ниже отметки об исполнителе, от левого поля документа.

29. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации-получателя документа, место для даты поступления и место для очередного порядкового номера документа.

При отсутствии такого штампа от руки пишутся дата получения и индекс документа. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документа

Отметка поставляется в левом нижнем углу документа и содержит имя файла, код оператора, другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.