1.3. Особливості використання інформаційних систем управління персоналом на підприємствах

Інформаційна система управління персоналом (HR-система) є набором певного програмного забезпечення і технологій, що дозволяють автоматизувати і удосконалювати бізнес процеси в таких областях, як управління кадрами, розрахунок і виплата зарплати, табельний облік і документообіг. Це програмне забезпечення не лише дозволяє координувати дії різних департаментів, але і координувати роботу різних каналів взаємодії між персоналом і керівництвом: особиста взаємодія, телефон, Інтернет. Крім того, дане програмне забезпечення дає працівникам відділу персоналу доступ до повної інформації про працівника, необхідної для найкращого планування і контролю бюджетів по зарплаті, навчанню, відрядженням і так далі.

Причинами впровадження інформаційної системи управління персоналом в організації, є [43, с. 45]:

- багато видів діяльності з управління персоналом можуть виконуватись більш ефективно, з меншим об’ємом необхідної для обробки документації;

- маючи систему постійно діючого ведення даних, необхідно зберігати набагато меншу кількість бланків і робити менше записів вручну;

- пошук інформації, потрібної керівництву для прийняття рішень, може подаватись швидше і простіше. Наприклад, замість того, щоб проводити вручну аналіз текучості кадрів по відділам, стажу роботи в компанії та освітнього рівня, спеціалісти можуть складати подібні звіти швидше за допомогою інформаційної системи, використовуючи її можливості сортування й аналізу інформації;

- оскільки ефективне управління людськими ресурсами набуває все більше стратегічного значення в багатьох організаціях, інформаційна система надає ефективність і при стратегічному плануванні, і прогнозуванні майбутньої потреби в людських ресурсах.

Автоматизовані системи управління персоналом складаються з трьох контурів управління: HR-administration, HR-management, HR-process management. Контур HR-administration є обліково-обчислювальним ядром системи, де розв’язуються завдання адміністрування персоналу, кадрового документообігу, обліку витрат робочого часу, виробничо-аналітичного обліку витрат на персонал, розрахунку заробітної плати, формування звітності, отримання довільних аналітичних зрізів інформації за обліковими даними.

Контур HR-management підтримує методики профілізації посад, управління на основі компетенції і грейдинг посад, підбір і розставлення кадрів, оцінку персоналу, управління заходами щодо розвитку персоналу, управління кар’єрою і мотивацією.

Контур HR-process management призначено для аналізу і моделювання кадрових процесів. На основі певних базових знань з персоналу створюється система індикаторів стеження за цим ресурсом підприємства. Потім задаються певні коридори допуску, в рамках яких значення індикаторів вважають нормальним.

Окрім функціональної повноти, система повинна володіти такими можливостями, як розподілена робота і стикування з іншими системами, а також мати низку додаткових режимів, призначених для ІТ-служб.

На українському ринку існує стабільний попит на HR-системи. На цьому ринку присутні західні системи (SAP, PeopleSoft, Oracle, HRB, Scala, Navision), українські системи (PersonPro, inTEAM: Структура й inTEAM: Кадры, Свод, Кадри FinExpert, Т-система єдиний контракт, Триплан-Персонал, MegapolisT: Управління персоналом, Система: Кадры), а також російські системи (Галактика, БОСС-Кадровик, Парус, БЭСТ-ПРО, 1С).

Середні і великі підприємства відчувають потребу в автоматизації основних і найтрудомісткіших бізнес-процесів, пов’язаних з управлінням персоналу: прийняття на роботу, переведення, звільнення, оформлення відпусток тощо. Досить велика потреба в інтегрованих системах, що забезпечують також функціональність з обліку робочого часу і розрахунку заробітної плати.

Конкуренція примушує компанії розвивати функціональність, інтегрувати свої продукти з продуктами інших постачальників і суміжними продуктами, розвивати партнерські мережі, створювати недорогі типові рішення для невеликих компаній. Досить велика потреба в інтегрованих системах, що забезпечують функціональність з обліку робочого часу (електронний табель) і розрахунку заробітної платні. Необхідно зазначити, що, незважаючи на існуючий попит, автоматизація бізнес-сфери управління персоналом не є найпріоритетнішим завданням автоматизації в більшості українських компаній.

Передусім, автоматизуються бухгалтерський, матеріальний і виробничий облік.

Нині проблеми автоматизації управлінських функцій у кадровій сфері на вітчизняних підприємствах вирішують через придбання готових програмних продуктів у формі пакетів прикладних програм. Нині всі програмні продукти управління кадрами можна підрозділити на такі групи:любительські програми; самостійні; програми, виконані на замовлення; модуль бухгалтерії; модуль у системі управління підприємством (західний); модуль у системі управління підприємством (розроблений в СНД). Перехід до ринкової економіки вимагає від сучасних підприємств підвищення ефективності виробництва, конкурентоспроможності продукції і послуг на основі впровадження новітніх технологій, ефективних форм господарювання та управління виробництвом, а також створення ефективної системи управління персоналом компанії із забезпеченням безперервного розвитку її кадрового потенціалу. Для підвищення рівня якості та оперативності управлінських рішень, інформаційного забезпечення управління персоналом підприємств туристичної галузі необхідне запровадження сучасних інформаційних рішень.