МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный

инженерно-экономический университет»

Кафедра вычислительных систем и программирования

УТВЕРЖДАЮ

Проректор

по учебно-методической работе

и качеству образования

д.э.н., профессор

________________ В.И. Малюк

Рег. № _________

Документоведение

Методические указания

к практическим занятиям

для студентов всех форм обучения

Направление 090900 – Информационная безопасность

Санкт-Петербург

2012

Допущено

редакционно-издательским советом СПбГИЭУ

в качестве методического издания

Составитель

канд. техн. наук, доц. Е.В. Черток канд. техн. наук, ст. преп. Е.В. Красильникова

Рецензент

канд. экон. наук, доц. С.А. Соколовская

Подготовлено на кафедре

вычислительных систем и программирования

Одобрено научно-методическим советом факультета

информационных систем в экономике и управлении

© СПбГИЭУ, 2012

Оглавление

Общие положения 4

Методические указания к проведению практических занятий 5

Практические занятия №№ 1-4. Унификация и стандартизация. Оформление реквизитов 5

Практические занятия №№ 5-6. Требования к бланкам документов 16

Практические занятия № 7-8. Составление и оформление научно-технических документов 22

Практические занятия №№ 9-12. Организация работы с документами на предприятии 28

Практические занятия №№ 13-14. Номенклатура дел. 44

Практические занятия №№ 15-16. Формирование и текущее хранение дел. Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения 58

Рекомендации по подготовке к занятиям 65

Рекомендуемая литература 65

Общие положения

Настоящие методические указания к практическим занятиям по дисциплине «Документоведение» предусмотрены рабочим учебным планом направления 090900 – Информационная безопасность.

Цель данных методических указаний – изучение современной системы документоведения, терминологии, формы и содержания управленческих документов, систем документации, комплексов документов, направлений и методов их совершенствования.

Для выполнения заданий необходимы знания операционной системы Windows и основных приложений Microsoft Office в объеме начального курса дисциплины «Информатика».

Методические указания к проведению практических занятий Практические занятия №№ 1-4. Унификация и стандартизация. Оформление реквизитов Унификация и стандартизация

Унификация документов – это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон, а также государственные стандарты. Унификация и стандартизация тесно связаны.

Объектами унификации являются:

1) форма документов и состав включаемых в нее реквизитов;

2) системы документации;

3) тексты документов;

4) виды и разновидности документов.

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт - ГОСТ, отраслевой стандарт - ОСТ, республиканский стандарт - РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.