УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ ФЕДЕРАЦИИ ПРОФСОЮЗОВ БЕЛАРУСИ
«МЕЖДУНАРОДНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ «МИТСО»»
Факультет “Международных экономический отношений и менеджмента”
Кафедра истории права и гуманитарных дисциплин
Самостоятельная управляемая работа студента
по дисциплине «Делопроизводство» на тему:
«Вопросы организации работы с документами»
Выполнила:
Студентка 1 курса
Дневной формы обучения
Специальность: Логистика
Группа 1217
Баешко Екатерина Анатольевна
Проверила:
Буко К.В
Минск, 2012
Содержание
Введение…………………………………………………………………….3
Систематизация документов………………………………………………3
Составление номенклатуры дел…………………………………………...5
Формирование дел…………………………………………………………8
Экспертиза ценности документов……………………………………….12
Хранение дел……………………………………………………………...15
Подготовка и передача дел в архив……………………………………...16
Заключение……...………………………………………………………...18
Список использованной литературы…………………………………….19
Приложение 1…………………………………………………………….20
Приложение 2…………………………………………………………….21
Приложение 3…………………………………………………………….22
1.Введение.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.
Организация работы с документами требует автоматизации документооборота в современных условиях деятельности предприятий. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
2.Систематизация документов.
При больших потоках информации только систематизированное размещение и упорядоченное хранение документов обеспечивает их быстрый поиск. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. разложить по признакам сходства.
Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т.е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».
«Дело» - это папка с документами, имеющая на лицевой стороне регистрационный номер, название, указание на принадлежность, год начала комплектования и срок хранения содержащихся в ней документов.
Включаемые в папку документы должны соответствовать названию дела, поэтому рекомендуется это название делать кратким и четко сформулированным.
Группировка, как правило, осуществляется в соответствии со следующими признаками: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондент-ский, географический, хронологический, экспертный.
Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного вида - приказов, протоколов, актов и т.д.
Предметно-вопросный признак - это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: «Судебное дело» или «Документы о строительстве нового учебного корпуса».
Авторский признак берется за основу систематизации, когда в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица и т.п.).
Корреспондентский признак используется, когда формируется переписка с определенным корреспондентом, например: переписка с фабрикой «Рассвет».
В практике работы организаций часто бывает удобно сгруппировать в одну папку документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район).
Такая группировка дела ведется по географическому признаку, например: переписка с дилерами Красноярского края о проведении совместной рекламной кампании.
Хронологический признак выступает на первый план, когда важно указание на временные параметры документов в деле, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь (чаще всего этот признак используется при группировке бухгалтерских документов).
Кроме того, при раскладке документов в дела учитываются сроки их хранения - экспертный признак, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.
При классификации документов, как правило, используется несколько признаков и всегда учитывается экспертный. Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела. Например: Приказы директора института за 2001 год (номинальный, авторский, хронологический), Заявки дилеров Липецкой области на поставку холодильников (номинальный, географический, предметно-вопросный).
Желательно группировать в папках документы одного календарного года исполнения, а для документов со сроками исполнения в последующие годы заводить отдельные папки. Все документы в них должны иметь подпись, номер и дату регистрации, отметку об исполнении и направлении на хранение в дело № ...
Запрещается подшивать в дело неисполненные или незаконченные в производстве документы, разрозненные экземпляры из комплектов, дублирующие друг друга документы и документы, подлежащие возврату.
Приложения, независимо от даты их утверждения или регистрации, присоединяются к документам, с которыми они пересылались по почте или для пополнения которых они предназначались. Таким образом, все исполненные документы хранятся в папках с названием «Дело».