Создание подписей в документе

Лица, участвующие в согласовании документа, могут одновременно производить согласующие подписи. Последнюю утверждающую подпись производит руководитель предприятия. Подписи в документ вводятся с помощью Автотекста. Предварительно с помощью инструмента Рисованная кривая (вкладка Вставка/Фигуры) необходимо создать образец подписи. Затем выполнить следующие действия:

− выделить подпись, которая должна быть оформлена как элемент

Автотекста;

− нажать на кнопку Автотекст на панели быстрого доступа и выбрать пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию Автотекста, или нажать сочетание клавиш Alt + F3;

− в появившемся диалоговом окне Создание нового стандартного блока в поле Имя ввести имя подпись и нажать кнопку ОК;

− ввести в текст документа слово подпись;

− нажать клавишу F3.

Согласующая подпись будет внесена в текст документа вместо слова подпись.

Порядок внесения изменений

Работнику, подготовившего изменения документа, перед внесением изменений необходимо включить режим индикации маркеров исправлений.

Перед внесением любого изменения в текст необходимо выполнить следующие действия:

− перед абзацем, который будет изменен, следует вставить концевую сноску;

− если абзац будет удален, концевая сноска должна быть поставлена перед абзацем, следующим за удаленным;

− если абзац вводится вновь, концевая сноска должна быть поставлена перед введенным вновь абзацем;

− если изменяются, удаляются или вводятся вновь несколько абзацев подряд, то в этом случае для этих абзацев вводится одна концевая сноска.

Для вставки концевой сноски нужно выполнить следующие действия:

− установить курсор перед началом нужного абзаца;

− перейти на вкладку Ссылки и выбрать пункт Вставить концевую сноску (курсор перейдет в конец документа на лист регистрации изменений и ей будет присвоен порядковый номер);

− рядом с порядковым номером концевой сноски следует написать Изменено (если абзац будет изменен), Удалено (если абзац будет удален), Введено вновь (если абзац будет введен вновь);

− установить курсор на порядковый номер концевой сноски и выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши (курсор будет установлен на соответствующий номер сноски в тексте документа, то есть на изменяемый абзац).

Создание листа регистрации изменений

Последняя страница документа должна быть листом регистрации изменений. Прежде чем создать лист регистрации изменений необходимо выполнить следующие действия:

− открыть файл с документом, содержащим исправления;

− открыть файл с основным документом;

− в тексте документа, содержащего исправления, визуально, ориентируясь на концевые сноски, просмотреть все внесенные изменения;

− если абзац был изменен или удален, перейти в основной документ, найти, выделить и скопировать в буфер обмена Microsoft Windows первоначальный текст этого абзаца;

− создать новый файл и поместить из буфера первоначальный текст абзаца в новый файл;

− присвоить новому файлу имя;

− если абзац был введен вновь, выделить и скопировать в буфер обмена этот абзац полностью, для того, чтобы затем можно было определить границы введенного вновь изменения;

− создать новый файл и поместить из буфера данный абзац в новый файл;

− принять все изменения и присвоить новому файлу имя;

− закрыть файл с основным документом;

− перейти на лист регистрации изменений;

− присвоить дату проведения изменения в первой строке листа регистрации изменений (для этого установить курсор после текста Изменено, Удалено, или Введено вновь и выбрать пункт Дата и время, в качестве формата даты выбрать первую строку и нажать кнопку ОК);

− связать первую строку листа регистрации изменений с соответствующим файлом, содержащим первоначальный текст абзаца документа или текст, введенный вновь. Для этого выполнить следующие действия:

• установить курсор после даты проведения изменения, перейти на вкладку Вставка/ Текст и нажав на кнопку Объект, выбрать пункт Объект;

• в открывшемся диалоговом окне переключиться на вкладку Создание из файла;

• нажать кнопку Обзор из появившегося диалогового окна Обзор выбрать имя файла, содержащего первоначальный текст абзаца документа или текст введенный вновь;

• установить флажки Связь с файлом и В виде значка, нажать кнопку ОК (в лист регистрации изменений будет помещен значок со ссылкой на файл, содержащий первоначальный текст абзаца документа или текст введенный вновь);

• повторить два предыдущих пункта для каждой строки листа регистрации изменений.

На листе регистрации изменений должны быть расположены строки, имеющие следующую структуру:

Номер концевой сноски

Характер изменения

Дата внесения изменения

Ссылка на файл с первоначальным текстом или текстом введенным вновь

− Номер концевой сноски: порядковый номер сноски в тексте документа;

− Характер изменения: описание изменения (Изменено, Удалено, Введено вновь);

− Дата внесения изменения: дата в соответствующем формате (например, 21.01.2010, либо 21 января 2010 г.);

− Ссылка на файл с первоначальным текстом или текстом, введенным вновь: значок документа.

Двойное нажатие левой кнопки мыши на концевой сноске в тексте документа переносит курсор на соответствующую концевую сноску на листе регистрации изменений. Эта возможность позволяет определить характер внесенного изменения и время внесения изменения.