1.2 Основные понятия
База данных – в ACCESS это файл, который служит для хранения:
данных
объектов
настроек СУБД
Обычно база данных создается для одной конкретной прикладной задачи.
Таблица – основной объект базы данных, хранилище информации. Состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждый столбец таблицы содержит информацию одного типа. Если информация хранится в нескольких таблицах, то для их связи используются схемы данных.
Схема данных – показывает в графической форме, как связаны таблицы.
Запрос на выборку – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц. Запросы позволяют создавать виртуальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из других таблиц.
Запрос – это та же таблица, только создаваемая в памяти компьютера на время работы программы. В запросе можно создавать вычисляемые поля, которых нет в исходных таблицах, сортировать и отбирать данные. При этом информация в исходных таблицах остается неизменной.
Форма – представляет собой окно диалога или документ в электронном варианте. Форма может представлять собой документ, который надо выводить на печать. Это средство отображения данных на экране и управления ими.
Отчет – средство отображения данных при выводе на печать. Отчеты создаются на основе форм или отдельно при помощи специальных средств. Особенность отчета заключается в том, что он формируется каждый раз заново, после того, как он будет открыт.
Счетчик – поле, содержащее номера записей таблицы.
Индекс – средство автоматической сортировки записей в таблице по значению индексного поля. Существует два вида индексов: допускающие и не допускающие повторение значений поля.
Вкладка – объект, позволяющий увеличить информационную емкость окна диалога, используемого для ввода параметров. Внешне она похожа на карточку из обычной картотеки и снабжена именем. Вкладки расположены в окне диалога таким образом, что полностью видна только одна из них. Щелчок на имени вкладки позволяет сделать ее доступной для просмотра и редактирования. Параметры распределены по вкладкам тематически в соответствии с их назначением.
Конструктор – режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов). Конструктор имеет свое окно, в котором расположена таблица для задания свойств объекта – бланк. Режим конструктора является альтернативой режиму просмотра данных.
Мастер – программа, нацеленная на решение определенной, узкой задачи. Мастера ведут диалог с пользователем, в процессе которого приложение получает необходимые для решения задачи сведения. Для удобства работа Мастера состоит из нескольких этапов или шагов. Пользователь, при необходимости, может вернуться к предыдущему шагу или пропустить ненужный.
Гиперссылка – указатель на некоторый файл.
Основные этапы работы
по созданию базы данных
Создание структуры таблиц базы данных.
Ввод и редактирование данных в таблицах.
Обработка данных, содержащихся в таблицах.
Вывод информации из базы данных.
Создание структуры таблиц базы данных
При формировании новой таблицы базы данных работа с СУБД начинается с создания структуры таблицы. Этот процесс включает в себя:
- определение перечня полей, из которых состоит каждая запись таблицы;
- определение типа полей;
- определение размера поля.
Если обрабатываемая база данных включает несколько взаимосвязанных таблиц, то необходимо определение ключевого поля в каждой таблице, а также полей, с помощью которых будет организована связь между таблицами. Создание структуры таблицы не связанно с заполнением таблиц данными, поэтому эти две операции можно разнести во времени.
Ввод и редактирование данных в таблице
Заполнение и редактирование таблиц данными возможно:
- с помощью представляемой по умолчанию стандартной формы в виде таблицы;
- с помощью экранных форм, специально созданных для этого пользователем. В этом режиме можно вводить в созданные экранные формы рисунки, узоры, кнопки.
Обработка данных, содержащихся в таблице
Обрабатывать информацию можно путем использования запросов или в процессе выполнения специально разработанной программы. Запрос представляет собой инструкцию на отбор записей. Имеются запросы следующих типов:
- Запрос-Выборка – предназначен для отбора данных, хранящихся в таблице, и не изменяющий эти данные;
- Запрос-Изменение – предназначен для изменения и перемещения данных. К этому типу запросов относятся: запрос на добавление записей;
запрос на удаление записей;
запрос на создание таблицы;
запрос на обновление;
запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.
Результатом выполнения запроса является таблица с временным набором данных
На основе запроса можно построить отчет или форму.
Вывод информации из базы данных
СУБД позволяет вывести на экран и принтер информацию, содержащуюся в БД, из режимов таблицы и формы. Такой порядок вывода данных может использоваться только как черновой вариант, т.к. позволяет выводить данные только точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме. Но в СУБД имеется специальное средство ОТЧЕТЫ для вывода данных. Используя отчеты, пользователь получает следующие дополнительные возможности вывода данных:
- включать в отчет выборочную информацию из таблиц базы данных
- добавлять информацию, не содержащуюся в базе данных
- при необходимости выводить итоговые данные на основе информации базы данных
- располагать выводимую в отчете информацию в любом, удобном для пользователя виде
- включать в отчет информацию из разных связанных таблиц базы данных
Схема обобщенной технологии работы в СУБД
