19. Отметка о контроле
Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается в верхнем правом углу первого листа документа.
20. Текст документа
Содержание управленческих действий в документах передаётся через текст, который является основной частью документа.
21. Отметка о наличии приложения
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Отметка о наличии приложения: оформление
Этот реквизит располагается после текста документа перед реквизитом «Подпись».
Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения. Она включает: слово «Приложение». При необходимости ставится его номер (без знака N), наименование, дата и индекс основного документа. Если приложение не названо в тексте, то кроме числа листов и экземпляров указывают также наименование документа.
22. Подпись
Реквизит «Подпись» – обязательный реквизит любого официального документа, обеспечивающий его юридическую силу.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры в должностях указываются учёная степень и звание.
Подпись: оформление
Допускается центровать реквизит относительно самой длинной строки текста.
Если за содержание документа несёт ответственность несколько лиц, на документе ставится несколько подписей. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне.
Расшифровку подписи (инициалы и фамилию) печатают на уровне последней строки наименования должности. При наличии нескольких подписей их располагают через 2 интервала.
Подпись: оформление
Экземпляры документов, остающихся в делах предприятия, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ («Зам», «И. О.») и его фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Право подписи управленческих актов органов власти по основной деятельности и личному составу предоставляется руководителям государственных органов и их заместителям. Если исполнение обязанностей руководителя государственного органа возлагается на его заместителя или другое должностное лицо этого органа, издаётся соответствующий приказ. В нём определяются сроки и указываются причины возложения исполнения обязанностей.