4.8. Тема 8. «Контроллинг в организациях».

4.8.1. План:

1. Проблема оценки эффективности систем управления.

2. Сущность и содержание контроллинга в организации.

3. Параметры контроллинга.

4. Виды контроля систем.

5. Параметры управления организацией.

6. Методы оценки и измерения эффективности управления.

7.Проблемы организации контроля систем управления.

4.9. Методические рекомендации студентам при подготовке к семинарским занятиям.

В рамках подготовки менеджеров специальности Государственное и муниципальное управление изучается курс «Теория организации». Тематика семинарских занятий по курсу «Теория организации» составлена в соответствии с программой дисциплины, разработанной на кафедре Государственного и муниципального управления, и является необходимым условием подготовки квалифицированного специалиста в области государственного и муниципального управления. Целью данного курса является изучение теоретических и практических аспектов создания, функционирования и развития организаций.

При проведении практических занятий по курсу «Теория организации» используется такой метод активного обучения, как семинар. Целью метода является: развитие исследовательских способностей, умения работать с литературой, умения мыслить, умения ясно, четко, логично и выразительно доводить свои мысли до слушателей.

Методика проведения практических занятий: до занятий студенты получают указания с перечнем вопросов, выносимых на слушание и перечнем литературы для самостоятельной работы. Во время проведения занятий преподаватель выступает в роли эксперта по данной проблеме, хотя возможно перерастание выступлений в другие формы: пленарной дискуссии, дебатов, мозгового штурма.

Темы семинарских занятий ориентированы на углубленное изучение теоретических и практических основ системного подхода к изучению организаций. На основе методологических выводов о функционировании организации как системы, студенты должны получить представления о принципах анализа, проектирования, оценки эффективности организационных систем, овладеть знаниями о механизмах управления развитием организаций. Содержание семинарских занятий позволяет студентам осознать сущность организаций как социальных систем, принципы взаимодействия элементов, механизмы саморегуляции, понять роль менеджера в организационной системе.

Прежде чем приступить к изучению дисциплины, студенту необходимо ознакомится с дидактическим наполнением курса, его программой, планами семинарских занятий. Курс состоит из лекционных тем и тем семинарских занятий. Студент может самостоятельно изучить темы в любом порядке, однако в рамках предложенного курса необходимо соблюдать последовательность (от первой к заключительной.). Студентам следует обязательно ознакомиться со списком рекомендуемой и дополнительной литературой. Изучение учебника по «Теория организации» является для студента обязательным и не может быть заменено другими видами литературы. Так же студентам следует систематически работать над специальными терминами, настольной книгой будущего управленца должны стать словари и справочники.

Приступая к подготовке семинаров, в первую очередь ознакомьтесь с темой семинарского занятия и внимательно изучите и осмыслите ее основные вопросы. Затем приступите к поиску литературы по тематике семинарского занятия и отдельным вопросам. Составьте краткий план выступления по каждому вопросу предстоящего занятия. При написании конспекта, обязательным условием является фиксирование на­звания изучаемого произведения (документа), даты и места издания (выходных данных). В конспекте излагайте только главное, записывая своими словами, под­крепляйте цитатами с указанием источника. На полях рабочей тетради записывайте собственные мысли, замечания, допол­нения.

Теоретические постулаты всегда необходимо дополнять практическими знаниями, умениями и навыками. Рассмотрение вопросов «Теории организации» будет более эффективным при условии, что ответы должны быть подкреплены практическими данными на примере любой известной организации или организации, где работает студент, или проходил практику.

В помощь для подготовки к практическим занятиям предлагаются методические рекомендации, примерный список необходимых источников и литературы. Список литературы содержит как фундаментальные работы теоретиков менеджмента, так и практические наблюдения и описание реально существующих моделей организационных систем. Для подготовки к практическим занятиям необходимо тщательно проработать все виды предлагаемых работ, чтобы получить глубокие теоретические представления о сущности изучаемого вопроса и механизмы их реализации в практической деятельности. Всякое теоретическое положение, выносимое на обсуждение в ходе практического занятия должно подтверждаться или иллюстрироваться конкретными примерами из практики менеджмента.

Работа на практическом занятии включает 2 этапа. Первый этап: определение основных теоретических положений темы, выносимой на практическое занятие. Второй этап – дискуссия по предложенным вопросам для обсуждения.

При подготовке к семинарским занятиям, необходимо использовать литературу монографического и статейного характера. Ряд ключевых положений под разным углом зрения рассматриваются в период изучения дисциплины в нескольких темах, например, структура организаций, организация и ее окружение, управление организацией, принятие решений в организациях, люди в организациях и некоторые другие. Это подчеркивает их ключевое значение в жизни современных организаций. Поэтому студентам рекомендуется уделить этим вопросам больше времени при самостоятельном изучении. Так, при рассмотрении вопроса формировании «Теории организации» как науки, особое внимание студенту нужно уделить русскому ученому А.А. Богданову, заложившему еще в начале 20 века фундамент современной теории систем и организаций. В основе его Тектологии лежат понятия формирования и регулирования динамических комплексов (систем). А.Богданов вводит три типа комплексов: организованные, дезорганизованные, нейтральные и, утверждая, что эта таксономия зависит от наблюдателя и контекста, по сути, формулирует принцип относительности в теории организаций. Система (или комплекс) у А.Богданова есть процесс или поток независимых процессов производства составляющих, связанных циклами развития и деградации. При этом проводится четкое различие между организацией и структурой. Рассматривая основные постулаты его тектологии, студенту необходимо обратить внимание на возможность применения его выводов к современным организациям в процессе их изучения, проектирования и повышения эффективности. При этом требуется раскрыть понятие социальной системы, четко обозначить ее отличия от биологической и технической.

Одно из новых направлений изучения и управления организациями – реинжиниринг - это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов, чтобы резко, скачкообразно улучшить решающие показатели деятельности компании, такие как стоимость, качество, обслуживание и темпы". Такой подход предполагает широкое использование наиболее передовых информационных и коммуникационных технологий для достижения новых деловых целей. Реинжиниринг отнюдь не является тенденцией, оторванной от остальных современных инициатив; скорее, это один из последних представителей семейства процессуально ориентированных стратегий и методов управления, к которым относятся также методики "точно в срок" (just-in-time) и тотального управления качеством. Поэтому, рассматривая эти новые подходы к исследованию организационных процессов, студенту необходимо обратить внимание на то, что все они основываются на изучении организаций как социальных систем и связаны с общими представлениями о теории систем.

При подготовке вопросов о классификации и видах организации студенту необходимо проанализировать статистические данные, которые свидетельствует об увеличении доли малых предприятий в экономике страны, региона. В связи с этим целесообразно более детально ознакомиться с их характерными чертами как объектами управления. В условиях рыночной экономики малые предприятия как экономические субъекты характеризуются хозяйственной обособленностью, специализацией на определенном виде деятельности, реализацией товаров (услуг) через куплю-продажу на рынке. В социальном аспекте они отличаются от организаций более крупных размеров тем, что наряду с наемным трудом широко используют личный труд владельца и членов его семьи; кроме того, на долю хозяина приходится, как правило, значительный объем производственно-управленческой деятельности. Качественные отличия малых предприятий от средних и крупных организаций состоят в том, что они работают в условиях высокого риска и неустойчивости, с одной стороны, и проявляют большую гибкость и восприимчивость к инновациям, с другой. Все эти положения должны быть подкреплены практическими данными известной всем организации.

При рассмотрении общей структуры организации, на семинарском занятии предполагается продемонстрировать на конкретных примерах особенности построения структурных моделей. Особое внимание нужно уделить организационной структуре управления, так как она является самой разработанной на основе структурного подхода. В рамках анализа основных типов организационных систем управления необходимо обратить внимание на положительные и отрицательные стороны предложенных моделей, определить факторы, влияющие на их выбор. К семинарскому занятию необходимо подготовить материал, отражающий структуры реально существующих организаций и продемонстрировать на конкретных примерах возможности сочетания различных моделей организационных систем управления.

Изучая вопрос коммуникаций в организациях, нужно помнить, что они определяются структурой организации (формальные внутрифирменные коммуникации) и организационной культурой (неформальные коммуникации). При рассмотрении этого вопроса необходимо подробно остановиться на видах этих коммуникаций, их содержании, особенностях организации. Одной из теоретических проблем организации коммуникаций является разграничение понятий коммуникация и информация. Существует несколько определений информации. При подготовке к семинарскому занятию обязательно следует обратить внимание и на то, какая информация в организации может считаться управленческой. Так же студенту необходимо получить четкие представления о современных достижениях информационного менеджмента.

Анализируя организационную культуру, студенту следует сосредоточить внимание на проблеме воздействия менеджеров на содержание организационной культуры. Для того, чтобы выявить и проанализировать эти механизмы, учащимся необходимо проследить пути формирования организационной культуры, Следует обратить внимание на национальный аспект этих механизмов. Так же интересным будет рассмотрение вопроса о проблемах распространения культурных организационных ценностей в практике российских компаний. Однако на современных российских предприятиях нет пока целенаправленного управления процессом создания внутрифирменной культуры, сохраняется тенденция к крайней централизации управления. Поэтому анализ факторов, тормозящих формирование организационной культуры в России, позволит в ходе семинарского занятия глубже осознать механизмы формирования организационной культуры в целом и ее роль в повышении эффективности организации.

Умение анализировать внешнюю среду организации, является необходимым условием для работы современного менеджера. Чем сложнее и масштабнее организация, тем больше менеджерам приходится уделять внимание анализу внешней среды и учету ее влияния на эффективность управления. Однако неопределенность, изменчивость внешней среды разрушает целостность системы. Поэтому организации должны иметь механизмы адаптации к внешней среде. Эти механизмы можно выработать, имея четкое представление о содержании и структуре внешней среды. Поэтому предметом обсуждения на данном семинарском занятии должно стать понятие внешней среды, ее структурные составляющие и границы внешней среды.

Одной из важнейших тем для обсуждения на семинарских занятиях является система контроллинга, являющаяся информационной базой для принятия управленческих решений. Система контроллинга по своим основным информационным блокам совпадает со структурными блоками организации. При подготовке к семинарскому занятию необходимо классифицировать критерии оценки контроля в организации, оценить возможность их применения на практике. Особое внимание следует уделить разработанным стандартам оценки эффективности системы управления (системный аудит).