3. Приймання, перевірка та правила обробки первинних документів
Особливу увагу при прийнятті документів слід приділити вивченню підробок у документах. Перевірка достовірності документів та реквізитів і записів, які в них містяться, здійснюється з метою виявлення фальсифікованих документів.
До фальсифікованих документів відносяться і такі, в яких є підчистки, підроблені записи і резолюції, заміна текстів і цифр тощо. Такі документи часто використовуються з метою приховування обману й інших порушень правил ведення бухгалтерського обліку.
Особлива увага має приділятись:
відбиткам штампів і печаток. їх незвична форма, різний розмір тих самих знаків, неправильний текст та інші ознаки можуть вказувати на підробку документа.
мають значення зовнішній вигляд документа, папір, на якому він виконаний, форма бланка, фарба, якою зроблені записи (чорнило, паста, олівець), колір фарби тощо.
особлива увага має приділятись достовірності підписів посадових і матеріально відповідальних осіб та осіб, які приймали і відпускали товарно-матеріальні цінності або грошові кошти.
Огляд документів з метою виявлення підробки повинен поєднуватись з перевіркою правил їх оформлення. Приймаючи документ слід звернути увагу на:
правильність його оформлення;
наявність необхідних реквізитів;
спосіб виконання записів і т. д.
якщо в документі є виправлення, необхідно перевірити, чи допустимі вони виходячи з характеру документа (в касових і банківських документах виправлення не допускаються);чи правильно здійснені виправлення (помилка в документах виправляється шляхом закреслення неправильного тексту або суми тонкою лінією так, щоб можна було прочитати закреслене, і написання над закресленим правильного тексту або суми), чи підтверджені виправлення підписами осіб, які склали і підписали документ.
Арифметична перевірка документів полягає у встановленні правильності арифметичних підрахунків (підсумкових сум, обчислення процентів, множення кількісних показників на ціннісні і т. д.), які викопуються при оформленні та обробці документів.
Нормативна перевірка дозволяє встановити правильність застосування в документах нормативних даних (цін, розцінок, норм трудових витрат, норм природних збитків, норм витрат матеріальних цінностей). Нормативною перевіркою виявляються факти завищення норм витрат матеріальних запасів, природних збитків, що може свідчити про шахрайство або допущені помилки. Тому після виявлення таких фактів необхідно всебічно перевірити причини порушень і встановити їх справжній характер.
Необхідно також перевіряти, наскільки відповідають відображені в документах господарсько-фінансові операції встановленим правилам і положенням, що дозволяє встановити факти їх навмисних порушень (наприклад, незаконний залік пересортування продукції, незаконне списання недостач і втрат продукції на витрати виробництва, перевищення ліміту залишку готівкових грошей в касі і т. д.).
Після формально-правової перевірки документи можуть характеризуватись як:
доброякісні, тобто правильно оформлені, які вірно відображають здійснені операції і можуть бути прийняті для обробки працівниками бухгалтерії;
недоброякісні.
Недоброякісні документи можна поділити на:
недоброякісні за формою - це не повністю оформлені або неправильно оформлені документи, але за умови, що вони відображають дійсно проведені господарські операції в реальному вигляді й обсязі.
недоброякісні по суті відображених у них операцій – це документи, які: містять випадкові помилки; відображають незаконні операції; підроблені документи.
Документи, які відображають незаконні операції, не є фальсифікованими, але суть операції не відповідає стандартам і правилам ведення бухгалтерського обліку.
Підроблені документи поділяються на дві групи:
- документи, які містять матеріальну підробку (наприклад, платіжна відомість з підробленим підписом в отриманні по ній грошей);
- документи з інтелектуальними підробками. Вони правильно оформлені, але містять заздалегідь неправдиву інформацію щодо характеру та обсягу операції (наприклад, платіжна відомість із заздалегідь завищеними підсумками сум).
Підроблені документи, які містять заздалегідь неправдиву інформацію, поділяються на
- безтоварні і безгрошові (повністю або частково). Безтоварними вважаються такі документи, якими оформлено рух (надходження і витрачання) будь-яких матеріальних цінностей, в той час як ці цінності викрадені або залишились без руху.
Аналогічними будуть безгрошові документи, якими оформлені операції з грошовими коштами (наприклад, платіжна відомість, надана при авансовому звіті підзвітною особою на оплату грошей приватним особам за виконані роботи, в той час як в дійсності робота не виконувалась, гроші не виплачувались, а були привласнені підзвітною особою, яка і надала безгрошовий документ).
У практиці трапляються частково безтоварні і частково безгрошові документи.
- До перших можуть бути віднесені лімітно-забірні картки, акти-вимоги на заміну (додатковий відпуск) матеріалів або накладні-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, в яких поряд з дійсно відпущеними матеріалами значаться і такі, які списуються за домовленістю між комірником і одержувачем (начальником цеху, виконробом, бригадиром) з метою їх привласнення.
- Частково безгрошовим є, наприклад, видатковий касовий ордер на суму дійсних витрат і готівкових грошей, викрадених з каси. Такі документи передаються безпосередньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень.
Перевірені і прийняті бухгалтерією документи підлягають дальшому опрацюванню — розцінці (таксуванню), групуванню і контируванню.
Перенесення інформації з первинних документів в облікові регістри повинно здійснюватися в міру їх надходження до місця опрацювання (у бухгалтерію або на обчислювальні установки), але не пізніше строку, який забезпечує своєчасне нарахування заробітної плати, складання декларацій, розрахунків, бухгалтерської і статистичної звітності. Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, що склали і підписали їх.