Контрольные вопросы

1. Какое главное требование предъявляется списку для построения формы?

2. Когда вносятся изменения в список при редактировании?

3. Могут ли удалённые записи быть восстановлены?

4. Что обеспечивают кнопки НАЗАД и ДАЛЕЕ при успешном завершении поиска?

5. Как выйти за пределы области, определённой критерием поиска?

Задание

к лабораторной работе №6

Выбор данных из базы данных с помощью формы

1. Переименовать новый лист на ФОРМА и скопировать на него исходную базу (лист СПИСОК).

2. Просмотреть записи списка с помощью ФОРМЫ данных, добавить новые.

3. Сформировать условие отбора с помощью ФОРМЫ данных:

для преподавателя – А1 выбрать сведения о сдаче студентами экзамена на положительную оценку, вид занятия – Л.

4. Просмотреть отобранные записи.

Технология работы

1. Переименовать свободный лист на ФОРМА.

2. Выделить блок ячеек исходного списка (лист СПИСОК), начиная от имен полей и вниз до конца записей таблицы, и скопировать их на лист ФОРМА.

3. Установить курсор в область списка и выполнить команду ДАННЫЕ → ФОРМА

4. Просмотреть записи списка и внести необходимые изменения с помощью кнопок НАЗАД и ДАЛЕЕ. С помощью кнопки ДОБАВИТЬ добавить новые записи (5 записей).

5. Сформировать условие отбора:

для преподавателя – А1 выбрать сведения о сдаче студентами экзамена на положительную оценку, вид занятия – Л. Для этого:

1. Нажать кнопку КРИТЕРИИ, название которой поменяется на ПРАВКА.

2. В пустых строках имен полей списка ввести критерии:

в строку ТАБ.№ ПРЕПОДАВАТЕЛЯ - ввести А1

в строку ВИД ЗАНЯТИЯ - ввести Л

в строку ОЦЕНКА - ввести условие >2

6. Просмотреть отобранные записи, нажимая на кнопку НАЗАД или ДАЛЕЕ.

7. Скопировать список, находящийся на листе ADRES на свободный лист и выполнить для этого списка поиск записей по следующим критериям:

   1. Отобрать записи, у которых значение в поле ОБЛАСТЬ равно Киевская.

   2. Отобрать записи, у которых значение в поле ВОЗРАСТ >30.

   3. Отобрать записи, у которых значение в поле ОБЛАСТЬ равно Киевская,

а в поле ВОЗРАСТ >30.

4. Отобрать записи, у которых фамилия начинается на КУ.

5. Отобрать записи всех лиц, не проживающих в КИЕВСКОЙ ОБЛАСТИ.

Лабораторная работа №7

Создание промежуточных итогов

Цель работы: Научиться осуществлять автоматическое подведение ИТОГОВ.

КРАТКИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Для создания промежуточных ИТОГОВ необходимо воспользоваться командой ИТОГИ в пункте меню ДАННЫЕ.

Команда ДАННЫЕ → ИТОГИ выполняет две достаточно сложные задачи:

1. Вставляет строку и создает функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ для всех изменяемых данных в указанном столбце. Эта функция автоматически ссылается на корректное количество ячеек, расположенных над ней.

2. Создает структуру, которая отображает данные с большей или меньшей степенью детализации.

Команда ДАННЫЕ → ИТОГИ может выполняться для одного и того же списка записей многократно. Ранее созданные промежуточные ИТОГИ могут заменяться новыми или оставаться неизмененными посредством установки или снятия флажка параметра ЗАМЕНИТЬ ТЕКУЩИЕ ИТОГИ.

Таким образом, имеется возможность подведения итогов различных уровней вложенности.

Столбец, при изменении значений в котором образуются группы, выбирается из списка посредством параметра ПРИ КАЖДОМ ИЗМЕНЕНИИ В.

Перечень столбцов, по которым подводятся итоги, указывается в окне ДОБАВИТЬ ИТОГИ ПО.

Итоги выводятся либо под данными, либо над данными установкой флажка параметра ИТОГИ ПОД ДАННЫМИ.

Принудительно группы могут размещаться на отдельных печатных страницах (параметр КОНЕЦ СТРАНИЦЫ МЕЖДУ ГРУППАМИ).

При нажатии кнопки OK автоматически создаются промежуточные итоги.

Слева таблицы на служебном поле появляются символы структуры:

линии уровней и структуры;

кнопка « + » - эта кнопка показа групп;

кнопка « - » - эта кнопка скрытия групп;

кнопки уровней структуры.

Последовательность действий при подведении промежуточных итогов

Перед использованием команды ИТОГИ необходимо провести сортировку данных по столбцу, для которого будет вычислен промежуточный ИТОГ. После этого выполнить следующие действия:

1. Выделить любую ячейку базы данных

2. В пункте меню ДАННЫЕ выбрать команду ИТОГИ. Откроется новое диалоговое окно ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ.

3. Щелкнуть на стрелке текстового поля ПРИ КАЖДОМ ИЗМЕНЕНИИ В и выделить нужную категорию. Будет подведен ИТОГ по каждой категории.

4. В поле ОПЕРАЦИЯ выделить нужную математическую функцию.

5. В поле ДОБАВИТЬ ИТОГИ выделить столбцы по которым надо подвести ИТОГИ.

6. Установить флажки напротив строк ЗАМЕНИТЬ ТЕКУЩИЕ ИТОГИ и ИТОГИ ПОД ДАННЫМИ

7. Щелкнуть на кнопке OK.

Удаление введенных промежуточных итогов

1. Выделить одну из ячеек подытоженных данных.

2. В пункте меню ДАННЫЕ выбрать команду ИТОГИ.

3. В появившемся диалоговом окне ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ щелкнуть на кнопке УБРАТЬ ВСЕ.

Ввод вложенных промежуточных итогов

Создание произвольного количества вложенных итогов допускается при снятом флажке поля ЗАМЕНИТЬ ТЕКУЩИЕ ИТОГИ диалогового окна ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ, для этого:

1. Произвести необходимую сортировку, подготовив лист к подведению вложенных ИТОГОВ.

2. Выделить любую ячейку базы данных. В пункте меню ДАННЫЕ выбрать команду ИТОГИ.

3. В списке поля ПРИ КАЖДОМ ИЗМЕНЕНИИ В выделить нужную категорию.

4. В списке поля ОПЕРАЦИЯ установить нужную математическую функцию.

5. В поле ДОБАВИТЬ ИТОГИ ПО выделить столбцы, по которым надо подвести ИТОГ.

6. Снять флажок с поля ЗАМЕНИТЬ ТЕКУЩИЕ ИТОГИ.

7. Щелкнуть на кнопке OK.