2. Вивчення та система оцінки системи внутрішнього контролю військової частини а4559

0. 2.1. Характеристика системи внутрішнього контролю військової частини а4559

Систему внутрішнього контролю можна визначити як політику і процедури підприємства, спрямовані на попередження, виявлення і виправлення суттєвих помилок та відхилень від норм, які можуть з’явитись у фінансових звітах.

Для прийняття управлінських рішень використовується великий обсяг різноманітної інформації, яка постачається системою бухгалтерського обліку, внутрішній контроль повинен забезпечити достатню упевненість у тому, що на підприємстві дотримуються необхідних принципів ведення бухгалтерського обліку.

Система внутрішнього контролю військової частини А4559 включає в себе методику і процедури трьох основних категорій, які виробляє і використовує апарат управління установи, щоб забезпечити достатню гарантію відповідності завданням контролю (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Структура системи внутрішнього контролю підприємства

Середовище контролю формується під впливом як зовнішніх так і внутрішніх факторів. Серед перших найважливіших значення мають: загальний стан економіки; стабільність законодавства; підпорядкованість установи державне регулювання обліку.

Керівництво військової частини під час розподілу обов’язків (прав, визначення організаційної структури, здійснення контролю виконання, кадрової політики, загального управління господарською діяльністю), дотримується встановлених вимог щодо організації внутрішнього контролю.

Неабияку роль для незалежної організації відіграє кадрова політика керівництва. Призначення компетентних посадових осіб, постійне підвищення їх кваліфікації сприяє незалежному здійсненню їх обов’язків, знижує можливість порушення і помилок.

Забезпечення інформацією керівництва здійснюється за допомогою системи бухгалтерського обліку. До її складу відносять облікову політику, форми обліку та спосіб обробки облікової інформації.

У військовій частині А4559 використовується автоматизована форма обліку з застосуванням такого програмного забезпечення як „1C Бухгалтерія" версія 6.0. Дана комп’ютерна програма дозволяє заощадити час і сили бухгалтера за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, оцінити поточний фінансовий стан підприємства і його перспективи.

Такі помилки неминучі у разі ручного обліку або використання застарілих чи нелегальних версій програмних комплексів. На аналізованій установі програмне забезпечення є легалізованим, новим, а отже і надійним.

У функціональному аспекті бухгалтерські системи повинні, принаймні безпомилково здійснювати арифметичні розрахунки; забезпечувати підготування, заповнення, перевірку та роздруковування первинних і звітних документів будь-якої форми; здійснювати безпомилкове перенесення даних з однієї друкованої форми до іншої; робити накопичення підсумків і обчислення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди.

Перевагою автоматизованої форми обліку є заміна ручної праці, прискорення роботи, виключення арифметичних помилок, можливість звіряння усіх вихідних документів, що полегшує працю аудитора.

Відповідальність за стан обліку, своєчасне представлення бухгалтерської та іншої звітності покладено на головного бухгалтера в/ч А4559, компетенція якого визначена чинним законодавством.

Процедури контролю складаються також з: арифметичної, формальної перевірки, перевірки за змістом, зустрічної перевірки, тестів та заключних процедур, тобто з'ясування подій, що відбулися після дати балансу, огляд невизначених подій, аналіз звітності.

Внутрішні фактори, що впливають на середовище контролю – це філософія та стиль управління та організаційна структура підприємства, як форма їх здійснення.

Під філософією і стилем управління розуміють підхід керівництва до визначення пріоритетів діяльності, управління підприємницьким ризиком.

Керівник в/ч А4559 керується у своїй діяльності чинними законодавчими актами України, положення установи та внутрішніми нормативними актами, затвердженими вище стоячими установами.

Організаційна структура військової частини А4559 закріплює прийоми розподілу прав, обов’язків і відповідальності, підхід до контролю виконання функцій посадових осіб, які приймають певну участь в здійснені обліку.

Для вивчення системи бухгалтерського обліку у військовій частині розробимо анкету, яка дозволить сформувати об’єктивну думку, щодо оцінки системи бухгалтерського обліку у таблиці 2.1.

Таблиця 2.1

Клієнт___________________________ Аудиторська фірма______________

Період перевірки__________________ Аудитор (асистент)______________

Номер (шифр документа)___________

Анкета вивчення системи бухгалтерського обліку

№	Питання	Відповідь	Примітки
1.	Чи застосовується на підприємстві адекватна форма обліку?	Так
2.	Чи затверджена на звітний рік облікова політика?	Так
3.	Чи відбувалися зміни в обліковій політиці порівняно з попереднім роком?	Ні
4.	Чи застосовується на підприємстві: ручна обробка інформації; комп’ютерна	Ні Так
5.	Чи достатня кваліфікація облікового персоналу підприємства?	Так
6.	Чи застосовується графік документообігу?	Так
7.	Чи затверджено робочий план рахунків?	Так
8.	Чи контролюється виконання старшим за посадою?	Так
9.	Чи відповідають за формою регістри обліку типовим, відповідно до форми обліку, що застосовується?	Так
10.	Чи здійснюються встановлені процедури контролю: арифметична перевірка; перевірка за змістом; інвентаризація;	Так Так Так
11.	Чи проводяться регулярно інвентаризації ?	Так
12	Чи зберігаються бухгалтерські документи належним чином?	Так
13	Чи були виявлені порушення: при перевірці податковими органами; іншими уповноваженими органами?	Ні Ні
14	Чи висока плинність облікових працівників ?	Ні

Бухгалтерський облік на підприємстві ведеться силами бухгалтерської служби, керованої головним бухгалтером. Організаційна структура військової частини А4559 дозволяє керівнику ефективно здійснювати внутрішній контроль.

Установа є платником фіксованих податків і застосовує автоматизовану форму бухгалтерського обліку. Форма обліку обрана установою є адекватною характеру діяльності військової частини.

Здійснення контролю передбачає використання спеціальних процедур, до яких належить:

• санкціонування;

• розподіл прав і обов’язків;

• обов’язкове документування;

• обмеження доступу до активів;

• робочий план рахунків;

• інвентаризація;

• інші процедури контролю.

Санкціонування – це надання дозволу на здійснення господарських операцій.У військовій частині санкціонування на здійснення фінансових операцій здійснюється керівником і головним бухгалтером. Під час розподілу прав, обов’язків і відповідальності слід враховувати наступні правила:

1. права працівників на підпис документів визначається керівником установи і, як правило, оформлюються наказом;

2. відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлений термін для відображення в обліку, за достовірність даних, наведених в документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи. Зокрема, відповідальність за облікові документи, звітність несе головний бухгалтер і керівник установи. Відповідальність за документи складського обліку несе завідуючий складом;

3. має бути забезпечений розподіл відповідальності між різними особами чи підрозділами за виконання господарської операції, її запис і зберігання активів, які надійшли від операції, наприклад, у військовій частині при придбанні матеріальних цінностей підзвітною особою бухгалтер виписує їй довіреність на отримання матеріальних цінностей. Після їх придбання працівник зобов’язаний подати до бухгалтерії Звіт про витрачання коштів, виданих на відрядження, або під звіт. Бухгалтер перевіряє цей звіт і дає на затвердження головному бухгалтеру і керівнику, а отримані матеріальні цінності оприбутковуються на склад під матеріальну відповідальність завскладу. Таким чином одна господарська операція у різних розрізах здійснюється декількома учасниками, що забезпечує розподіл відповідальності;

4. має бути розподіл відповідальності за виконання різних етапів здійснення господарських операцій (за можливістю);

5. має бути розподіл відповідальності під час складання звітності. У в/ч вся відповідальність за складання звітності розподіляється між головним бухгалтером та 5 бухгалтерами, хоча реально відповідальність за стан обліково-фінансової документації лежить на головному бухгалтеру.

Обов’язкове документування господарських операцій забезпечує наявність доказів їх здійснення. У військовій частині контроль за документуванням господарських операцій здійснює керівник установи і головний бухгалтер.

Обмеження доступу до активів реалізується двома шляхами:

• укладанням договорів про матеріальну відповідальність;

• затвердженням переліку осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати документи) на здійснення господарських операцій, пов’язаних із відпуском товарно-матеріальних цінностей, із витрачанням грошових коштів та використанням іншого майна. Кількість таких осіб має бути обмежена.

У військовій частині щороку перед складанням річної звітності проводиться інвентаризація.

Розробимо анкету тестів, яка дозволить сформувати думку про оцінку контролю і ступеня довіри до заходів внутрішнього контролю у таблиці 2.2.

Таблиця 2.2

Клієнт___________________________ Аудиторська фірма______________

Період перевірки__________________ Аудитор (асистент)______________

Номер (шифр документа)___________

Анкета вивчення середовища контролю

№ з/п	Питання	Відповідь	Примітки
Філософія і стиль управління
1.	Як здійснюється керівництво підприємством? одноосібно колегіально	Так Ні
2.	Чи є причини у керівництва прикрасити фінансовий стан установи (перекрутити його показники)?	Ні
3.	Яка форма власності підприємства? державна приватна інша	Так Ні Ні
4.	Чи надається достатня увага організації системи внутрішнього контролю?	Так
5.	Чи має керівництво негативну репутацію?	Ні
6.	Чи знаходиться керівництво під чиїмось негативним впливом?	Ні
Організаційна структура підприємства
1.	Чи відповідає організаційна структура розмірам установи?	Так
2.	Чи існує чіткий розподіл функціональних обов’язків в установі?	Так
3.	Чи здійснюється санкціонування господарських операцій керівництвом відповідного рівня?	Так
4.	Чи проводиться контроль вищестоящими працівниками за виконанням делегованих прав і обов’язків?	Так
Органи управління
1.	Чи здійснює контроль вищестояща організація: щоквартально в кінці звітного періоду	Так Так
2.	Чи подає установа вищестоящій організації звітність?	Так
Методи делегування прав і обов’язків
1.	Чи враховує існуючий розподіл прав і обов’язків: особливості господарської діяльності можливі конфліктні інтереси	Так Так
2.	Чи укладено договори про матеріальну відповідальність у передбачених законодавством випадках?	Так
3.	Чи розроблено на підприємстві: положення про структурні підрозділи; посадові інструкції.	Так Так
Методи управлінського контролю
1.	Чи застосовується в установі система оперативного планування і звітності підрозділів?	Так
2.	Чи здійснюється аналіз господарської діяльності: оперативний періодичний	Ні Так
3.	Чи передбачено процедури попередження і виявлення несанкціонованих операцій, помилок у документах?	Так
4.	Чи здійснюється інвентаризація перед складанням річної звітності?	Так
5.	Чи були випадки крадіжок, зловживань на підприємстві?	Ні
6.	Чи встановлюються причини і винуватця відхилень від встановлених показників?	Так
Внутрішній контроль
1.	Чи передбачено організаційною структурою підприємства орган внутрішнього контролю: ревізійна комісія відділ внутрішнього аудиту	Так Ні
2.	Чи застосовується письмова звітність про роботу органу внутрішнього контролю?	Ні
Кадрова політика
1.	Чи має персонал підприємства: достатню кваліфікацію практичний досвід роботи	Так Так
2.	Чи розуміє персонал покладень на нього обов’язки?	Так
Зовнішній вплив
1.	Чи підпорядковане підприємство вищестоящий організації: об’єднанню міській раді іншим органам	Ні Ні Так

Важливість оцінки внутрішнього контролю полягає в тому, що аудитор у своїй роботі багато в чому може покладатися на результати внутрішнього контролю, якщо він визначить високий рівень довіри до нього.

Проте внутрішній контроль не може забезпечити повну гарантію досягнення завдань, визначених керівництвом, це обумовлюється рядом причин:

• контроль повинен бути ефективним стосовно витрат на його здійснення;

• основний суб’єкт контролю – це люди, яким властиво помилятися, бути неуважними, безвідповідальними тощо;

• контроль не розрахований на охоплення усіх без винятку господарських операцій;

Перераховані причини обумовлюють наявність ризику контролю – можливості того, що система внутрішнього контролю не може попередити і вивчити суттєві помилки і порушення.

Щодо середовища контролю, то тут слід сказати, що організаційна структура установи налагоджена належним чином, узгоджені права і обов’язки, здійснюється санкціонування господарських операцій, кадрова політика має відповідний професійний рівень і персонал розуміє свої обов’язки, регулярно проводяться збори, вчасно проводиться інвентаризація, є посадова інструкція, укладаються договори про матеріальну відповідальність. На основі опитування працівників бухгалтерії, було з’ясовано, що розподіл права і обов’язків відповідно до посадових інструкцій реально виконується.

Забезпечення інформацією керівництва здійснюється з допомогою системи бухгалтерського обліку – другого елемента системи внутрішнього контролю. До її складу відносять облікову політику, форму обліку та спосіб обробки облікової інформації.

Отже, у своїй роботі бухгалтер установи керується Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” та іншими відповідними нормативними документами.

Підприємство проводить оперативний та бухгалтерський облік результатів своєї роботи, складає статистичну та фінансову звітність. Як ми бачимо суттєвих недоліків не виявлено.