342 Раздел V. Культура письменного делового общения

Глава 4. Типология служебных документов. Деловые письма 343

Обзорные записки содержат краткую информацию о несколь­ких тесно взаимосвязанных проблемах. При этом дается сжатый комплексный анализ этих проблем. Часто записки этого типа дополняются справками, детализирующими освещение наибо­лее важных сторон проблемы.

Главное содержание информационно-статистических запи­сок составляют цифры, данные, располагаемые наиболее на­глядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц, графиков и т. п.). Служебные записки этого типа не содержат подробного анализа приводимых в них данных.

Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, све­дений об адресате и разработчике, даты написания, наименова­ния темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А4.

Образец служебной записки

КОНСАЛТИНГОВАЯ ФИРМА «ПРОМЕТЕЙ» СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Исполнительному директору Боровому Н.И. 14 марта 2005 г.

Корректировка штатного расписания на 2005 г.

Согласно Вашим указаниям от 20 февраля с. г., мною проведен анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в I—III кв. текуще­го года (приложение 1 к настоящей «Записке»).

Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения штат­ных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автот­ранспортом и владеющих таковым.

Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи дан

в приложении 2.

Расчет-обоснование подготовлен и может быть передан Вам после со­ответствующего распоряжения.

Старший консультант отдела

правового обслуживания

Ю. В. Михайлов

Заявление - внутренний служебный документ, предназна­ченный для доведения до сведения должностного лица (как пра­вило, вышестоящего) информации узкой направленности. В аб­солютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявле­ния, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает ин­тересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных! видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объясне­ние (объяснительная записка); заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвя­щены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать осо­бенности оформления его реквизитов.

Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направ­ляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил.

Пример адресации заявления-констатации:

Руководителю Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Копия: Уполномоченному по правам человека в Российской Федерации

Пример адресации заявления-просьбы:

Заместителю Руководителя Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации А.И. Иванову

Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. На­именование размещается ниже адресации, посередине листа: