Розділ 2 методичні аспекти інформаційного забезпечення управління персоналом підприємства

2.1. Формування загальних вимог до систем автоматизації управління персоналом

При розробці інформаційної системи слід враховувати наступні вимоги:

а) максимальна орієнтація на кінцевого користувача, продумана кольорова гама повідомлень на екрані, паролі для входу в систему, вигляд наданих повідомлень (детальні і скорочені), мова ведення діалогу;

б) принцип професійної направленості, який передбачає виконання в інформаційній системі працівником відділу кадрів тільки тих функцій, які притаманні для даного обліку;

в) формалізація професійних знань. Така формалізація знаходить відображення в інформації та програмному забезпеченні системи. Інформація з якою працює інспектор відділу кадрів формалізована у вигляді структур даних, а також форм вихідних повідомлень. Структуризація даних відображена у структурах баз даних, в яких зберігається вся інформація. Розрахунки, що проводить працівник відділу кадрів формалізовані за допомогою математичних формул, за якими програми обчислюють значення підсумкових показників;

г) використання технології багатокористувацького додатку з можливістю паралельної обробки даних;

д) простий, зрозумілий інтерфейс тільки з необхідними елементами;

е) мала ресурсозалежність системи;

ж) незначні витрати коштів на встановлення та супровід автоматизованої системи.

Початкове налагодження системи повинне проводитися розробником. Розробка повинна містити автоматизоване розв'язання ряду задач: обробка вхідної інформації щодо руху кадрів на підприємстві, зберігання даних щодо всіх працівників підприємства, а також інформацію щодо здобувачів, що мають бажання працювати на даному підприємстві, зберігання та зручний спосіб відображення інформації теперішніх та майбутніх працівників.

Зазвичай вважається, що продуктивний результат від упровадження HR-систем на підприємствах відчутний, коли чисельність їх персоналу перевищує 1 000 працівників. Західні розробники стверджують, що введення HR-модулів дає можливість будь-якому підприємству одержати організаційні, економічні й соціальні ефекти.

Організаційні ефекти полягають:

- у скороченні часу прийняття рішень на всіх рівнях управління підприємством;

- підвищенні якості кадрових рішень;

- оперативності підготовки звітності для органів державного управління відповідно до українських законодавчих і нормативних вимог.

Економічні ефекти зводяться до таких складових:

- зниження витрат на управління персоналом;

- підвищення продуктивності праці персоналу;

- оптимального використання професійних якостей конкретного співробітника підприємства.

Соціальними ефектами є:

- ведення повної індивідуальної трудової історії персоналу підприємства;

- підготовка кадрового резерву та просування по службі найбільш перспективних співробітників підприємства;

- планування кар’єрного зростання та підвищення кваліфікації.

Важливо розуміти, що при визначенні доцільності використання інформаційних систем потрібно враховувати значимість глибокого і ретельного аналізу як необхідної передумови прийняття управлінських рішень. Без інформації та її аналізу є неможливим ефективне функціонування і розвиток фірми. Досвід процвітаючих компаній переконує, що їхній успіх завдячується наявністю добре функціонуючих інформаційних систем, які активно застосовуються у прийнятті управлінських рішень.