4. Організація документообігу

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Рух первинних документів на підприємстві здійснюється шляхом виконання у встановленому порядку ряду процедур обробки вихідних даних.

В загальному випадку повний цикл руху первинних документів включає наступні етапи:

—розробка документу;

—розподіл за користувачами;

—оперативне зберігання;

— архівне зберігання.

Документообігом називається рух документів в процесі їх оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.

Завдання правильної організації документообігу полягає у тому, щоб прискорити рух документів.

• На кожному робочому місці документ повинен знаходитися мінімальний строк і проходити якомога менше інстанцій.

• Прискорення документообігу покращує якість облікової інформації і забезпечує достовірність показників господарсько-фінансової діяльності.

Графіком документообігу доцільно передбачити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, мінімальний строк його перебування в підрозділі.

Це сприяло б :

• поліпшенню облікової роботи,

• посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку,

• підвищенню рівня його механізації та автоматизації,

• своєчасному складанню бухгалтерської, статистичної, податкової та внутрішньовиробничої звітності.

Основні етапи створення системи управління документообігом на підприємстві наступні:

1. розробка положення про бухгалтерську службу;

2. розробка посадових інструкцій працівників бухгалтерії;

3. створення графіку документообігу;

4. створення технології обробки облікової інформації;

5. розробка номенклатури справ для поточного зберігання документів;

6. підготовка справ до тривалого зберігання.

Порядок документообігу залежить від:

• характеру й особливостей господарських операцій

• їх облікового оформлення,

• від структури підприємства і його облікового апарату, але схема організації документообігу на підприємстві має спільні моменти (Надходження зовнішніх документів, складання та оформлення внутрішніх; обробка первинних документів і підготовка для передачі та опрацювання їх в бухгалтерії; прийом і опрацювання документів в бухгалтерії; організація поточного зберігання їх ; зберігання документів в архіві підприємства з подальшою передачею їх до державного архіву, утилізація).

Графік документообігу оформляють у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і строків виконання.

Кожному виконавцю видається витяг із графіка, в якому наведено перелік документів, що стосуються функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання та підрозділи підприємства, до яких надходять ці документи.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообігу строки для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Документообіг і графік документообігу на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Чітка система документообігу прискорює оформлення і проходження документів, підвищує відповідальність працівників всіх рівнів, що мають справу з документами, за своєчасність їх складання, використання й опрацювання.

Відсутність належного порядку в оформленні й опрацюванні документів є однією з причин відставання обліку, складання звітності, неефективності використання облікової інформації для управління господарською діяльністю і контролю.