324 Раздел V. Культура письменного делового общения

визите «Адресат» указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Центр, Москва, 103012

Если документ адресован физическому лицу, сначала указы­вают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О. П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

На документах, направляемых в правительственные учрежде­ния, почтовый адрес не указывается. Не проставляется почтовый адрес и на документах, направляемых постоянным корреспон­дентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На бланке официального письма каждый адрес размещается на от­дельной строке, например:

Первому заместителю

главы администрации (губернатора) области

В.Н. Алтухову

Руководителю пресс-службы

главы администрации (губернатора) области

И.В. Строеву

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресата­ми не указывают. При большем количестве адресатов составля­ют список рассылки документа.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опуще­ны. Составные части реквизита «Адрес» следует отделять друг от друга 1,5 — 2-межстрочными интервалами.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утвер­ждении документа должностным лицом гриф утверждения доку-

Глава 3. Требования к оформлению документов. Основные реквизиты 325

мента должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации (губернатор) области

Личная подпись

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕР­ЖДЕНО), наименования утверждающего документ в творитель­ном падеже, даты утверждения, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания акционеров от 05.04.2005 №14 ИЛИ

УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2005 №82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы ис­полнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н. В.,

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с консалтинговой

группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2005

Личная подпись Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

326 Раздел V. Культура письменного делового общения

Глава 3. Требования к оформлению документов. Основные реквизиты 327

Заголовок к тексту— реквизит документа, отражающий крат­кое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заго­ловок должен быть предельно емким, но кратким. Он представ­ляет собой словосочетание, формулирующее тему. Заголовок мо­жет отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего? (кого?), например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, во­прос) и действие, которое производится или должно быть про­изведено, например:

О подготовке проекта договора

Об организации Института современных технологий управления

Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголов­ке слова касательно, касается, а также писать по делу, посколь­ку это выражение более уместно в юридической практике.

Заголовок в кавычки не берется, пишется с прописной бук­вы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистра­ционный номер и дату документа».

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст — основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание — управленческое действие, ре­шение. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их соединения. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Констатирующая часть вклю­чает указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса или предложения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, освещение истории вопроса, мо­тивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения -ссылки на инструкции, постановления, договоренности и т. д.). В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими докумен­тами по данному вопросу, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государ­ственного мониторинга водных объектов» предлагаем Вам...

Во второй части формулируются предлагаемые или осущест­вляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выво­ды, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст официального письма может включать приветствен­ное обращение и заключительную формулу вежливости, являю­щиеся этикетными элементами письменного официально-де­лового общения.

Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную стро­ку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) или к от­дельным должностным лицам:

Уважаемые господа!

Господа!

Уважаемый господин мэр!

Заключительная формула вежливости помещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содер­жания письма и выносится в отдельную строку, как правило отде­ляясь дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения заключительная формула вежливости безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:

С уважением

С глубоким уважением

С пожеланиями успехов

С наилучшими пожеланиями

Текст письма может состоять из одного или нескольких абза­цев, соответствующих смысловым аспектам письма. Желатель­но, чтобы в письме рассматривался только один вопрос.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет сле­дующий вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, да­ется его наименование с указанием количества листов и количе-