Тема 2. Система ведення обліку

1. Техніка ведення обліку

2. Бухгалтерські рахунки і їхня класифікація

3. Загальні принципи побудови плану рахунків

1. Інформація, необхідна для прийняття управлінських рішень повинна накопичуватися, зберігатися і бути готовою для використання. Для цього й існує облікова система. Функціями її є:

збір, реєстрація та зберігання інформації;

її систематизація;

виконання математичних дій та узагальнення даних;

підготовка фінансових звітів.

Ці процедури повторюються у кожному звітному періоді. Збір та опрацювання облікової інформації протягом звітного періоду називають циклом опрацювання облікової інформації.

Початковою фазою цього циклу є збір первинної інформації про кожну операцію на підприємстві. Добре організована система збору має істотне значення, від її оперативності залежить якість інформації на виході з облікової системи.

Кожна господарська операція звичайно оформлюється пер­винним документом, що містить важливі дані щодо цієї операції. Такими документами можуть бути рахунки постачальників, кви­танції про сплату, касові ордери та ін. Документи також можуть відображати використання на підприємстві товарно-матеріальних запасів, нарахування амортизації основних засобів тощо. Різно­манітна інформація породжується різними оперативними функ­ціями підприємства. Реєстрація та зберігання первинної інформа­ції здійснюється в три етапи:

складання первинного документа на кожну господарську операцію;

аналіз кожної господарської операції;

запис економічних наслідків кожної операції в хронологіч­ному порядку (протоколювання).

Фахівцям необхідно бути обізнаними з деякими особливостя­ми, що склалися у світовій практиці в оформленні первинних до­кументів:

3. Записи цифр. При запису цифр на нерозграфленому аркуші для відмежування тисяч використовуються коми, а для деся­тих — крапки.

Знак грошової одиниці (доларів, фунтів та ін.) ставиться перед числом. Виділення підсумків. Число, після якого вказується підсу­мок, підкреслюється однією лінією. Це вказує, що наступне за підкресленим числом є результатом додавання або віднімання. Кінцевий підсумок підкреслюється двома лініями.

Позначення грошових одиниць у таблицях. Грошова оди­ ниця позначається перед першою сумою в кожній колонці, а та­ кож перед останньою підсумковою сумою. Позначення грошової одиниці не використовується в регістрах бухгалтерського облі­ ку — журналах та Головній книзі.

Документування господарських операцій — це перший крок в реєстрації та зберіганні інформації. Другим кроком є аналіз операції. Кожна господарська операція змінює відповідні показ­ники Балансу і складові його рівняння. Під час такого аналізу з'ясовується вплив операції на активи, зобов'язання і капітал підприємства. В результаті аналізу приймається рішення — який рахунок дебетується, а який кредитується. При цьому мають збе­рігатися дві основні балансові тотожності.

Третім етапом реєстрації є запис у хронологічному поряд­ку кожної операції та її економічних наслідків. Відомості про кожну операцію заносяться в Журнал. Журнал — це бухгалтер­ський реєстр початкового запису (всі операції реєструються в ньому відразу після оформлення та аналізу первинних докумен­тів). Процедура опису операції в Журналі називається протоко­люванням.

2. На великих підприємствах з більшою кількістью рахунків ви­користовують восьми- або десятицифрову нумерацію, де кожна цифра має певне значення. План рахунків складається на початку побудови облікової системи і вказує перелік статей, з яких необ­хідно організувати облік на підприємстві. Він обов'язково пови­нен мати резервні номери.

Рахунки, які ведуться у Головній книзі для обліку статей Ба­лансу, називаються постійними. По них в кінці кожного звітно­го періоду визначається сальдо. Суми цих сальдо будуть відо­бражені у Балансі, з них починатимуться записи на рахунках в новому обліковому періоді.

Рахунки, що ведуться для обліку статей Звіту про прибутки та збитки, часто називають транзитними (номінальними), оскіль­ки вони використовуються для накопичення даних тільки за по­точний обліковий період. В кінці кожного облікового періоду їх кінцеве сальдо переноситься до рахунку «Нерозподілений прибу­ток» (рахунки закриваються). Якщо доходи та витрати, що вини­кають в процесі господарювання, відразу відносити на рахунок «Нерозподілений прибуток», це призведе до змішування різних специфічних статей, необхідних для складання Звіту про прибут­ки та збитки, і втрати наочності відображення джерел формуван­ня доходів та напрямів здійснення витрат.

Таким чином, рахунок Головної книги — це спосіб система­тизації інформації про зміни конкретного активу, зобов'язання, певного виду капіталу, доходу чи витрат.

Форма рахунку, що застосовується на практиці, відрізняється від звичної двосторонньої Т-форми. Т-рахунок, на якому всі збі­льшення відображаються з одного боку, а зменшення — з іншого, застосовується в міжнародній практиці тільки для навчальних ці­лей. У діючих системах бухгалтерського обліку використовуєть­ся комп'ютерна форма рахунку

3. Система рахунків бухгалтерського обліку подається за ти­повим планом. Планом рахунків бухгалтерського обліку нази­вається їх групування за економічним змістом, призначенням і структурою в систематизованому переліку. Міжнародні сис­теми цих планів становлять таке їх групування, що дає мож­ливість обліковувати і контролювати господарську діяльність як у межах окремих підприємств і країн, так і на міжнародно­му рівні.

Проблемам утворення та впровадження планів рахунків бухгалтерського обліку у світі приділяють дуже багато уваги. Це пояснюється необхідністю забезпечення достовірності об­лікових даних, підвищення їх управлінських функцій, впро­вадження на їх основі дієвих систем оподаткування.

Нині створено три міжнародні плани рахунків бухгалтерсь­кого обліку:

Європейського Союзу;

Африканського Союзу;

Англосаксонської облікової системи.

Найпоширеніший план рахунків Африканського Союзу (до липня 2002 р. — Організація африканської єдності). Він роз­роблений у 1969 р. і впроваджений у більшості країн Африки як національний.

Рекомендована література:

1) Малькова Т.М. Теорія й практика міжнародного бухгалтерського обліку. - « Бізнес-Преса», 2001. - 336 с.

2) Бутынец Ф.Ф. Бухгалтерський облік у зарубіжних країнах: учбовий посібник. - Житомир: Рута, 2002. - 660 с.

3) Реформування бухгалтерського обліку України йз застосуванням міжнародних стандартів: Методичні рекомендації / Укладачі О.І. Олійник, С.І. Юр'єва, Л.І. Рибальченко. - Х.: Основа, 2000. - 680 с.

4) Єфименко В.І., Лук'яненко Л.І. Облік у зарубіжних країнах: Навч.- метод. Посібник для самост. вивч. дисц. - К.: КНЕУ, 2005. - 211 с.

5) Лучко М.Р., Бенько Й.Д. Облік у зарубіжних країнах: Навч. посібник. - К.: „Знання”, 2006. - 311 с.