332 Раздел V. Культура письменного делового общения

писью, а в необходимых случаях указывается дата и время, ког­да была сделана приписка, например:

Постскриптум

К сожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встретиться, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследование в Санкт-Петербург.

С уважением (подпись)

P.S. Отчет по 3-му кварталу только что получил. 28 марта 2005 г. 18⁰⁰ (подпись)

Оформление и расположение реквизитов документов в соот­ветствии с требованиями государственного стандарта не только придают официальный статус деловой бумаге, но и являются обя­зательным условием культуры письменного делового общения, показателем профессиональной компетентности составителя до­кумента. Стандартизация оформления документов упрощает процедуру их обработки, облегчает восприятие служебной ин­формации, поступающей по каналам письменной связи. Одна­ко следует учитывать, что существующие в современном пись­менном деловом общении группы документов различаются с точки зрения состава и оформления реквизитов, что обусловле­но их функциями, а также сложившимися традициями.

Глава 4

Типология служебных документов. Деловые письма

§1. Основные типы документов. §2. Структура и содержание служебных документов. §3. Виды деловых писем

■

§1. Основные типы документов

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступ­ности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд фак­торов, позволяющих разделить все документы на отдельные ти­пы и виды.

По фактору адресации деловая переписка делится на внут­реннюю и внешнюю. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной органи­зации, учреждения. При этом адресант и адресат документа со­стоят в отношениях должностного соподчинения. Документа­цию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организа­циями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении. Документы, которыми об­мениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению доку­ментов.

В зависимости от того, к какой сфере деятельности относит­ся документируемая информация, различают управленческие,

334 Раздел V. Культура письменного делового общения

Глава 4. Типология служебных документов. Деловые письма 335

научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации до­кументы могут быть открытого пользования (доступа), ограни­ченного доступа и конфиденциального характера.

По срокам исполнения документы делят на срочные, второс­тепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичнос­ти происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа¹.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак — форму отправления официально-деловой коррес­понденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс использу­ются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлени­ями.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составля­ют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектами как в рамках всего государства, так и в рамках отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из кото­рых являются:

• плановая документация;

• распорядительная документация;

• информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

• отчетная документация;

• документация по обеспечению кадрами (по личному сос­таву);

• финансовая документация;

— документация по материально-техническому обеспече­ нию;

— договорная документация.

Эти другие и системы документации отражают основную де­ятельность учреждения.

¹ См.: Рогожин М.Ю. Документы делового общения. С. 14—15.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления докумен­тов в соответствии с действующими ГОСТом и стандартами.

Далее более подробно будут рассмотрены системы докумен­тации, включающие наиболее часто используемые виды слу­жебных документов и официальных писем.