350 Раздел V. Культура письменного делового общения

Глава 4. Типология служебных документов. Деловые письма 351

зависит от умения вести коммерческую переписку. Следова­тельно, знание структурных, содержательных и языковых осо­бенностей разных видов коммерческих писем сегодня весьма актуально.

Коммерческая корреспонденция

Коммерческие письма составляются при заключении и вы­полнении коммерческих сделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколько грамотно и убедитель­но составлено коммерческое письмо, зависит в конечном счете успех будущей сделки.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды пи­сем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).

Коммерческий запрос — это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продав­ца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону ре­шить данный вопрос, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности на ответное послание.

Письмо-запрос обычно состоит их двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в за­ключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адре­сата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствую­щие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар, например: количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в груп­пу контрактных документов и используется в операциях по под­готовке и заключению сделки.

Содержательные аспекты запроса раскрываются с помощью устойчивых языковых моделей. При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения:

Просим выслать нам предложение на поставку...

Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы...

Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...

Мы были бы рады, если бы Вы сообщили нам, можете ли Вы поставить...

Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможнос­ти поставить нам...

Мы хотели бы знать, когда (в какой срок, по какой цене) Вы можете...

Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение...

Мы заинтересованы в срочной поставке...

Желательно, чтобы поставка была произведена в течение...

Образец пи сьма -запро с а

01.01.2004 № 20-345/651 ЗАО «Союзподшипник»

О запросе предложения на подшипники

Уважаемые господа!

На основании Торгового соглашения, заключенного в Москве 04.12.2005, просим прислать нам Ваше предложение на 300 подшипников марки... с поставкой в течение I квартала 2004 г. ежемесячно равными пар­тиями.

Поставка должна быть произведена на условиях .

Заранее благодарим

Директор по коммерции И.И. Степанов

Письмо — ответ на запрос составляется в том случае, когда про­давец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-ответ на запрос может содержать следующую информацию:

• о принятии запроса к рассмотрению;

• о выяснении возможностей поставки товара, интересую­щего покупателя;

• об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

• об изменении условий запроса (изменении количества то­вара, модели, марки, сроков поставки и т. п.);

• об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обыч­ного письма.