1.2 Формирование отчетов

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результат сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграмму. Имеется возможность разработать отчет самостоятельно или с помощью мастера. При работе с мастером ACCESS предлагает различные варианты макетов отчета. Например, если создаётся простой отчет без группировки данных, то предлагается три варианта макета:

• в столбец

• табличный

• выровненный

При этом в небольшом окне представляется вид этих макетов. Если задаются уровни группировки, то предлагается шесть видов макетов.

Создание отчета

1. Открыть вкладку «Отчеты» и щелкнуть на кнопке «Создать».

2. Откроется окно «Новый отчет», в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчета:

• конструктор

• мастер отчетов

• автоотчет в один столбец

• Автоотчет ленточный

• Мастер диаграмм

• Почтовые наклейки.

Конструктор	– позволяет самостоятельно создать отчет, но это не просто даже для опытных пользователей.
Мастер отчетов	– автоматически создаёт отчет на основе выбранных полей таблицы (запросов) и макетов отчета.
Автоотчет в столбец и ленточный	– для их создания достаточно только знать имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет.
Мастер диаграмм	– создаёт отчет в виде диаграммы.
Почтовые наклейки	– создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

Контрольные вопросы

1. Виды запросов, предусмотренных в ACCESS.

2. Отличие фильтра от простого запроса.

3. Какой запрос обеспечивает возможность вычисления итоговых значений?

4. Действия, необходимые для построения запроса с параметрами и запроса на изменение.

5. Что происходит после закрытия запроса с результатом запроса?

6. Что происходит с запросом после его сохранения?

Задание №1

к лабораторной работе №2

Формирование запросов на выборку

1. На основе таблицы Преподаватели создать простой запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и их должность.

2. Данные запроса отсортировать по должностям.

3. Сохранить запрос.

4. Создать запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и преподаваемые ими дисциплины, а в качестве параметра задать фамилию преподавателя и выполнить этот запрос для преподавателя Гришина.

Технология работы

1. Создание простого запроса.

   1. В окне базы данных открыть вкладку «Запросы».

   2. В открывшемся окне щелкнуть на кнопке «Создать».

   3. Из появившихся пунктов окна «Новый запрос» выбрать Простой запрос и щелкнуть на кнопке «ОК».

   4. В появившемся окне Таблицы/Запросы выбрать таблицу Преподаватели (если других таблиц или запросов не было создано, то она будет одна в открывающемся списке).

   5. В окне «Доступные поля» перевести курсор на параметр Фамилия.

   6. Щелкнуть на кнопке . Слово Фамилия перейдёт в окно «Выбранные поля».

   7. Аналогично в окно «Выбранные поля» перевести поля «Имя», «Отчество», «Должность» (порядок важен – в таком порядке данные и будут выводиться). Щелкнуть на кнопке «Далее».

   8. В строке параметра «Задайте имя запроса» ввести новое имя «должность преподавателей».

   9. Щелкнуть на кнопке «Готово». На экране появится таблица с результатами запроса.

2. Сортировка данных.

   1. Щелкнуть в любой строке поля «Должность».

   2. Отсортировать данные по убыванию. Для этого щелкнуть на кнопке на панели инструментов или выполнить команду

Записи Сортировка → Сортировка по убыванию.

3. Сохранение запроса.

Выполнить команду