ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТ

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

История слова «документ»

Слово происходит от латинского «docere» - «учить», «извещать».

Первоначальное значение слова «documentum» в Древнем Риме:

Предметы, которые использовались для обучения.

Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство. Слово приобрело правовое значение.

В России термин стал использоваться в эпоху Петра I. Но более привычным в российской делопроизводственной практике оставались термины «акт», «дело», «бумага».

Определение слова «документ»

В словаре В.И. Даля документ определялся как «всякая важная бумага, также диплом, свидетельство».

На Западе было предложено более широкое толкование понятия. Бельгийский учёный Поль Отле называл документом «всё то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить этот документ в виде, пригодном для исследования».

Термин связан с понятием «информация»

Терминологические стандарты о понятии «документ»

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

В предыдущем ГОСТе: «материальный объект с информацией, закреплённой созданными человеком способом для её передачи во времени и пространстве».

Т.е. в этом определении отражалась роль документа как средства коммуникации и исторического источника. Однако основной акцент делался на материальном носителе информации.

Формуляр документа

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документа.

Формуляр имеет обязательный набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Реквизитом документа называют "обязательный элемент оформления документа".

Оформление документов

Документирование – это создание документов, запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Оформление документа заключается в проставлении необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Для создания документов используются различные материальные объекты: бумага, магнитные и оптические диски и т.д. Особенности носителя и способа записи информации во многом определяют технологию и правила создания документов. Но основные требования (состав реквизитов, наименование документов) распространяются на все группы документов независимо от физических характеристик.

Документ способен вызывать определённые юридические последствия в случае, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нём положения соответствуют законодательству, а оформление реквизитов – принятым нормам.

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации.

Различные виды материальных носителей: камень

Различные виды материальных носителей: папирус, глина, береста

Системы документации

Системой документации называют совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

Значительную часть официальной документации составляет управленческая документация. В ней выделяют систему организационно-распорядительной документации.

Требования к этой документации установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланк документа

Как правило, документы оформляются на бланках.

В некоторых организациях имеются бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенными на них Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта Российской Федерации) изготавливают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление. Эти бланки подлежат учету. На бланках проставляются порядковые номера (иногда и серии номеров).

Форматы бланков

Бланки изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210х297 мм), и А5 (148х210 мм). Допускается использование бланков формата АЗ (420х297 мм) и А6 (105х148 мм).

Размер полей бланка не менее, мм: 20 — левое; 10 — правое; 20 — верхнее; 10 — нижнее,

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный. Предпочтение отдают первому способу. Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков.

Реквизит 1. Государственный герб РФ Реквизит 2. Герб субъекта РФ

Реквизит «Государственный герб» на документах, создаваемых в коммерческих структурах, не проставляется.

Государственный герб изображается на бланках: Президента РФ, палат Федерального Собрания, Правительства РФ, Конституционного Суда РФ, Верховного Суда РФ, Высшего Арбитражного Суда РФ, центральных органов федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры РФ, Центрального банка РФ, Уполномоченного по правам человека, Счётной палаты, дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за границей.

Герб субъекта РФ обычно изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краёв, областей, автономных образований и городов федерального подчинения.

Реквизит 3. Эмблема организации или товарный знак

В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа. Изображение эмблемы следует располагать на левом поле документа на уровне наименования предприятия (угловое расположение реквизитов) или на верхнем поле центровано относительно наименования предприятия (продольное расположение реквизитов). Эмблема организации должна быть официально зарегистрирована.

Реквизит 4. Код организации

Код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций) имеют все зарегистрированные предприятия. Этот реквизит является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. Он включает 8 знаков. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом. В этом случае он ставится под наименованием вида документа. В письмах ОКПО проставляется в составе справочных сведений. В унифицированных формах документов – справа вверху.

Органы власти и управления код организации проставляют по ОКОГУ (общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления).

Реквизит 5. Основной государственный регистрационный номер

ОГРН проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Они ведут Единый государственный реестр юридических лиц. ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код.

Реквизит 6. ИНН/КПП (Индивидуальный номер налогоплательщика/Код постановки на учёт)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН – свидетельствует о постановке налогоплательщика на налоговый учёт. Для организаций это десятизначный код, для физических лиц – 12-значный. КПП является дополнением к ИНН.

Реквизит 7. Код по ОКУД

ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации

Код по ОКУД служит для регистрации форм документов, упорядочения информационных потоков, сокращения количества применяемых форм и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления. Он используется также при передаче документированной информации по каналам электронной связи в целях сокращения возможных ошибок. Он является элементом идентификации документов.

Реквизит проставляется в тех же местах, где и код по ОКПО, но ниже.

Код по ОКУД проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации.

Реквизит 8. Наименование организации

Указывается в документе в строгом соответствии с названиями, установленными правовыми актами: уставом или положением об организации. Наименование организации пишется полностью в именительном падеже. Если имеется общепринятое (установленное правовым актом) сокращенное наименование организации, то оно пишется на отдельной строке под полным наименованием без скобок.

Наименование организации: варианты оформления

Над наименованием организации может быть указано сокращённое или полное наименование вышестоящей организации.

Если автором документа является филиал головной организации, её структурное подразделение или должностное лицо, представляющее организацию, то данные об авторе указываются ниже наименования организации и располагаются на отдельной строке.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих другой государственный язык кроме русского, печатают на двух языках. При этом наименование на русском языке расположено сверху или справа.

Реквизит 9. Справочные данные об организации

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Адресные данные предприятия необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с предприятием, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Справочные данные об организации: оформление

Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи, т. е. с указанием индекса предприятия связи, республики, края, области, района, города, улицы, номера дома, номера офиса. В числе справочных данных указываются код по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций. Состав и объём сведений, включаемых в справочные данные, не лимитируется. Могут указываться адрес Web-страницы в Интернете, сведения о лицензиях, патентах и др.

Реквизит 10. Наименование вида документа

Указывается на всех служебных документах, кроме писем. Реквизит позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Название вида пишется после названия предприятия прописными буквами, от левого поля.

Реквизит 11. Дата

Дата документа — обязательный реквизит всех видов документов.Она — один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Дата играет важную роль при исчислении сроков выполнения обязательств и управленческих решений. Датой документа может быть дата его подписания (приказ, служебное письмо), утверждения (инструкция, отчёт, план, положение), самого события, которое зафиксировано в документе (акт, протокол).

Дата: оформление.

Печатается реквизит от левого поля. Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее его, или секретарь при регистрации. На документах, составленных совместно несколькими организациями, датой является наиболее поздняя дата их подписания.

Дата: варианты оформления

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и день месяца.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 21 января 2003 года.

Недостающую цифру в обозначении дня месяца и месяца заменяют нулём.

12. Регистрационный номер

Регистрационный номер присваивается каждому документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и т.д.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту.

При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается в одной строке с датой документа.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах ниже даты и регистрационного номера письма.

Наличие данного реквизита позволяет сократить текст документа за счёт устранения ссылки на поступивший документ. Реквизит облегчает адресату поиск конкретного исполнителя. В результате сокращается время работы с документом, повышается оперативность процедур управления.

В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.

14. Место составления или издания документа

Место составления указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. Место издания может не ставиться также в документах, в которых оно может быть определено по реквизиту «Наименование организации».

В актах, оформляемых органами государственного управления, фиксация места издания может иметь юридическое значение. Оно позволяет судить о правомерности применения нормативных актов на той или иной территории.

Реквизит располагается ниже даты и регистрационного номера документа.

При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от левого поля вслед за номером и датой документа.

15. Адресат

Реквизит присутствует в справочно-информационных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др.Адресат располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

Адресат: варианты оформления

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Иногда документ адресуют в несколько однородных организаций. В этом случае их названия указывают

обобщённо.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу. Если документ адресуется в организацию, указывают её наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы адресата.

Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала. Если основная часть реквизита не умещается на строке, то она печатается через один интервал.

Адресат: оформление

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Наименовании организации и её структурного подразделения указывается в именительном падеже.

Указанный выше порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия, т. е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя предприятия или руководителей структурных подразделений.

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4-х адресов.

При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.