320 Раздел V. Культура письменного делового общения

Глава 3. Требования к оформлению документов. Основные реквизиты 321

концернов, банков, представленные буквенными аббревиатура­ми, в кавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.

Реквизит Справочные данные об организации содержит сведе­ния, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить коммуникационные данные: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической меж­дународной телефонной связи и т. д., а также коммерческие дан­ные: номер счета в банке, наименование банка; фамилия и ини­циалы коммерческого директора и т. д. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.

Переменные реквизиты

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, преду­смотренным ОКУД (класс 0200000).

Дата — обязательный реквизит документа. Место простав­ления даты на документе зависит от формы бланка и вида доку­мента. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.

Датой письма считается число его подписания, для протоко­ла — дата заседания (принятия решения), для акта — дата собы­тия. Документ, изданный двумя или более организациями, дол­жен иметь одну (единую) дату. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год, например: 17. 12. 2005. Если число или месяц обозначается од­ной цифрой, то перед ней ставится ноль, например: 01.04.2005. После двух цифр числа и месяца ставятся точки, после четырех цифр года точка не ставится (например: 05.05.2005). Допускает­ся и полное оформление даты — словесно-цифровой способ: 4 марта 2005 г.

ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяю­щих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях — цифро­вой. Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а так­же стремлением затруднить подделку даты.

В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц,

число (2005.05.05 или 20051105). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретных случаев.

Регистрационный номер документа (индекс письма) является условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации.

Индекс исходящего письма может иметь, например, следую­щий вид: 09 - 12/35, где 09 - индекс структурного подразделе­ния; 12 - номер дела по номенклатуре; 35 - порядковый номер письма по регистрационному журналу.

Наименование организации Почтовый адрес

Справочные данные об организации

№09-12/35

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего докумен­та включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего (отправляемо­го) письма. Этот реквизит бывает только на бланке для писем и имеет следующую форму записи:

На № 02-05/71 от 27.05.2005

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наиме­нование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления; оно должно вклю­чать только общепринятые сокращения.

Реквизит Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату без неоправданных затрат труда. Данный реквизит включает наименование и адрес получателя письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование организации, наименова­ние структурного подразделения, наименование должности, зва­ние лица-получателя, фамилия и инициалы лица-получателя, почтовый адрес.