§2. Языковые формулы официальных документов

Особенность языка и стиля официальных бумаг — использо­вание устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языко­вых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отра­жать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки сложились языко­вые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать моти­вы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т. д.

¹ См.: Веселова Р.Б., Веселое П.В. Деловая переписка: Конструкции деловых писем. М, 1990. С. 10.

366 Раздел V. Культура письменного делового общения

Глава 5. Языковые особенности оформления документов 367

Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволя­ет моделировать текст документа, его структуру, упрощает про­цедуру создания официальной бумаги.

Начало документа, как правило, представляет собой изложе­ние побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не долж­но повторять того, о чем говорится в основной части текста. Приведенные ниже примеры представляют собой наиболее распространенное начало стандартного делового письма.

Языковые формулы, выражающие мотив создания документа

В подтверждение нашей договоренности... В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (на­правляем, сообщаем)...

В соответствии с письмом заказчика...

В порядке оказания помощи прошу Вас...

В ответ на Ваш запрос сообщаем...

Ссылаясь на Ваш запрос от...

Согласно постановлению правительства...

На основании нашего телефонного разговора...

Языковые формулы, выражающие причину создания доку­мента

Ввиду задержки получения груза...

По причине задержки оплаты...

В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями...

В связи с нарушением срока поставки...

Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на...

Учитывая увеличение спроса на продукцию...

Ввиду особых обстоятельств...

В связи с завершением работ по...

В связи с проведением совместных работ...

Языковые формулы, выражающие цель создания документа

В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес... В целях увеличения товарооборота...

В целях упорядочения работы структурных подразделений инс­титута...

В целях расширения спектра образовательной деятельности университета...

Во исполнение постановления Ученого совета университета...

Во избежание конфликтных ситуаций...

Для согласования спорных вопросов...

Для согласования вопросов участия...

С целью ознакомления с... просим выслать...

Главная информация документа излагается с помощью гла­гольных конструкций, ключевое слово которых — глагол-действие - позволяет автору достигнуть своей цели. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сооб­щаемого, но и определяют тональность сообщения.

Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения:

сообщение: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;

предложение: предлагаем;

просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаива­ем, приказываю, постановляю;

подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;

обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем;

напоминание, предупреждение: напоминаем;

отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу;

выражение отношения (формулы этикета): с сожалением со­общаем, приносим извинения, выражаем признательность, благо­дарим, желаем успехов, выражаем соболезнование.

Как уже отмечалось, функцию ключевых слов, выражающих то или иное речевое действие, выполняют глаголы. Они могут употребляться в форме третьего лица единственного числа, если называют действия, совершаемые от имени всей организации {Комиссия по правам человека при Президенте Российской Федера­ции предлагает...; ООО «Новый век» гарантирует...) и третьего лица множественного числа (Администрация и профсоюзный ко­митет университета представляют...). Если автор документа — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа (пппшу г.ппбшить...: ппедпагаю пповести..:.