Фильтрация (выборка) списка по заданному критерию (условию)

Цель работы: Научиться осуществлять поиск и выборку данных в соответствии с назначенным критерием.

КРАТКИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Фильтрация данных в списке – это выбор данных по заданному критерию. После фильтрации в списке будут отображены только нужные в данный момент строки. Осуществляется эта операция с помощью команды ДАННЫЕ → ФИЛЬТР. Имеются две разновидности этой команды, задаваемые параметрами

• Автофильтр

• Расширенный фильтр.

1. Автофильтрация

Средство АВТОФИЛЬТР предполагает, что первая строка диапазона содержит заголовки столбцов, и будет игнорировать её в процессе фильтрации. Для осуществления фильтрации с помощью АВТОФИЛЬТРА необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить диапазон ячеек, для которых надо произвести фильтрацию

2. Выбрать пункт меню ДАННЫЕ.

3. В появившемся меню выбрать команду ФИЛЬТР → АВТОФИЛЬТР.

В заголовках каждого столбца данных появятся кнопки фильтра со стрелками вниз.

4. Щелкнуть на стрелке фильтра в нужном столбце. В появившемся окне списка критериев отбора необходимо выбрать нужный критерий фильтрации.

Критерий отбора – все значения данного поля.

В списке критериев отбора предусматриваются следующие варианты:

• Все – выбираются все записи без ограничений.

• Первые 10 – позволяет во вновь появившемся диалоговом окне

НАЛОЖЕНИЕ УСЛОВИЯ ПО СПИСКУ выбрать определенное количество наибольших или наименьших элементов списка, которые необходимо отобразить

• Значения – будут выбраны только те записи, которые в данном столбце

содержат указанное значение.

• Условие – выбираются записи по формируемому пользователем условию в диалоговом окне ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ФИЛЬТР

5. После выбора критерия фильтрации все записи, не удовлетворяющие этому критерию, становятся невидимыми.

6. Чтобы снова вывести на экран полный список, нужно щелкнуть на кнопке со стрелками фильтрации и в списке критериев фильтрации выделить строку ВСЕ или выбрать пункт меню ДАННЫЕ, а затем команду

ФИЛЬТР → ПОКАЗАТЬ ВСЕ.

Выключение автофильтра.

В пункте меню ДАННЫЕ выбрать команду

ФИЛЬТР → АВТОФИЛЬТР

Фильтрация списка по нескольким критериям.

(Создание специального фильтра)

1. Выделить диапазон ячеек, для которых надо произвести фильтрацию.

2. Выбрать пункт меню ДАННЫЕ, а затем выбрать команду

ФИЛЬТР → АВТОФИЛЬТР.

3. Щелкнуть на стрелке фильтра. Выделить строку УСЛОВИЕ

4. В появившемся диалоговом окне ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ АВТОФИЛЬТР надо задать условие. Диалоговое окно ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ АВТОФИЛЬТР имеет два поля, в которых следует задать критерии сравнения для фильтра. Эти поля в случае необходимости могут быть соединены логической связкой И / ИЛИ. Каждое поле, в свою очередь, состоит из раскрывающегося списка логических операторов и поля для ввода сравниваемого элемента.

В качестве логического оператора может быть:

= (равно)

<> (не равно)

> (больше)

>= (больше или равно)

< (меньше)

<= (меньше или равно)

Начинается с

Содержит

Заканчивается на

Для текста можно использовать только = или < >.

С помощью логических операторов НАЧИНАЕТСЯ С и ЗАКАНЧИВАЕТСЯ НА можно задать критерии фильтрации на основе символов, которыми начинается и заканчивается содержимое ячейки.

Примечание. При фильтрации нескольких столбцов следует связывать заданные критерии с помощью логического оператора И.

5. Щелкнуть на кнопке <ОК>.

Использование автофильтра первые 10

Этот способ неприменим для текстовых столбцов. Эта функциональная возможность предназначена для работы только с числовыми столбцами.

Эта функция определяет диапазон значений для фильтра.

1.2 Расширенный фильтр

При обработке данных часто ставится задача, в рамках которой необходимо отфильтровать записи данных в соответствии с определенными критериями, выбрать отдельные поля, после чего скопировать их в заданную позицию. Эту проблему решает расширенный фильтр.

Важной особенностью этого режима является необходимость формирования заранее, до выполнения самой команды фильтрации, специального блока для задания сложных поисковых условий, называемых ОБЛАСТЬЮ КРИТЕРИЕВ, а так же ОБЛАСТЬ ВЫВОДА. Расположение этих областей на листе несущественно. Важно, чтобы области были ориентированы горизонтально и были отделены от фильтруемого списка не менее 3-ПУСТЫМИ СТРОКАМИ.

Технология использования расширенного фильтра состоит из 2 –х этапов.

Этап 1 – формирование области критериев поиска и области вывода.

Этап 2 – фильтрация записей списка.

ЭТАП 1. Формирование диапазона условий для расширенного фильтра (область критериев поиска)

КРИТЕРИЙ ПОИСКА создается как таблица, которая может храниться в любом месте рабочей книги или даже в любом файле. ОБЛАСТЬ КРИТЕРИЕВ ПОИСКА содержит строку ИМЕН СТОЛБЦОВ и произвольное число строк для задания поисковых условий. Рекомендуется СКОПИРОВАТЬ первую строку с именами полей из области списка в область, где будет формироваться критерий отбора записей. Далее ненужные имена столбцов из диапазона условий можно удалить. Так же следует копировать любой текст из исходной таблицы, который используется при задании критериев, т.к. малейшее различие в написании текстовых величин привело бы к ошибке.

Критерий сравнения формируется при соблюдении следующих требований:

• состав столбцов области критериев определяется столбцами, по которым задаются условия фильтрации записей.

• имена столбцов области критериев должны точно совпадать с именами столбцов исходного списка.

• ниже имен столбцов располагаются критерии сравнения типа:

• точного значения

• значения, формируемого с помощью операторов отношения.

• шаблона значения, включающего символы *(И/ИЛИ)?

Задание области вывода

Область вывода определяется путем ввода в строку имен полей, содержание которых подлежит копированию. Благодаря такому определению отобранные записи можно не выводить целиком.

Правила формирования множественного критерия

1. Если критерии (условия) указываются в каждом столбце на одной строке, то они считаются связанными условием И.

2. Если условия записаны в нескольких строках, то они считаются связанными условием ИЛИ.

ПРИМЕР: Условие выбора записей о сдаче экзаменов студентами группы 133 по предмету N1 на оценки «4» или «5» можно записать несколькими способами:

1 способ. Множественный критерий сравнения – все условия находятся в одной строке, связка И. Номер группы, код предмета заданы как точные значения, оценка-оператор сравнения со значением константы.

Номер группы	Код предмета	Оценка
133	N1	>3

2 способ. Множественный критерий сравнения – все условия (точные значения полей) находятся в одной строке. Столбец Оценка используется дважды, связка И.

Номер группы	Код предмета	Оценка	Оценка
133	N1	4	5

3 способ. Множественный критерий сравнения – все условия (точные значения полей) записаны в двух строках, связка ИЛИ.

Номер группы	Код предмета	Оценка
133	N1	4
133	N1	5

Этап 2. Фильтрация записей расширенным фильтром

3. Выделить область, подлежащую фильтрации.

4. Задать область критериев.

3. Задать область вывода (если необходимо)

4. Выбрать пункт меню ДАННЫЕ, затем РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР.

5. В появившемся окне указать диапазон (включает все строки, в том числе и строку наименования столбцов).

6. Если найденные записи надо отобразить на другом листе, то надо щелкнуть в поле ОБРАБОТКА на кнопке. СКОПИРОВАТЬ В ДРУГОЕ МЕСТО и ввести диапазон области вывода, установить курсор по месту копии (указывается левая верхняя ячейка области).

7. Нажать кнопку ОК. Переключатель ТОЛЬКО УНИКАЛЬНЫЕ ЗАПИСИ исключает дублированные записи.

Отмена расширенного фильтра

Для этого выполнить следующую команду:

ДАННЫЕ→ ФИЛЬТР→ ОТОБРАЗИТЬ ВСЕ