Создание документов с помощью функции слияния

Данная функция может быть использована в тех случаях, когда требуется создать несколько документов стандартного образца. При подготовке серийного документа используются файл с основным документом и файл источника данных. Основной документ должен содержать стандартный текст, а источник данных включает в себя переменную информацию. В основной документ вставляются поля слияния, в которые при слиянии будет вставлена соответствующая переменная информация, источник представляет собой таблицу с числом столбцов, равным числу полей слияния, в качестве заголовка каждого столбца обычно используют поле слияния.

В процессе работы необходимо выполнить следующие шаги:

Рис. 14

создать основной документ; открыть готовый или создать новый источник данных; вставить в основной документ поля слияния; объединить основной документ с источником данных. Рассмотрим применение этой функции на примере создания путевки на практику для группы студентов. 1. Шаг 1. Откройте новый документ и выберите команду СЕРВИС  СЛИЯНИЕ. В выпадающем окне (рис. 14) нажмете кнопку Создать и выберите команду Документы на бланке.

В окне запроса выберите Активное окно (рис. 15).

Рис. 15

Теперь открытый документ является основным.

Наберите текст основного документа:

Министерство образования РФ

Вятский государственный университет

ПУТЕВКА №

Предъявитель путевки

студент 4 курса факультета прикладной математики и телекоммуникаций

на основании договора № ,

заключенного университетом с ,

и на основании Положения о производственной практике направляется на указанное предприятие для прохождения технологической практики по специальности в срок с по .

Декан факультета А.В.Частиков

Зав. производственной практикой Т.В.Караулова

2. Следующим шагом создайте источник данных, выбрав соответствующую кнопку в окне функции СЛИЯНИЕ. Появится следующее диалоговое окно (рис. 16). Выделив ненужные поля, нажмите кнопку Удалить, с помощью кнопки Добавить поле введите следующие поля: Номер, Договор, Организация, Специальность, Срок 1, Срок 2. С помощью кнопок сортировки расположите в нужном порядке.

Рис. 16

Нажав ОК и выбрав в появившемся окне кнопку Правка источника данных, Вы получаете следующее диалоговое окно (рис. 17):

Рис. 17

Для того, чтобы получить источник данных, нужно заполнить предлагаемые поля и нажать Добавить. Тем самым Вы перейдете к следующей записи в источнике данных. Готовый источник можно пролистывать клавишами , редактировать, сортировать, удалять ненужные записи. Полученный файл необходимо сохранить как источник данных. Файл – источник данных выглядит следующим образом:

Номер	Фамилия	Договор	Организация	Специ-альность	Срок 1	Срок 2
5	Зырянов Андрей Иванович	390 от 09.06.03	ОАО «Южные электрические сети», г. Киров	201500	30.06.03	10.08.03
6	Казаковцев Денис Сергеевич	261 от 19.05.03	ООО «Вятская сотовая связь»	201500	30.06.03	10.08.03
8	Кочергин Сергей Иванович	303 от 28.05.03	ООО «Мобайл Трейдинг Компани», г. Киров	201500	30.06.03	10.08.03
9	Матанцев Илья Леонидович		ВятГУ	201500	30.06.03	10.08.03
10	Николаев Виталий Леонидович	261 от 19.05.03	ООО «Вятская сотовая связь»	201500	30.06.03	10.08.03
12	Охапкин Дмитрий Сергеевич	301 от 27.05.03	ГП Аэропорт «Усинск», г.Усинск	201500	30.06.03	10.08.03
13	Романовский Игорь Владимирович		ВятГУ	201500	30.06.03	10.08.03

3. На шаге 3 расставьте поля слияния в основном документе. Для этого откройте основной документ и последовательно расставьте поля слияния из выпадающего списка полей пиктограммы Добавить поля слияния панели инструментов. После выполнения этого шага основной документ будет выглядеть следующим образом.

Министерство образования РФ