Методики аналізу інформаційного забезпечення

Сьогодні апробовані й успішно використаються на практиці різні методики аналізу інформаційного забезпечення. Вони розрізняються прийнятими характеристиками кількості інформації (символи, записи, документи та інше), методами й інструментами аналізу. Найбільше поширеними в цей час є:

• Метод матричного моделювання процесів обробки даних.

• Графоаналітичний метод дослідження потоків інформації.

• Опис потоків інформації у вигляді графіків.

• Метод дослідницького аналізу завдань.

• Ці методи спрямовані на формування загальної кількісної характеристики інформації, кожний з них має свої сферу застосування. Одні зручні для опису інформаційних зв'язків між підрозділами, інші між групами завдань, окремими завданнями й групами елементарних процедур. Найбільш повне детальне відбиття в аналізі потоків інформації може бути отримане за допомогою інформаційних моделей які розробляються як матричні моделі. При цьому можуть задаватися різні матриці.

• Матеріальні процеси й документообіг;

• Документообіг і склад рішень і завдань на конкретному рівні управління;

• По певних групах завдань, по різних рівнях управління.

Найбільше життєвими є моделі у вигляді графів і матриць. Ці способи моделювання передбачають виділення самостійних компонентів, вихідних, проміжних і кінцевих даних, що дозволяє вивчати їх ізольовано, і це має принципове значення для дослідження потреби в зовнішній і внутрішній інформації.

Особливості аналізу інформаційних потоків

Найважливішим напрямком аналізу є дослідження руху інформації, тобто аналіз інформаційного потоку, що забезпечує зв'язки, необхідні у виробничій системі (між структурними підрозділами апарата управління) і її контакти із зовнішнім середовищем (установи, організації).

Забезпечення раціональних зв'язків між джерелами й приймачами інформаційних груп і шляхів її циркулювання є однією з неодмінних умов ефективного функціонування систем управління. Відносна сталість взаємозалежності структурних підрозділів у виробничій системі дозволяє вибрати раціональну структуру шляхів руху інформації й найбільш ефективні технічні засоби для кожного каналу зв'язку.

Потоки характеризуються кількістю інформації, що перебуває в системі, і швидкістю її оброблення. Дані можуть оброблятися й переміщатися:

• поточно, у міру виникнення;

• з регулярною періодичністю, коли інформація накопичується, після чого обробляється й переміщається через заздалегідь установлені інтервали часу;

• нерегулярно, у міру виникнення окремих інформаційних сукупностей.

Вид руху інформації й строки її надходження в керуючу систему повинні бути погоджені в часі із циклом виробництва й забезпечувати можливість своєчасного втручання в хід виробництва.

Аналіз потоків інформації на діючих підприємствах звичайно починається з обстеження, що може провадитися двома методами:

• шляхом обстеження потоків в даній організації і виявлення кола завдань, розв'язуваних підрозділом апарата управління й виконавцями;

• шляхом визначення завдань підрозділу апарата управління, аналізу інформації, що необхідна для вирішення цих завдань, і зіставлення її з потоками документації, що склалися в процесі діяльності апарата управління.

Обстеження потоків інформації завершується розрахунком об'єктів необхідної документації, що регламентує її рух, складання схем потоків, проектування форм застосовуваної документації.

У процесі аналізу потоків інформації визначається ступінь її збору, обробки й зберігання. Такий аналіз проводиться з метою забезпечення однозначності й однорідності функцій інформаційних груп, тотожності її відображення на матеріальних носіях.

При аналізі інформаційних потоків необхідно розглянути рух інформації з ієрархічних рівнів системи управління. Аналіз руху по ієрархічних рівнях дослідує спадкоємність інформації, процеси її ущільнення, усереднення й представлення висновків.

• Аналіз ступеня спадкоємності інформації дозволяє визначити наскрізні параметри, показники на всіх рівнях управління, і вибрати ті з них, які характерні для одного явища на різних рівнях управління, тобто з'являється можливість уніфікації інформації. Висновки цього аналізу стають базою для визначення складу інформаційного забезпечення на різних ієрархічних рівнях.

• Аналіз ступеня ущільнення інформації характеризує правильність відсівання несуттєвих показників й агрегування часток в узагальнюючі, які відображають загальні закономірності зміни явища для передачі на більше високий рівень управління.

• Ступінь усереднення інформації передбачає аналіз переходу від індивідуальних характеристик до усереднених.

• Аналіз представлення висновків характеризує корисність інформації. У цьому випадку висновки можуть представлятися як на вищі рівні управління, так і у вигляді параметрів показників впливу на керований об'єкт. Це власне кажучи ступінь активності інформації.

Аналіз горизонтального руху інформації всередині певного функціонального підрозділу й між ними провадиться шляхом зіставлення схеми розробки й застосування рішень і схеми руху інформації. При обґрунтуванні напрямів і характеру руху інформації можна опиратися на такі основні підходи щодо організовування масивів інформації:

• об'єднання даних відповідно їх залучення в завдання управління. Перевагою є те, що систематизується розміщення інформаційних масивів у пам'яті, які легко використовувати як робочі масиви завдань. Недоліком може стати багаторазове дублювання даних;

• об'єднання даних за часом їхнього виникнення. Перевагою є усунення у підсистемі дублювання даних, однак, зростаюча трудомісткість утворення робочих масивів сильно зменшує ефективність застосування цього принципу;

• об’єднання даних за частотою звертання. Цей підхід характеризується повною відсутністю дублювання даних, що сприяє застосуванню у інформаційно-пошукових системах науково-технічної інформації, у меншій мірі ефективний для постановки економічних завдань.

• об’єднання даних по внутрішніх адресних зв'язках у масивах. Широко поширений при розміщенні даних в оперативній пам'яті комп’ютера. Разом з тим багаторазове дублювання даних визначає низьку ефективність розглянутого принципу при організовуванні вихідних масивів.

Цілеспрямоване використання перерахованих підходів дозволяє по-різному й найбільше ефективно організувати блоки інформації. Результати аналізу інформаційного забезпечення безпосередньо впливає на підготовку пропозицій щодо раціоналізації управлінських процесів, а в ряді випадків сприяє вдосконалюванню організаційних структур управління. У той же час аналіз інформаційного забезпечення прямо пов'язаний з вивченням складу й методів обґрунтування управлінських рішень різного типу.