Глава 5

Языковые особенности оформления документов

§1. Унификация языка деловых бумаг. §2. Языковые формулы

официальных документов. §3. Особенности языкового оформления

документов. §4. Формулы речевого этикета в документе

§1. Унификация языка деловых бумаг

Унификация — приведение чего-либо к единой системе, фор­ме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к еди­нообразию их форм, структуры, языковых конструкций и опе­раций по обработке, учету и хранению. Сведение документаци-онного потока к единым формам и стандартам предполагает также единообразное размещение реквизитов на бланках доку­мента, сокращение их формата, а также обеспечение сопостави­мости информации во взаимосвязанных документах и примене­ния трафаретных текстов.

Унификация документов неразрывно связана со стандарти­зацией, которая заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установ­ленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Особенность унификации языка служебных документов со­стоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую кон-

Глава 5. Языковые особенности оформления документов 36!

струкцию (конструкцию предложения), охватывающую макси­мальное количество управленческих ситуаций»¹.

Кроме стандартизации для унификации необходима типиза­ция ситуаций деловой переписки. С точки зрения типизации ситу­аций письменного общения наиболее значим фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обуслов­ливает тип и стиль создаваемого документа. При всем многооб­разии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

• информирование адресата;

• привлечение внимания к проблеме;

• побуждение к действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий);

— придание юридического статуса какому-либо событию (документирование деловых отношений, сделок, финансовых операций и т. д.);

• инициирование и поддержание деловых отношений;

• решение конфликтных ситуаций (выражение несогласия, претензий)².

Решение тех или иных задач делового общения происходит в речевых действиях, ключевым словом которых является так на­зываемый глагол-действие: просим, предлагаем, направляем, при­лагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.

Языковая формула, выражающая то или иное речевое действие, состоит, как правило, из двух частей — мотивации действия и собственно речевого действия. Например: В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас...; Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое дейст­вие)...; В целях обмена опытом (мотивация) направляю (речевое действие) в Ваш адрес...

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового об­щения, определяет не только выбор языковых моделей, но и те­матический и функциональный тип деловой бумаги (табл. на С. 358).

¹ Веселое П.В. Аксиомы делового письма: Культура делового общения и официальной переписки. 4-е изд., перераб. М., 1993. С. 7.

² См.: Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. С. 22.