Порядок розподілу справ в номенклатурі може бути наступним:

—організаційно-розпорядча документація вищестоящих органів;

—внутрішня організаційно-розпорядча документація (положення, накази);

—первинні документи;

—облікові регістри;

—планова і звітна документація;

—листування.

Розміщення справ супроводжується присвоєнням індексів, тобто умовним позначенням кожної справи. Індекс справи містить номер структурного підрозділу і порядковий номер заголовку справи.

Сформована номенклатура справ затверджується керівником підприємства. Це дозволить бухгалтеру налагодити ритмічність і порядку ведення обліку.

Окремо від діловодства слід розглянути процес документування. Документування є першим етапом бухгалтерського обліку, який включає в себе: реєстрацію та фіксацію інформації про факти, операції, процеси, її обробку та узагальнення.

Документування здійснюється різними способами:

• технологія формування документів може бути ручною, механізованою, автоматичною;

• документи можуть містити поряд з обов’язковими додаткові реквізити, які розширюють первинну інформацію і мають значення, наприклад, для оперативної роботи;

• документи можуть мати різні форми – зонну, анкетну, табельну, комбіновану;

• на практиці можуть користуватися документами різними способами охоплення фактів громадського життя (разові, накопичувальні) і різною кількістю облікових позицій (однорядкові, багаторядкові).

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку, в регістрах синтетичного і аналітичного обліку шляхом їх подвійного запису на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку.

2. Організація документування господарських операцій

Основні вимоги до складання бухгалтерських документів викладені в Законі України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні».

1. Первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо це не можливо – безпосередньо після її закінчення.

2. Оформлення документів повинно бути організоване таким чином, щоб зацікавлена особа могла все одержати в одному відділі. Проміжні дії повинні здійснюватись працівниками цього відділу або шляхом організації поточності операції, або за допомогою кур’єрського зв’язку.

Для спрощення процесу складання документів здійснюється їх уніфікація, яка передбачає вибір раціональних структур побудови документів, приведення документів до однотипності на основі встановлення оптимальної кількості їх форм і типізації побудови.

Крім того необхідно зменшувати кількість документів, що досягається за рахунок:

1. Застосування багатоденних та накопичувальних документів замість разових, наприклад, багатоденних нарядів на роботи, замість одноденних нарядів, лімітно-заборних карток.

2. Усунення зайвої деталізації. Наприклад, розцінки оплати праці при ручному збиранні огірків можуть бути встановлені залежно від маси зібраних овочів; можна застосувати також окремо рахунки за збирання огірків, піднесення ящиків, сортування, навантаження. Сума заробітної плати однакова але в першому випадку достатньо документа на масу овочів навантаженим збирачем на автомашину, а у другому – потрібні документи, що фіксують кожен з видів робіт.

3. Скорочення кількості примірників (копій) документів, що заощадить затрати праці на їх виписку, звірку, порівняння, обробку та зберігання.

4. Поєднання первинного документа з обліковим регістром (наприклад: відпуск зі складу без видаткового документа, а під розписку одержувача в книзі складського обліку із наступним складанням бухгалтерської проводки за підсумком регістрів складського обліку).

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитувальних носіях, застосовується в бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості. Такий документ повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами стандарту і закодований згідно затвердженої системи кодифікації.

Існують обов’язкові реквізити, які визначають зміст операції, які відображаються, надають документу доказову силу:

• назва документу

• дата і місце складання

• назва підприємства, від імені якого складено документ

• зміст та обсяг господарської операції

• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, правильність її оформлення

• особисті підписи та їх розшифровки

Вихідні первинні документи обов’язково підписуються головним бухгалтером, або особою, уповноваженою керівником підприємства. На вхідних ставиться резолюція головного бухгалтера.

Документи, якими оформлюються господарські операції з грошовими коштами, підписує керівник підприємства, головний бухгалтер або уповноважені особи.

При складанні первинних документів виконавці можуть бути допущені помилки. Треба пам’ятати, що виправлення в первинних касових і банківських документах не допускаються. В інших первинних документах виправлення вносяться за погодженням з особою, яка склала та підписала ці документи, зазначенням дати внесення змін.

Виправлення здійснюються наступним чином:

• закреслюють відображені в документі неправильні дані;

• поряд із закресленим записом робиться правильний;

• на полях документу робиться напис «Виправлено на...» (повністю зазначається текст нового запису);

• особа, яка внесла виправлення, підписується під записом «Виправлено на...» і ставить дату виправлення;

• документ, до якого внесені зміни, ще раз підписують всі особи, які підписали його раніше;

• особи, які підписують документ після занесення змін, одночасно ставлять другий підпис під записом про внесення змін.

Неправильне складання тих чи інших документів, та тим більше їх відсутність – одна з основних причин виникнення конфліктів з податковими органами, партнерами, працівниками. Саме тому одним з головних правил бухгалтера повинно бути: немає документу – немає операції.

• Документи повинні надійти до бухгалтерії, де здійснюються необхідні бухгалтерські записи

• Всі документи подаються в бухгалтерію в строки заплановані керівником підприємства.

Первинні документи можуть бути прийняті до обліку в тому випадку, якщо вони:

• складені за формою;

• підписані особою, спеціально на це уповноваженою.

Документи, які надходять в бухгалтерію перевіряються перед рознесенням їх даних на рахунки бухгалтерського обліку з точки зору законності оформлення ними операцій, так і за формою. Якщо особи здають особи, відповідальні за складення, перевірка здійснюється у присутності останніх.

Для правильного відображення даних первинних документів в обліку необхідним є дотримання наступних обов’язкових правил:

А) чітке відокремлення бухгалтерських документів від небухгалтерських;

Б) суворе дотримання порядку обробки документів.

Особливу увагу слід звертати на точність зазначення одиниць виміру та відповідність кількісним показникам.