Содержание
Теоретические основы производственного мониторинга
Основные понятия мониторинга
Виды мониторинга
Акустооптический дефлектор
Практическое изучение влияния мониторинга на организационные процессы.
Анализ рынка акустооптических систем
Анализ производственного процесса АОД
Система контроля в организации
(здесь могла быть ваша реклама)
Дерево целей
SWOT анализ
Задачи
Введение
Производственный мониторинг необходим для успешного функционирования организации. Мониторинг упрощает контроль и объединяет деятельность групп. Контроль необходим для успешного обнаружения и разрешения возникающих проблем прежде, чем они станут слишком серьезными.
Необходимость в мониторинге обусловлена следующими обстоятельствами:
Предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Функция мониторинга – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризисную ситуацию;
Поддержание успеха. Положительной стороной мониторинга является поддержка всего успешного в деятельности организации. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, руководители получают возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным условиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.
Мониторинг – это функция управленческой деятельности. Одной из задач управленческой деятельности является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации. Для этого руководитель сопоставляет плановые и фактические показатели и выявляет их совпадение или несовпадение. При несовпадении он вынужден реагировать и регулировать деятельность подчиненных. Это приводит к необходимости проверки разнообразных параметров деятельности организации и, следовательно, появлению разных видов контроля.
Для успешной управленческой деятельности необходим эффективный мониторинг, и он становится эффективным только при наличии следующих характеристик: действенность, гибкость, систематичность, комплексность, экономичность, гласность, своевременность и понятность.
Мониторинг необходим для регулирования деятельности организации, формы реализации этой функции постоянно совершенствуются и развиваются.
Цель данной курсовой работы заключается в том, чтобы изучить теоретические основы мониторинга как функции управления и проанализировать состояние практического применения контроля в системе управления
Для выполнения этой цели были поставлены следующие задачи:
рассмотреть сущность, содержание и виды мониторинга как одной из важнейших функций управления;
изучить виды контроля, процесс контроля;
изучить влияние контроля на организационные процессы разработать мероприятия по повышению эффективности контроля в организации.
Глава 1. Теоретические основы производственного мониторинга
1.1 Основные понятия мониторинга
Понятие «мониторинг» происходит от лат. monitor – напоминающий, надзирающий. Первоначально данный термин активно использовался в экологии и обозначал наблюдение, оценку и прогнозирование состояния окружающей среды. В последнее время данный термин приобрел более широкий смысл.
Мониторинг – это часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, заключающаяся в оценке соответствия и обнаружении несоответствия требованиям путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок для устранения несоответствий и последующей корректировки.
Следует иметь в виду, что любой руководитель, независимо от ранга, должен рассматривать мониторинг как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Функции планирования, организации, мотивации нельзя осуществлять в отрыве от мониторинга. Все они являются неотъемлемой частью общей системы управления, ведущей организацию к получению результата деятельности. Деятельность организации должна обеспечить получение требуемого результата, она всегда протекает как управляемый процесс. Отсюда следует необходимость осуществления предварительного, а также заключительного видов мониторинга.
В самом общем виде мониторинг можно рассматривать как процесс измерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов по отношению к запланированным (рис. 1).
При этом возможны два варианта:
совпадение фактически достигнутых результатов с запланированными;
несовпадение фактически достигнутых результатов с запланированными.
Рисунок 1. Сопоставление результатов.
В первом случае – работа соответствует плану или иным требованиям к ее осуществлению. Во втором – требуется принятие решения о необходимости коррекции.
Иногда мониторинг называют обратной связью. Под обратной связью подразумевают передачу данных о полученных результатах.
Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют воздействия.
Все системы обратной связи включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах. Эти системы, во-первых, имеют цели; во-вторых, используют внешние ресурсы; в-третьих, преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования; в-четвертых, следят за значительными отклонениями от намеченных целей; в-пятых, корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.
Итак, мониторинг – это часть управленческой деятельности, то есть функция менеджера, задачей которой является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации.
1.2 Виды мониторинга
В практике управления используются различные виды мониторинга. В основном их можно разбить на четыре группы (рис 2):
по времени осуществления;
по степени охвата;
по срокам проведения;
по форме осуществления.
Рисунок 2: Виды мониторинга.
Рассмотрим первую группу, к которой относятся виды мониторинга, различаемые по времени осуществления (рис. 3). В неё входят:
предварительный мониторинг;
текущий мониторинг;
заключительный мониторинг.
Рисунок 3: Мониторинг по времени осуществления.
Предварительный мониторинг обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный мониторинг осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного мониторинг является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.
Предварительному мониторингу подлежит техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и нормативам по данному продукту.
Осуществляется также предварительная проверка организационной и управленческой структур, знаний руководящими кадрами миссии, целей и задач, которые предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и пр.
В ходе предварительного мониторинга выясняются знание непосредственными исполнителями своих обязанностей, условия работы, формы оплаты труда и гарантии социального обеспечения.
Кроме того, предварительный мониторинг может быть направлен на подготовку предприятия к текущему плановому контролю. Например, к аккредитации или получению сертификата на право осуществлять определенный вид деятельности.
Текущий мониторинг осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Объектом текущего мониторинга являются подчиненные сотрудники.
Применяют два основных вида текущего мониторинга — стратегический и оперативный. Стратегический мониторинг предполагает выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. При этом главный акцент делается на вопросы соответствия избранной стратегии и перенацеливание имеющихся средств на стратегически важные участки и направления. В ходе этого вида мониторинга готовится база стратегических данных, на основе которых могут вноситься соответствующие коррективы в ход производственного процесса.
Оперативный мониторинг предполагает проверку текущей технической, технологической и хозяйственной деятельности предприятия: выработанных и применяющихся норм и нормативов, норм выработки и временных нормативов, загрузки оборудования, машин, станков и механизмов, запасов сырья и материалов, комплектующих изделий и пр. Выясняются возможности устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершенного строительства и другие производственные, кадровые и финансовые вопросы.
Текущий и заключительный мониторинг основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.
Суть заключительного (итогового) мониторинг состоит в том, чтобы оценить результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его подразделений. По его итогам проводится ряд мероприятий планового характера. Назначаются работники, ответственные за ход выполнения замечаний, предложений и распоряжений руководства, намечаются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений.
Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного мониторинга состоит в том, чтобы способствовать мотивации.
Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. «Измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».
Во второй группе – по степени охвата наблюдаемых явлений и процессов мониторинг делится на:
общий (полный, сплошной);
выборочный.
Рисунок 4: Мониторинг по степени охывта.
Общий мониторинг предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.
Выборочный мониторинг получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии.
В третьей группе, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают следующие виды мониторинга:
систематический;
периодический;
разовый.
Рисунок 5: Мониторинг по срокам проведения.
Систематический мониторинг организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.
В обычной, повседневной производственно-хозяйственной деятельности используются преимущественно периодические формы мониторинга: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.
Особое место в управлении принадлежит разовому мониторингу. Он, как правило, проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной деятельности.
Четвёртой, заключительной группой является группа мониторинга, отличающаяся по форме осуществления. В ней выделяют следующие виды мониторинга:
финансовый мониторинг;
административный мониторинг;
технический мониторинг.
Рисунок 6: Мониторинг по форме осуществления.
Финансовый мониторинг проводится путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др.
Административный мониторинг осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке – как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. В то же время административный мониторинг направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.
Технический мониторинг используется для проверки производственных параметров. Он необходим для своевременного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования.