користання у процесі рішення управлінських завдань. В органі­зації інформаційного забезпечення головна роль належить до­кументуванню. Сукупність управлінських організацій з утво­рення, реєстрації, руху, організації контролю виконання доку­ментів, формування справ, підготовки документів до зберігання називається діловодством. Діловодство (документальне забез­nечетtя управління) - галузь діяльності, що забезпечує доку­ментування й організацію роботи з офіційними документами.

Завдання діловодства:

• забезпечення ефективного процесу управління;

• створення документІВ;

• зберігання, забезпечення доступу до документів. Діловодство містить такі поняття: документування, до-

кументообіг, справа, документ.

Документування - запис за встановленими формами управлінських рішень та дій із метою їх закріплення та передачі.

Документообіг - це рух документів в організації з момен­ту їх отримання чи створення до завершення виконання чи від­правки.

Справа - сукупність документів чи документ, що має відношення до певного питання чи галузі діяльності організації.

Документ - інформація, яка записана на будь-якому ма­теріалі, що видана чи отримана будь-якою фізичною чи юридич­ною особою, у будь-якій організації для використання у своїй

. .

ДІЯльносТІ.

Завдання для повторення та закріплення матеріалу

1. Які основні функції діловодства в юридичній практиці?

2. Яким основним положенням керується відділ кадрів?

Охарактеризуйте цей документ.

3. Яка різниця між поняттями "документування" та "до-

кумент"?

26

1315 Діловодство в юридичній діяльності

Тема 5. Діловодство в практиці юридичної служби міністерства, іншого органу виконавчої влади

Пла"

1. Перевірка відповідності законодавству проектів на-

казів та іпших нормативних актів.

2. Перегляд відомчих нормативних актів з метою приве­дення іх у відповідність до законодавства.

Завдання для самостійної роботи

1. Охарактеризуйте осіб, які здійснюють перевірку проектів

наказів та інших нормативних актів. .

2. Визначте, що належить до локальних нормативних актІВ.

3. Проаналізуйте відомчі нормативні акти.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Питання 1. Перевірка відповідності законодавству проектів наказів та інших НОР'м'ативних актів

Локальні нормативні акти - це нормативні приписи, що прийняті та діють на рівні конкретного підприємства, установи, організації. До локальних нормативних актів належать статут, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про окремі служби підприємства, посадові інструкції тощо.

Підготовлені проекти локальних нормативно-правових актів та інших документів правового характеру подаються на підпис керівникові організації, підприємства, установи.

Юрисконсульт організації (підприємства, установи) до подання на підпис керівникові проектів наказів, інструкцій, по­ложень та інших локальних нормативно-правових актів повинен перевірити їх на відповідність чинному законодавству. При цьому юрисконсульт має з'ясувати:

• чи правомірний керівник підприємства видати наказ чи інший локальний нормативно-правовий акт із цього питання, чи вирішення питань, передбачених у проекті, належить до компетенції інших (вищих) органів;

27

1315 Діловодство в юридичній діяльності

• чи потребує узгодження цього проекту із МІсцевим комітетом профспілки;

• чи правильно зроблені посилання на закони та інші нормативні акти, чи не вносилися зміни, доповнення в акти;

• порівнює зміст тієї частини проекту, у якій є посилан­ня на нормативні акти, із змістом цих актів;

• якщо проект поданого на підпис документу містить текст (витяг) якогось закону або підзаконного нормативного акту, юрисконсульт порівнює текст законодавчого акту та про­ект документу. Текст закону чи іншого нормативного акту має бути відтворений дослівно;

• чи відповідає підготовлений проект вимогам відомчих нормативних актів, а також прийнятим раніше актам цього під­приємства, якщо проект не передбачає Їхнього скасування чи зміни;

• чи узгоджено проект із зацікавленими підрозділами підприємства. Якщо відмітка про узгодження відсутня, юрис­консульт повертає проект документа особі, яка відповідає за йо­го підготовку.

Юридична служба організації при перевірці проектів до­кументів правового характеру (локальних нормативних актів тощо) на відповідність чинному законодавству має брати до уваги, що за наявності протиріч між нормативно-правовими ак­тами різного рівня потрібно керуватися ст. 8 Конституції Укра­їни, згідно якої Конституція має найвищу юриди'шу силу, нор­ми Конституції є нормами прямої дії. Закони та інші норматив­но-правові акти приймаються на основі Конституції України і повинні відповідати Їй. На юрисконсульта організації (підпри­ємства, установи) покладається контроль за відповідністю ви­могам законодавства наказів та інших локальних нормативно­правових актів, виданих керівниками структурних підрозділів організації. Якщо нормативно-правові акти прийняті з пору­шенням чинного законодавства, працівник юридичної служби негайно має вносити пропозицію керівникові відповідного структурного підрозділу про скасування незаконних лока.іІЬНИХ

28