- •Компьютерные информационные технологии Учебное пособие
- •Введение
- •1 Информационные процессы в управлении организацией
- •1.1 Понятие и классификация информационных систем и технологий
- •1.2. Особенности информационной технологии в организациях различного типа
- •1.3 Виды информационных технологий
- •1.3.1 Информационная технология обработки данных
- •1.3.2 Информационная технология управления
- •1.3.3 Автоматизация офиса
- •1.3.4 Информационная технология поддержки принятия решений
- •1.3.5 Информационная технология экспертных систем
- •1.4 Информационные связи в корпоративных системах
- •1.5 Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений
- •1.6 Программное обеспечение информационных технологий
- •2 Прикладные программные продукты, используемые в документоведении и делопроизводстве
- •2.1 Программный инструментарий прикладной среды
- •2.2 Планирование деятельности и поддержка коммуникаций
- •2.3 Обработка текстовой информации
- •2.4 Процессоры электронных таблиц Excel
- •2.5 Технологии использования систем управления базами данных
- •2.5.1 Организация системы управления базами данных
- •2.5.2 Обобщенная технология работы с базой данных
- •2.5.3 Выбор субд для создания системы автоматизации
- •2.6 Электронные презентации
- •2.6.1 Современные способа создания презентаций
- •2.6.2 Создание презентаций с помощью PowerPoint
- •2.7 Редакторы обработки графической информации
- •2.7.1 Растровые и векторные редакторы
- •2.7.2 Технология создания графических объектов
- •3 Автоматизация обработки документов
- •3.1 Системы оптического распознавания информации
- •3.1.1 Технология распознавания
- •3.1.2 Организация работы в Fine Reader
- •3.2 Системы машинного перевода
- •3.2.1 Средства автоматизации переводов
- •3.2.2 Переводческие пакеты Promt и технология работы с ними
- •3.3 Автоматизация делопроизводства
- •3.3.1 Анализ современных систем автоматизации процесса документационного обеспечения управления и их классификация
- •3.3.2 Рекомендации по выбору программного продукта для комплексной автоматизации работы
- •3.3.3 Проектирование офисных систем на основе документальных корпоративных баз данных в среде lotus notes
- •4 Компьютерные сети. Глобальная сеть интернет
- •4.1 Компоненты вычислительной сети
- •4.2 Классификация компьютерных сетей
- •4.3 Структура сети Интернет
- •4.4 Интернет как единая система ресурсов
- •4.5 Основы проектирования Web-страниц
- •5 Компьютерные справочные правовые системы. Информационно-поисковые системы
- •5.1 Обзор компьютерных справочных правовых систем
- •5.2 Основы организации поиска документов в спс «Консультант Плюс»
- •5.3 Классификация информационно-поисковых систем
- •5.4 Информационно-поисковая система «Архивариус»
- •7. С помощью серверного режима можно осуществлять удалённый поиск и удалённый доступ к документам через любой обозреватель (например, Internet Explorer).
- •6 Основы информационной и компьютерной безопасности
- •6.2 Организация безопасной работы с компьютерной техникой.
- •6.3 Эффективность использования компьютерных технологий
- •Список использованных источников
Введение
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Одной из важнейших задач современного менеджмента является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в офисе. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка; анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, что уже невозможно пользоваться традиционными методами и средствами обработки информации. Известно, что в бизнесе низкая эффективность работы служащих офиса значительно замедляет производительность труда в целом по фирме и ухудшает ее позицию на внешнем рынке. Становится необходимым увеличивать оперативность обработки информации, а также следить за эффективностью организации деятельности современного офиса с точки зрения принятия обоснованных и своевременных управленческих решений.
Однако если учесть, что во все области деятельности человека, в том числе и в сферу управления, стремительно входят компьютерные технологии, обеспечение необходимой эффективности труда офисных служащих в современных условиях становится реально выполнимой задачей. Особое значение приобретают компьютерные технологии в тех структурах, где основная деятельность связана с приемом, обработкой и передачей информации. В первую очередь к таким структурам относятся все подразделения, обеспечивающие систему управления организации любого уровня: фирмы, банка, государственного учреждения, высшего учебного заведения, школы, предприятий социально-культурного назначения и т. д. В любой организации можно выделить нечто общее, что объединяет их, независимо от уровня, ранга или назначения. Этим общим является деятельность, связанная с обработкой документов, так как любое принимаемое управленческое решение должно быть зафиксировано в документах и доведено до соответствующих исполнителей. Следует отметить, что почти все работники сферы управления сталкиваются в своей деятельности с компьютерами, но далеко не все имеют представление о широчайших возможностях использования компьютерных технологий для рациональной и эффективной организации работы с документами. Широко распространенные в России программные продукты фирмы Microsoft (Windows, Word, Excel, Access, Power Point, Outlook), могут достаточно эффективно обеспечить организацию делопроизводства на основе персональных компьютеров и компьютерных сетей. На рынке программных продуктов имеются также специализированные для делопроизводства программные продукты отечественных и зарубежных разработчиков.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «тысячи курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.
1. С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
2. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.
3. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
4. Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства, часто стремятся повысить свою квалификацию.
5. Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.