Закінчення операційного дня

У кінці робочого дня працівники, які приймали реєстровані поштові відправлення, зобов'язані у квитанційних книжках підбити підсумки прийнятих поштових відправлень і записати:

а) на копії останньої за день (зміну) заповненої квитанції в книжці ф. 1 - кількість прийнятих за день поштових відправлень (цифрами), суму плати за пересилання (цифрами і літерами), окремо готівкою і платіжними документами.

Якщо поштові відправлення приймаються за однією книжкою ф. 1, то в даному підсумку кількість прийнятих відправлень і суму показують окремо за кожним видом. Плата за додаткові послуги записується окремо;

б) на копії останньої за день (зміну) квитанції книжки ф. 47 - загальну суму плати (цифрами і літерами).

Підсумки і підпис пишуться чорнилом або кульковою ручкою.

Підсумки перевіряє і підписує начальник відділення поштового зв'язку (цеху, дільниці) або його заступник і працівник, який здійснював приймання поштових відправлень. Якщо у відділенні поштового зв'язку працює один начальник, то підбиття підсумків провадиться однією особою.

Готівку та платіжні документи, одержані протягом робочого дня (зміни) за надані послуги з приймання поштових відправлень (поштових переказів), продажу товарів, приймання платежів тощо працівники здають до каси об'єкта поштового зв'язку під розписку в касовій довідці ф. 42.

Порядок складання касової довідки ф. 42 викладений у Порядку ведення касових операцій підприємствами зв'язку України, затвердженому наказом Держкомзв'язку України від 02.02.98 N 26, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 26.08.98 за N 529/2969.

Після закінчення операційного дня (зміни) працівник, який здійснює контроль, перевіряє відповідність кількості та суми відправлених переказів, записаних на копії останнього за робочий день (зміну) реєстру ф. 11, з підсумком за квитанційною книжкою ф. 5 (звітними документами реєстратора розрахункових операцій) і засвідчує своїм підписом.

Кількість прийнятих і відправлених за даний робочий день (зміну) телеграфних (електронних) переказів звіряється з підсумками записів у контрольному журналі ф. 26 або на останній сторінці реєстру ф. 11, чи на останній переказній телеграмі (електронному повідомленні).

Дослані та повернені перекази підраховуються окремо.

Після закінчення операційного дня (зміни) книжки ф. ф. 1, 5, 47, П-2 здаються під розписку начальнику відділення поштового зв'язку (цеху, дільниці) або його заступнику і зберігаються порядком, що забезпечує їх схоронність.

У разі надання послуг із застосуванням РРО провадиться операція X-звіт (проміжні звіти) та в кінці дня - Z-звіт (загальний звіт з обнуленням інформації в оперативній пам'яті РРО), згідно з яким провадиться перевірка за накладними ф. 16 (реєстрами ф. 11) на вихідну пошту, реєстрами ф. 10 на виплачені перекази.

Порядок підведення підсумків за прийнятими та виданими поштовими відправленнями, прийманняздавання виробничої документації при роботі на РРО визначений окремою інструкцією.

Працівники, які видають реєстровані поштові відправлення, підбивають підсумки руху поштових відправлень за операційний день (зміну) за книгами ф. 8, накладними ф. 16, реєстрами ф. 11, повідомленнями на видані поштові відправлення. При цьому враховується кількість поштових відправлень, що були в наявності на початок робочого дня (зміни), що надійшли протягом робочого дня (зміни), видані (доставлені), дослані (повернені). Виводиться залишок на кінець робочого дня (зміни).

Для зручності підбиття підсумків у накладних ф. 16, реєстрах ф. 11 або на чистому аркуші паперу рекомендується застосовувати штампи такої форми або вести записи вручну:

Залишок на (число, місяць) __________________________________

Надійшло ____________________________________________________

Видано ______________________________________________________

Дослано і повернено _________________________________________

Залишок на (число, місяць) __________________________________

Підсумки підбиваються за кожним видом відправлення і засвідчуються підписами працівника даного робочого місця і працівника, який здійснює контроль.

При передачі залишку поштових відправлень (поштових переказів) між працівниками зв'язку в кінці зміни додатково робиться запис:

Залишок здав ___________________________

(підпис)

Залишок прийняв _______________________

(підпис)

В об'єктах поштового зв'язку, де вхідні листи і бандеролі з оголошеною цінністю та посилки нумеруються за однією загальною нумерацією протягом місяця, підсумок і рух поштових відправлень також підбивається окремо за кожним видом.

У поштамтах, вузлах поштового зв'язку і кущових відділеннях зв'язку наприкінці робочого дня, крім того, підраховується добовий рух поштових відправлень (поштових переказів) і речей за накладними ф. 16 і реєстрами ф. 11. На зворотному боці документів або на чистому аркуші паперу робиться запис за такою формою:

Залишок на (число, місяць) __________________________________

Надійшло ____________________________________________________

Прийнято вихідних ___________________________________________

Дослано і повернено _________________________________________

Видано для видачі та доставки _______________________________

Відправлено з поштою ________________________________________

Залишок на (число, місяць) __________________________________

Перевірив _______________ підпис

Здав ____________________ підпис

Прийняв ________________ підпис

Облік руху поштових відправлень з оголошеною цінністю, посилок, контейнерів і речей можна вести за відомістю, зробленою на зразок зворотного боку дорожнього листа ф. 14.

Відомість складається на робочих місцях протягом робочого дня на підставі документів на одержану і відправлену пошту.

Виробничі документи на відправлені, одержані та видані поштові відправлення за кожний день (зміну) формуються в підшивку за день (зміну), п'ятиденку декаду, 15 днів або місяць, залежно від кількості поштових відправлень та документів.

Повідомлення на видані посилки, листи і бандеролі з оголошеною цінністю можуть розкладатися до накопичувальної картотеки за вхідними порядковими номерами, потім формуватись в окремі зшитки за видами поштових відправлень і за періодами в залежності від кількості виданих поштових відправлень. Дозволяється формувати повідомлення на видані посилки, листи і бандеролі з оголошеною цінністю за днями їх видачі.

Накладні та реєстри підбираються за послідовністю відправляння й приймання пошти та підшиваються окремо на одержану та виправлену пошту.

На верхній обкладинці кожного зшитка документів (повідомлень, накладних, реєстрів) указується найменування документів, найменування об'єкта поштового зв'язку, за який період сформовані документи.

Перед закінченням операційного дня (зміни), після підбиття підсумків та відповідного оформлення виробничої документації працівник зв'язку зобов'язаний:

а) перевірити фактичний залишок поштових відправлень та речей на кінець робочого дня (зміни);

б) здати під розписку квитанційні книжки, іменні речі, ключі від РРО, товари та інші цінності.

Іменні речі працівник зв'язку зобов'язаний здати чистими, на календарному штемпелі перевести диски на позначення числа, місяця, року, години наступного робочого дня;

в) здати звіт встановленим порядком за касовою довідкою ф. 42;

г) поповнити аванс знаків поштової оплати, опечатати і здати шкатулку з авансом на зберігання працівнику, який здійснює контроль;

ґ) привести в порядок робоче місце.

Після закінчення робочого дня начальник (заступник) відділення поштового зв'язку, цеху, дільниці зобов'язаний особисто:

а) прийняти від працівників зв'язку звіт за касовою довідкою ф. 42;

б) прийняти під розписку речі, зазначені в п. 519 (б);

в) при потребі поповнити аванс знаків поштової оплати та прийняти на зберігання в разі необхідності аванси знаків поштової оплати працівників зв'язку;

г) перевірити правильність ведення та оформлення виробничої документації, підрахованих відповідно до документів підсумків руху та виведених залишків поштових відправлень і фактичну їх наявність;

ґ) здійснити контроль за повним оприбуткуванням плати за кожне прийняте і видане поштове відправлення;

д) перевірити своєчасність виплати поштових переказів, доставки поштових відправлень та періодичних друкованих видань, відправляння повідомлень про вручення реєстрованих поштових відправлень та переказів післяплати;

е) перевірити робочі місця працівників.

Начальники (заступники) цехів, дільниць, відділень поштового зв'язку зобов'язані кожного дня перевіряти книгу пропозицій, заяв і скарг, своєчасно знімати копії звернень та контролювати надходження копій відповідей на звернення.

Керівники поштамтів (вузлів поштового зв'язку), а в разі їх відсутності - заступники, незалежно від перевірок, які проводять начальники цехів, дільниць повинні особисто:

а) на початку робочого дня перевірити готовність операційного залу та робочих місць до роботи з користувачами послуг;

б) постійно перевіряти забезпечення схоронності поштових відправлень та готівки;

в) контролювати своєчасність надходження, обробки і доставки поштових відправлень та періодичних друкованих видань;

г) періодично бути присутніми при обміні та відправлянні пошти, при розпакуванні поштових речей;

ґ) перевірити порядок закриття і відкриття головних кас та забезпечення збереження готівки в них відповідно до вимог Порядку ведення касових операцій підприємствами зв'язку України;

д) бути присутніми при передачі мішків з підкріпленням для відділень поштового зв'язку відповідно до вимог Порядку ведення касових операцій підприємствами зв'язку України.