ОСНОВНЫЕ ПРИЁМЫ РАБОТЫ

С базами данных ACCESS

Работа с базами данных и их объектами вначале может оказаться довольно сложной задачей. Содержащиеся ниже сведения помогут получить представление о компонентах, из которых состоит база данных Microsoft Access.

Базы данных: что это такое и как они работают

База данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

Предположим, например, что телефоны поставщиков сохраняются в разных местах: в каталоге телефонов поставщиков, в картотеке сведений о товарах и в электронной таблице, содержащей сведения о заказах. Если телефон поставщика изменился, придется обновить эти данные в трех местах. В базе данных достаточно обновить информацию только в одном месте — телефон поставщика будет автоматически обновлен при его дальнейшем использовании в базе данных.

Файлы баз данных Microsoft Access

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;

• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

• страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть.

Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных частей базы данных. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

 Отображение данных в запросе.

 Отображение данных в форме.

 Отображение данных в отчете.

 Отображение данных на странице доступа к данным.

.

Лабораторная работа №1

Создание

однотабличной базы данных

Цель работы: 1. Научиться создавать структуру однотабличной базы данных.

2. Научиться заполнять базу данных.

3. Научиться вводить и просматривать данные посредством формы.

1. Краткие теоретические сведения

1.1 Возможности конкретных программ бд

ACCESS – это система управления базами данных.

Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но обрабатывать их, представляя в удобном для пользователя виде. ACCSES дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.д.). С помощью ACCSES можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.

Совокупность команд, предоставляемых в распоряжение пользователю, может быть разбита на следующие типовые группы:

• команды работы с файлами;

• команды редактирования;

• команды форматирования;

• команды для работы в основных режимах СУБД (таблица, форма, запрос, отчет);

• получение справочной информации.

Команды работы с файлами

Программа дает возможность пользователю:

• создавать новые объекты базы данных;

• сохранять и переименовывать ранее созданные объекты;

• открывать уже существующие базы данных;

• закрывать ранее открытые объекты;

• выводить на принтер объекты базы данных.

Команды редактирования

Ввод данных и изменение содержимого любых полей таблиц БД, компонентов экранных форм и отчетов осуществляются с помощью групп команд редактирования, главными из которых являются:

• перемещение;

• копирование;

• удаление;

• вставка диаграмм, рисунков, созданных в других программных средствах.

Среди команд редактирования особое место занимают команды:

• нахождения;

• замены контекста в рамках всего документа или выделенной части, а также отмена последней введенной команды.

Команды форматирования

Высокое значение имеет визуальное представление данных при выводе. При помощи этих команд можно варьировать направление выравнивания данных, виды шрифта, толщину и расположение линий, высоту букв, цвет фона и т.п.

При выполнении любой команды форматирования следует выделить область, на которую распространяется действие команды.

Команды для работы с окнами

Имеется возможность открывать одновременно множество окон, организуя тем самым «многооконный режим» работы. При этом некоторые окна будут видны на экране, другие - находиться под ними. Открыв несколько окон можно сразу, работать с несколькими таблицами, быстро перемещаясь от одной к другой. Имеется возможность изменять размеры окон и расположение их на экране. Имеется возможность разделить окно на две части для одновременного просмотра различных частей большой таблицы, которая не будет исчезать с экрана при перемещении курсора в дальние части таблицы.

Система получения справочной информации

С У Б Д в своем составе имеет электронные справочники. Особенностью получения справочной информации с помощью электронного справочника является то, что система выдает информацию в зависимости от ситуации. ACCESS дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую кнопку мыши.