328 Раздел V. Культура письменного делового общения

Глава 3. Требования к оформлению документов. Основные реквизиты 329

ства экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение: 1. Устав акционерного общества «Информтехника-связь» на 8 л. в 1 экз. 2. Акт ревизионной комиссии на 2 л. в 1 экз.

В состав реквизита Подпись входят: наименование должнос­ти лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифров­ка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подпи­си не указывается, например:

Коммерческий директор (личная подпись) Е.Н. Маслов

При подписании документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают одну под другой в последователь­ности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:

Генеральный директор (личная подпись) А.С.Мелехов

Главный бухгалтер (личная подпись) П.И. Горбунов

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фирмы Директор Инвестиционного фонда

(личная подпись) В. М. Рыков (личная подпись) А.П. Миронов

При подписании совместного документа первый лист оформ­ляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не долж­ности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в соста­ве комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии (личная подпись) БД. Павлов

Члены комиссии (личная подпись) А.Н.Соколова

(личная подпись) А. В. Красин

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВА­НО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, напри­мер:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

(личная подпись) И.О.Ф.

Дата

Если согласование осуществляют через письмо, протокол или другой документ, то гриф согласования оформляют следую­щим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства образования

Российской Федерации

от 05.06.2005 №430-162

Согласование документа оформляют реквизитом Виза согла­сования (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фа­милию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела (личная подпись) А.С. Одинцов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следу­ющим образом:

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

(личная подпись) А.С. Одинцов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

330 Раздел V. Культура письменного делового общения

Глава 3. Требования к оформлению документов. Основные реквизиты 331

Документы заверяют оттиском печати организации, что подтверждает подлинность подписи должностного лица на до­кументах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных доку­ментах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют отметку о заверении копии — заверительную надпись: «Верно», а также должность ли­ца, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подпи­си (инициалы, фамилию), дату заверения. Например:

Верно

Инспектор службы кадров (личная подпись) Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяе­мой по усмотрению организации.

Реквизит Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:

Васильев 32-45-78 или

Васильев Виктор Иванович 32-45-78

Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона могут указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печата­ния, например:

Васильев Виктор Иванович

32-45-78

МЛ 2 01.04.2005

Реквизит Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер

документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при от­сутствии такового документа, краткие сведения об исполнении; помету В дело; номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

Отправлен факс от 01.07.99 № 124 В дело №0115 (личная подпись) 01.07.2005

Реквизит Отметка о поступлении документа в организацию

проставляется от руки или в форме штампа в нижней части ли­цевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Элементами данного реквизита являются: порядковый но­мер, дата поступления документа в организацию, при необходи­мости — часы и минуты.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каж­дой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанав­ливаемые в организации¹.

Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако довольно часто используется составителями деловых писем. В дословном переводе с латинского постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух слу­ чаях: ^_

• если есть необходимость довести до сведения адресата ин­формацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст;

• если информация в основном тексте претерпела сущест­венные изменения, искажающие реальное восприятие и оценку ситуации (либо поступила новая информация).

Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или P. S. и мо­жет быть написано от руки. Оно заверяется повторной под-

¹ См.: ГОСТ 6.30 — 2003 «Унифицированная система организационно-распоря­дительной документации. Требования к оформлению документов». С. 1—8.