356 Раздел V. Культура письменного делового общения

Глава 4. Типология служебных документов. Деловые письма 357

ки корректности и вежливости, но и задающие общению опре­деленную тональность. Сравните:

Согласно нашей договоренности, просим сделать нам предло­жение на поставку...

Мы будем рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поста­вить...

Этикетные письма

В последнее время этикетные письма выделяют в отдельную группу. В мировой практике делового общения большое значение придается письмам, цель которых — поддержание социальных контактов. Как правило, содержание этикетных писем напрямую не связано с решением деловых вопросов, тем не менее письма этого рода дают большие возможности для поддержания прести­жа организации, фирмы, для сохранения и развития деловых контактов. Тон и стиль этикетных писем могут различаться сте­пенью официатьности/неофициальности, однако во всех случаях их главной чертой должна быть искренность. Внимание к этикет­ной переписке — одно из проявлений этики деловых отношений.

К этикетным письмам относят письма-поздравления, при­глашения, благодарственные письма (ответы на приглашение, визиты, при получении подарков), извинения, письма-соболез­нования.

Письмо-поздравление дает наибольшую возможность поддер­жать престиж организации, так как внимание и уважение, про­являемые к сотрудникам, партнерам, свидетельствуют о серьез­ности и долгосрочности отношений, являются нормой деловой этики. Кроме того, письмо-поздравление повышает заинтере­сованность сотрудников в достижении успехов, поскольку вдвойне приятно, когда достигнутые успехи признаются друзь­ями и коллегами.

Письмо-поздравление должно содержать следующие эле­менты:

• обращение;

• указание повода, по которому написано письмо;

• формулировка поздравления;

• вежливое заключение, содержащее выражение доброжела­тельного отношения к адресату.

Образец п и с ь м а - п о з д р а вл е н и я

Уважаемый Юрий Сергеевич!

Примите мои поздравления по случаю успешного завершения работы и нового назначения. Искренне рад Вашему профессиональному и карь­ерному росту.

Готов и в дальнейшем оказывать Вам всяческую помощь.

С наилучшими пожеланиями

Дата (подпись)

По правилам делового этикета на письмо-поздравление долж­но быть написано и своевременно отправлено письмо — ответ на поздравление. Позволить себе не ответить на письмо-поздравле­ние — признак низкой культуры. В ответе на поздравление долж­на быть констатация получения поздравления и искренняя бла­годарность за оказанное внимание.

Целью письма-приглашения может быть приглашение на открытие выставки, заседание, совещание, конференцию и т. д. Письмо-приглашение должно быть кратким, четким и коррект­ным. Оно может быть адресовано конкретному лицу, группе лиц или организации. Письмо-приглашение должно включать:

• обращение;

• сообщение о мероприятии и поводе, по которому оно про­водится;

• информацию о повестке дня мероприятия;

• фамилии докладчиков по вопросам повестки дня (заседа­ния, конференции, совещания);

• фамилию и телефон ответственного за проведение меро­приятия;

• точное указание адреса и времени проведения мероприя­тия;

• дополнительную информацию;

• вежливое заключение.

Письма-приглашения рассылаются деловым партнерам при проведении презентаций, праздновании юбилейных дат и т. п. Официальные приемы требуют официального приглашения. Если личные приглашения должны звучать сердечно и искрен­не, то стиль официальных приглашений более формальный. Их, как правило, пишут от третьего лица (Приглашаем Вас на...;