24

Лекція 3 організація діловодства, документування операції та документообігу

1. Поняття документу, діловодства та документування.

2. Організація документування господарських операцій.

3. Приймання, перевірка та правила обробки первинних документів

4. Організація документообігу.

5. Організація зберігання та утилізація бухгалтерських документів

1. Поняття документу, діловодства та документування

Питання, пов’язані з оформленням первинних облікових документів і реєстрів бухгалтерського обліку, регулюються ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 р. № 996-ХIV.

Сутність бухгалтерських документів полягає в тому, що вони, фіксуючи факти здійснення господарських операцій, є основою для їх бухгалтерського обліку.

Документація — це спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами, призначений для первинного спостереження за господарськими операціями як обов’язкова умова відображення їх в обліку.

Документація:

• відіграє також важливу роль в управлінні діяльністю підприємства;

• забезпечує контроль за збереженням майна господарства, раціональним його використанням;

• має юридичне значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій;

• використовується для аналізу господарської діяльності, фінансового контролю, аудиту й документальних ревізій.

Документ — це письмове свідчення на паперових або машинних носіях про здійснення господарських операцій.

Документи бувають первинні та зведені. Первинний документ складають під час виконання господарської операції чи одразу після її завершення, а зведений — на основі кількох первинних документів для отримання узагальнених даних.

Документ - це основа наукової організації праці. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то як результат погіршується і саме управління, оскільки воно залежить від:

• якості;

• достовірності;

• оперативності приймання - передачі інформації;

• налагодження довідково-інформаційної служби;

• чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.

Від якості оформлення документів залежать повнота й достовірність показників обліку та звітності.

Основні вимоги до складання документів:

• своєчасність складання;

• достовірність показників;

• правильність оформлення;

Діловодство – це сукупність робіт пов’язаних з:

• веденням кореспонденції (листування);

• прийманням та відправкою документів;

• реєстрацією, контролем за виконанням;

• зберіганням оброблених документів в поточному архіві.

Базовим моментом в системі діловодства є номенклатура. Це оформлений в встановленому порядку систематизований перелік заголовків справ із зазначенням термінів їх зберігання.

Номенклатуру справ на підприємстві розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство, із залученням фахівців архівної справи (архіваріусів).

Всі документи, які ведуться на підприємствах, формуються в справи відповідно до затвердженої номенклатури.

Групування документів у справи відповідно до номенклатури називається формуванням справ. Добре розроблена номенклатура справ має велике значення для правильного ведення діловодства.

При цьому бухгалтер повинен знати обов’язкові правила:

- чітко відокремлювати бухгалтерські документи від інших;

• суворо дотримуватись порядку обробки документів.