Предварительная переподготовка

Цель - объяснить высшему руководству, что представляет собой процесс внедрения. Важно преодолеть различия в понимании процесса разными категориями сотрудников. Руководители должны придти к единому видению результатов и необходимых ресурсов.

К сожалению, значение этого этапа часто недооценивается консалтинговыми и ИТ-компаниями, что создает ряд сложнейших проблем.

Руководителю предприятия следует понимать, что процесс обследования почти наверняка будет воспринят персоналом "в штыки". Во-первых, специалистам придется отвлекаться от работы, выполнение которой с них, тем не менее, будут требовать. Во-вторых, произойдет ломка межличностных отношений, которые подчас являются капиталом, результатом многолетних усилий сотрудников.

Описывая рабочие процессы, сотрудники подсознательно представляют не то, что есть на самом деле, а то, что им хотелось бы видеть. И очень обижаются, когда им указывают на это. Многие воспринимают "дознание" такого рода как "подсиживание" и поиск недостатков.

Техническое задание

Техническое задание - набор документов и спецификаций, определяющих требования к информационной системе и ее функциональности. В него входят:

• требования к автоматизированным рабочим местам, их составу и структуре;

• разработка требований к программным средствам;

• разработка топологии, состава и структуры локальной вычислительной сети;

• требования к секретности и защите информации.

Процессы системы делятся на:

• ручные (регламентируются, но не автоматизируются);

• пакетные (как правило, сбор статистических данных, получение отчетности за период, пересчеты глобальных регистров);

• диалоговые (подавляющее большинство процессов в современных АСУП);

• процессы реального времени.

Для автоматизированных процессов конкретизируются требования к виду и форме документов.

В составлении ТЗ принимают участие ИТ-специалисты, в частности разработчики, обладающие необходимым опытом и владеющие терминологией. Результат - подробный официальный документ, в котором отражены перечисленные выше требования или их допустимое подмножество. После составления технического задания можно реально оценить сроки и стоимость реализации проекта.

Формально составление технического задания - работа заказчика, однако в большинстве случаев этим занимается фирма, проводящая внедрение.

Технико-экономическое обоснование

Анализ "затраты-эффект" позволяет принимать обоснованные решения и подтверждает финансовую необходимость изменений.

Для систем MRP/ERP козырная карта ТЭО - управление запасами и логистика. В результате внедрения существенно уменьшаются запасы на складах, сокращается цикл производства, исчезает дефицит товаров и комплектующих и т. д. Все эти преимущества имеют строгое количественное выражение (стоимость аренды складских помещений, затраты на перевозки и др.). В результате расчет экономического эффекта становится делом техники и ТЭО выглядит вполне убедительно.

В то же время определение и количественная оценка некоторых статей расходов до сих пор вызывает трудности даже за рубежом. Отчасти задача решается методом аналогий.

На первый взгляд, значительно проще обстоит дело с взаиморасчетами (поставщики, покупатели, авансы, дебиторы, кредиторы и т. д.). Три основных аргумента в пользу автоматизации:

• уменьшается вероятности ошибки (особенно если расчеты многовалютные);

• руководство в любой момент имеет доступ к исчерпывающей информации о положении дел;

• существует возможность в режиме реального времени отслеживать должников и своевременно принимать меры.

Однако и тут не все гладко. Чтобы количественно оценить потери от ошибок, надо заранее получить полную информацию по клиенту и его финансовой истории. До подписания договора это нереально. Ущерб от несвоевременных действий вследствие недостатка информации (как и прибыль - в обратном случае) расчету практически не поддается.

Многие так называемые "точные данные" приводятся ИТ-компаниями в основном для психологического эффекта. Общие слова и цифры, результаты статистики вряд ли могут произвести на руководство заказчика сильное впечатление.