Инициация проекта

Формулирование стратегического плана развития информационной системы, также как и инициация действий по его реализации является прерогативой топ-менеджеров. Именно они должны (в виде документов) сформулировать общие бизнес требования к будущей системе. Под создаваемой системой мы можем рассматривать не только вновь внедряемые ИКТ и процедуры их использования, но и новое состояние модернизируемой в ходе проекта существующей системы. Для успешного осуществления этого этапа, топ-менеджеры должны обеспечить в организации соответствующую среду, отвечающую следующим условиям:

• Руководство должно быть уверено в том, что инициируемый проект на самом деле необходим и оно будет уделять его реализации достаточно средств и своего внимания. Т.е. Этап обоснования необходимости применения ИКТ.

• Руководители подразделений, также заинтересованы в реализации проекта, их понимание целей и задач проекта совпадает с пониманием топ-менеджеров и обеспечено (в первую очередь организационно) их активное участие на всех стадиях реализации проекта.

• Все сотрудники организации проинформированы о целях и задачах проекта и их мотивация обеспечит успешное проведение всех, связанных с проектом работ.

Сформулированные бизнес требования на этой стадии не должны быть привязаны к какой-либо конкретной технологии. Даже если ранее, при обосновании необходимости внедрения ИКТ, они были указаны, рекомендуется абстрагироваться от готовых решений и попытаться на новом, более специфичном и конкретном уровне повторить эту часть обоснования для получения более качественного результата. Сейчас, основная задача – описать ЧТО ИМЕННО создаваемая информационная система должна обеспечить компании и какие преимущества (в тех же терминах, которые используются в стратегическом плане организации) компания должна получить в результате реализации этого проекта. В дальнейшем, на стадии внедрения и эксплуатации, именно сравнение этих бизнес-требований с полученными результатами будет являться основой для анализа успеха или неуспеха проекта.

На этом же этапе проводится оценка осуществимости проекта с привлечением различных специалистов (технологов, финансистов, кадровиков и др.) и в случае ее позитивного исхода эти бизнес требования передаются менеджерам подразделений для дальнейшей работы. В случае негативного результата анализа осуществимости, топ-менеджеры должны пересмотреть формулировки бизнес требований с учетов выявленных ограничений или даже пересмотреть стратегический план развития информационных систем организации в целом.

Анализ потребностей

Осуществляется руководителями функциональных подразделений, являющихся объектами изменений, связанных с созданием новой информационной системы. Имея сформулированные бизнес требования, они, совместно со своими сотрудниками, используя опыт, результаты моделирования организации, модели своих функциональных областей и бизнес-процессов, создают пользовательскую спецификацию создаваемой системы. Пользовательская спецификация описывает:

• Какая информация, в каком виде, в какое время и т.д. необходима для эффективного достижения подразделением поставленных бизнес-целей на каждом из рабочих мест.

• Как должна быть обработана введенная в систему информация для ее использования на рабочих местах

• Какие необходимые исходные данные (что, как оперативно, с какой частотой и точностью, и т.д.) должны вводиться в систему.

Пользовательская спецификация будет являться рабочим документом на стадии технического дизайна и, вместе с Планом проверки пригодности созданным на ее основе, инструментом проверки функционирования системы.

В случае выявления невозможности удовлетворения бизнес-требований, по каким либо причинам, осуществляется возврат к стадии инициации проекта для их корректировки.

На этой стадии руководители подразделений должны учитывать не только моменты связанные с работой новой системы в рамках своего подразделения, но и изменения, которые потребуется внести в работу других подразделений и партнеров по бизнесу.

На этом этапе возможно, и даже приветствуется привлечение сторонних, независимых экспертов, обладающих навыками и методологиями обследования, моделирования и анализа бизнес процессов. С большой осторожностью нужно относиться к привлечению специалистов из организаций, оказывающих услуги внедрения каких-либо ИКТ, поскольку на объективность их решений будет оказываться давление тех технологий, которые они внедряют.