Правка → Заменить.

3. В появившемся окне в строке параметра «Образец» ввести 470

4. В строке параметра «Заменить на» ввести 490.

5. Щелкнуть на кнопке «Найти далее».

6. Щелкнуть на кнопке «Заменить»

7. Щелкнуть на кнопке «Закрыть».

1. Сортировка данных в поле «Дата рождения» по убыванию.

   1. Щелкнуть по любой записи поля «Дата рождения».

   2. Выполнить команду

Записи → Сортировка → Сортировка по убыванию.

5. Фильтрация данных по полю «Должность».

   1. Щелкнуть по записи Доцент поля «Должность».

   2. Выполнить команду

Записи → Фильтр → Фильтр по выделенному.

В форме останутся записи только о преподавателях – доцентах.

3. Щелкнуть по записи Информатика поля «Дисциплина».

4. Выполнить команду

Записи → Фильтр → Фильтр по выделенному.

В форме останутся записи только о преподавателях – доцентах кафедры информатики.

5. Отменить фильтр, выполнив команду

Записи → Удалить фильтр.

В таблице появятся все данные.

6. Изменение названия поля «Дисциплина» на «Преподаваемая дисциплина».

   1. Перейти в режим «конструктор» выполнив команду

ВИД → Конструктор.

2. Щелкнуть правой кнопкой мыши в поле «Дисциплина» (на названии поля – оно слева, а строка справа с именем «Дисциплина» – это ячейка для данных, свойство которых менять не надо). В появившемся меню выбрать пункт «Свойства». На экране откроется окно свойств для названия поля «Дисциплина».

3. Щелкнуть на строке с именем «Подпись», т.е. там, где находится слово Дисциплина.

4. Стереть слово «Дисциплина» и ввести «Преподаваемая дисциплина».

5. Для просмотра результата, перейти в режим формы, выполнив команду

Вид → Режим формы.

7. Просмотр созданной формы.

   1. Выполнить команду

Файл → Предварительный просмотр.

2. Закрыть окно просмотра.

Лабораторная работа №2

Формирование запросов и отчетов для однотабличной базы данных

Цель работы:

1. Научиться формировать запросы для поиска и отбора данных.

2. Научиться создавать отчеты для вывода данных.

1. Краткие теоретические сведения

1.1 Формирование запросов

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах ACCESS. С помощью запросов можно:

• просматривать данные

• анализировать данные

• изменять данные.

Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобным формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью Мастеров.

Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме Конструктор. В ACCESS можно создавать следующие типы запросов:

• запрос на выборку

• запрос с параметрами

• перекрестный запрос

• запрос на изменение (запрос на удаление, обновление, добавление записей, на создание таблиц).

Запрос на выборку

Используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Простые запросы на выборку практически не отличаются от фильтров. Фильтр отличается от запроса тем, что не сохраняется в базе данных и не отделим от объекта, для которого создан. Запрос можно считать фильтром, который специально сохраняется отдельно от таблицы для дальнейшего использования в других таблицах. Вторым важнейшим отличием любого запроса является возможность строить на его основе отчеты и формы, а также выполнять достаточно сложные вычисления. Особое положение занимает запрос на изменение, который в отличие от фильтра и запроса на выборку, предназначен для изменения данных, а не для их сортировки или отбора.

Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.

Запрос с параметрами

Это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос.

Например, часто требуются данные о том, какие дисциплины ведут преподаватели. Чтобы не создавать отдельные запросы по каждому преподавателю, можно создать один запрос с параметрами, где в качестве параметра будет использоваться фамилия преподавателя. При каждом вызове этого запроса будет предложено ввести фамилию преподавателя, а затем на экран будут выведены все поля, которые были указаны в запросе, например, фамилия, имя, отчество преподавателя и читаемая дисциплина.

Создание нового запроса

1. Войти в окно базы данных и выбрать вкладку «Запросы».

2. Щелкнуть на кнопке «Создать».

3. Откроется окно «Новый запрос»

В окне нужно выбрать один из пяти пунктов:

• конструктор

• простой запрос

• перекрестный запрос

• повторяющийся запрос

• записи без подчинённых.

Конструктор – позволяет самостоятельно создать любой тип запроса.

Простой запрос – позволяет создать с помощью Мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов.

Перекрестный запрос – это операция построения таблицы для вычисления итоговых значений на основе существующей таблицы или запроса. Перекрестный запрос создаётся в предположении, что исходная таблица содержит необходимые данные для формирования заголовков строк и столбцов новой таблицы.

Повторяющиеся записи – будет создан запрос на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе.

Записи без подчинённых – запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчинённой таблице. Такой запрос используется для многотабличной базы данных.

Среди вариантов построения запросов в окне «Новый запрос» отсутствует запрос с параметрами и запрос на изменение. Для построения этих запросов сначала необходимо определить набор данных, с которыми надо работать (т.е. запрос на выборку). Затем для создания запроса на выборку надо перейти в режим Конструктора. Задание параметров производится в строке Условие выбора для соответствующих полей.

Для доступа к запросам на изменение надо открыть пункт меню Запрос, в котором будут доступны все виды запросов на изменение.

При выполнении запроса на выборку ACCESS извлекает записи из таблицы и формирует результирующий набор данных.

Он выглядит, как таблица, хотя и не является ею. Результирующий набор данных после закрытия запроса прекращает своё существование, но данные, которые в нём содержались, остаются в базовых таблицах.

При сохранении запроса остаётся только структура запроса:

• перечень таблиц

• список полей

• порядок сортировки

• ограничения на записи

• тип запроса и т.д.

При сохранении запроса в базе данных:

• на физическом носителе информации требуется меньший объём пространства

• запрос может использовать обновленные версии любых записей, измененных со времени последнего запуска запроса.

При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создаёт результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса.

Сохранение запроса

Для сохранения запроса выполнить команду ФАЙЛ → Сохранить или щелкнуть на кнопке «Сохранить» на панели инструментов.

Если запрос сохраняется впервые, надо ввести новое имя запроса в диалоговом окне «Сохранить».