Глава 2

Интернациональные и специфические черты русской письменной официально-деловой речи

§1. Интернациональные черты русской письменной официально-деловой

речи. §2. Специфические черты русской письменной

официально-деловой речи

§1. Интернациональные черты русской письменной официально-деловой речи

Интернациональные черты русской письменной официально-деловой речи — следствие универсальности задач, которые она призвана решать, а именно служить инструментом делового об­щения, языковым средством фиксации (документирования) офи­циальной (управленческой, деловой, служебной) информации.

Фиксация официальной информации называется докумен­тированием. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечива­ющий ее юридическую силу. В деловом общении документиро­вание имеет особое значение. Так, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обо­снована юридически. Следует отметить, что правила документи­рования устанавливаются правовыми актами каждого государ­ства или вырабатываются традицией.

Итог документирования — создание документа. В социаль­ном плане любой официальный документ полифункционален, ^т- е. одновременно выполняет несколько функций, что и позво­ляет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

Правовая функция официальных бумаг предопределяет их Юридическое значение. Участники делового общения (а\зтор и

20-574

306 Раздел V. Культура письменного делового общения

адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание официальных бумаг основывается на праве и мо­жет служить предметом прямой правовой оценки.

Документ является средством закрепления и изменения пра­вовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время.

Юридическое значение документа обеспечивается комплек­сом реквизитов — обязательных элементов оформления докумен­та. Основными реквизитами, обязательными для официальных бумаг отечественного и зарубежного образца, являются: наиме­нование автора документа, наименование адресата, подпись, да­та, номер документа и др. Однако в разных странах количество реквизитов, необходимых для оформления официальной бума­ги, неодинаково и определяется государственным стандартом. Так, Государственным стандартом России для оформления до­кументов предусмотрено 30 реквизитов, по международным стандартам (в странах Европы, в Америке) официальные бумаги оформляют с использованием 16 реквизитов (12 из них являют­ся обязательными).

Требования, предъявляемые к официальной информации, имеют интернациональный характер, поскольку их в равной ме­ре можно предъявить к содержанию всех текстов письменной официально-деловой речи. Назовем основные требования:

• достоверность (объективность),

• актуальность (необходимость, новизна, своевременность),

• убедительность (аргументированность),

• лаконизм, точность и информационная достаточность. Требование достоверности (объективности) информации

означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку со­бытий.

Требование убедительности (аргументированности) информа­ции связано с задачей побудить адресата совершить (или не со­вершать) определенные действия, и оттого, насколько достаточ­на обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.

Требование точности предполагает ясность, недвусмыслен­ность изложения в документе, что достигается предметной и коммуникативной точностью.