1.6 Редактирование данных

Редактирование данных может быть проведено автоматически, частично автоматически или вручную. К первому способу относится построение соответствующего запроса, ко второму – замена с помощью диалогового окна Поиск и замена. Рассмотрим 3-й способ:

1. Можно редактировать текущие значения, меняя в нём отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу F2.

2. Подвести курсор в нужную ячейку, удалить старые данные клавишами <DEL> или <BACKSPACE>, ввести новые данные.

3. Удалить можно не только данные в ячейке, но и строки целиком, предварительно их выделив.

4. Если таблица большая, то редактируемые данные нужно сначала Найти. Это делается следующим образом:

   • перевести курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск.

   • Открыть пункт меню Правка и выполнить команду НАЙТИ.

   • В появившемся окне ввести образец искомых данных и щелкнуть на кнопке «НАЙТИ». Если значение найдено, то курсор перейдёт в эту ячейку.

   • Для замены большего количества одинаковых данных на другое значение необходимо:

• открыть пункт меню Правка;

• выполнить команду Заменить;

• в появившемся окне ввести образцы того, что надо найти и на что заменить;

• надо решить, будут ли просматриваться каждое заменяемое значение или нет. Если да, то надо щелкнуть на кнопке «Заменить», а если нет – один раз щелкнуть на кнопке «Заменить все».

1.7 Сортировка данных

Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию, Сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы (поля) по возрастанию или убыванию.

Для этого необходимо:

• Выбрать поля, используемые для сортировки.

• Щелкнуть на кнопке «сортировка» и данные отобразятся в отсортированном порядке.

• В режиме ТАБЛИЦЫ можно выделить два или несколько соседних столбца, а затем по ним выполнить сортировку. Сортировка начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортирующем столбце) по второму и т.д. Для восстановления порядка отображаемых записей, выполнить команду

Записи → Удалить фильтр.

1.8 Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. Существует четыре типа фильтров:

1. фильтр по выделенному фрагменту;

2. обычный фильтр;

3. расширенный фильтр;

4. фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту

Например, нужно просмотреть в таблице записи только о доцентах. Для этого необходимо:

1. Выделить слово Доцент в любой из записей.

2. Щелкнуть на кнопке «Фильтр по выделенному», или выполнить команду:

Записи → Фильтр → Фильтр по выделенному

и ACCESS покажет только те записи, для которых значение в строке Должность равно Доцент.

Примечание: фильтр по выделенному может собирать в месте критерии выбора при каждом использовании кнопки «Фильтр по выделенному».

Например, были отобраны записи, в которых значение поля равно Доцент. Если затем поместить курсор в столбец «Предмет» и выделить слово «Информатика» (если такой предмет существует в таблице), а затем щелкнуть на кнопке «Фильтр по выделенному», то появятся записи о доцентах, которые преподают информатику. Если надо просмотреть записи, которые не удовлетворяют этому критерию, например, просмотреть всех преподователей, кроме доцентов, читающих информатику, необходимо: щелкнуть правой кнопкой мыши (курсор должен находиться внутри таблицы) и выбрать команду Исключить выделения. Будут выбраны все записи, кроме недавно выбранных.