3.2. Основні недоліки інформаційної системи управління персоналом та обґрунтування необхідності її вдосконалення

В процесі розв'язання задачі управління кадрами на ТОВ «Хлібодар» виконуються наступні операції по обліку і контролю:

- звільнення працівників з організації;

- прийняття працівників на роботу;

- наявність працівників на роботі;

- військового обліку;

- підготовки кадрів.

Підрахунок кількісних показників наявності та руху кадрів по різним груповим ознакам виконується сортуванням і додаванням до первинних даних в межах тих чи інших групових ознак.

Основним недоліком існуючої інформаційної системи є те, що всі розрахунки ведуться за допомогою калькулятора, для перевірки достовірності даних потрібно ще раз все перерахувати, а це неефективно і займає багато часу. обліку постійно потрібна інформація про наявність працівників, а пошук її дуже трудомісткий.

Облік інформації про співробітників ведеться на основі паперового документообігу. В відділі вже стоять комп'ютери, але не використовуються для обліку кадрів. Всі розрахунки проводяться за допомогою калькулятора і зберігаються на паперовому носії, що викликає ряд проблем, пов'язаних зі зберіганням та передачею інформації. Для окремих операцій у відділі кадрів використовуються засоби ЕОМ. Так, на приклад, у бухгалтерії існує на система бухгалтерського обліку і для його потреб формуються спеціальні таблиці по обліку кадрів, в основному засобами Microsoft Excel.

Розглянувши ситуацію, яка склалася, можна зробити висновок про необхідність удосконалення методу обліку наявності та руху кадрів шляхом створення клієнт-серверного додатку на основі бази даних. обумовлюється тим, що робота у відділі кадрів ведеться паралельно кількома особами, що ставить проблему узгодження та повторення даних. Також така інформаційна система дозволить підвищити продуктивність і зменшити трудомісткість процесу обліку праці. Користувачами такої системи будуть робітники відділу кадрів, а також доступ до бази даних буде мати директор, який за допомогою інформаційної системи буде мати можливість отримувати нетривіальну інформацію щодо руху кадрів на підприємстві і буде в змозі приймати своєчасні управлінські рішення.

Вирішення задачі автоматизації обліку передбачає виконання ряду розрахунків, пов'язаних з визначенням кількості прийнятих працівників на роботу в організацію та вибувших з неї за певний період (місяць ), а також наявність працівників в організації. При цьому, кількісні показники розрахунків, при необхідності, можуть визначатися в розрізі різних групових ознак (наприклад: категорій персоналу, професій, освіти). Отримані показники потім занотовуються у відповідні вихідні форми, для яких характерна велика їх кількість і різноманітність.

Необхідність створення інформаційної системи обліку кадрів обумовлена наступними причинами:

- використання Microsoft Excel для обліку є причиною надлишковості даних;

- створено значну кількість файлів та документів, загальний об’єм яких стає критичним для наявних обчислювальних ресурсів;

- процес управління інформацією, внаслідок її неузгодженості, надмірно трудомісткий.

Місце, яке належатиме автоматизованій системі управління трудовими ресурсами в загальній системі управління підприємством наведено на рисунку 3.1.

Рисунок 3.1 - Місце автоматизованої системи управління персоналом в структурі управління підприємством

Як бачимо з рисунку 3.1., до автоматизованої системи управління персоналом надходять великі масиви інформації:

- від відділу кадрів (потік 1) − кадровий план, інформацію про кандидатів, плани навчання, дані про результати навчання, інформація про переміщення кадрів, дані про співробітників;

- від керівників підрозділів (потік 2) – дані про кваліфікацію персоналу, завантаження працівників, ефективність системи мотивації;

- від планово-економічного відділу (потік 3) – інформація про виконання бюджету та відхилення при його виконанні;

- від співробітників (потік 4) – персональні дані працівників, заявки на навчання та на відпустки, дані про відпрацьований час, анкети опитування;

- від бухгалтерії (потік 6) – дані про нарахування та виплати зарплати, податків, відрахувань.

Вся наведена вище інформація надходить в автоматизовану систему управління персоналом підприємства, проходить етапи сортування, систематизації, розподілу на окремі блоки управління трудовим потенціалом, а після її обробки трансформується у вигляд, найбільш зручний для її потенційних користувачів. Далі отримана інформація надходить в різні елементи системи управління підприємством:

- до відділу кадрів (потік 6) – інформація про потреби в кадрах, кваліфікацію персоналу, кадровий резерв, витрати на персонал, завантаження працівників, інформація про якісний склад працівників та дані про працівників;

- до керівників підрозділів підприємства (потік 7) – дані про кваліфікацію персоналу, завантаження працівників, ефективність системи мотивації;

- до планово-економічної служби (потік 8) – бюджет витрат на персонал;

- до співробітників (потік 9) – інформація про нараховану зарплату, відпустку тощо;

- до бухгалтерії (потік 10) – дані про структуру нарахованої заробітної плати, дані для розрахунку податків та виплат у фонди соціального страхування тощо.

- до керівника підприємства (потік 11) – дані про якість персоналу, ефективність процесів управління трудовим потенціалом, витрати на персонал, інформація про рівень продуктивності праці та виконання планів.

В запропонованій автоматизованій системі управління персоналом підтримуються всі основні процеси кадрового обліку, розрахунку зарплати, обчислення податків, формування звітів та довідок у державні органи та соціальні фонди, планування витрат на оплату праці. При цьому, мають бути враховані потреби законодавства, реальна практика роботи сільськогосподарських підприємств.

В запропонованій програмі реалізована можливість реєстрації подій, пов’язаних з роботою з персональними даними. Зручні та гнучкі механізми налаштування звітів дозволяють отримати повну та достовірну інформацію в найрізноманітніших аналітичних розрізах для різних категорій користувачів: керівництва, служби управління персоналом, кадрової служби тощо.

Отже, запропонована автоматизована система управління персоналом дозволить розв’язувати: завдання кадрової політики підприємства, всебічної оцінки трудового потенціалу на сучасному рівні, правильно і швидко обробляти інформацію про склад персоналу підприємства та надавати на її основі якісні і змістовні висновки щодо спроможностей працівників, панувати навчання, розвиток та кар’єру, приймати обґрунтовані управлінські рішення.