- •Воронеж 2012
- •Общие положения
- •Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов Управления
- •2.1. Порядок подготовки приказов
- •2.2. Оформление приказов
- •2.3. Приказы по личному составу
- •2.4. Приказы об отпусках
- •2.6. Постановления Главного государственного санитарного врача по Воронежской области
- •2.8. Протокол
- •2.9. Служебные письма
- •III. Правила оформления документов
- •3.1. Бланки документов
- •3.2 Учет и хранение бланков
- •IV. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
- •4.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу
- •4.2. Заголовок к тексту документа
- •4.3. Оформление приложений к документу
- •Приложение №1
- •Приложение №1 к приказу Управления Роспотребнадзора по Воронежской области
- •4.5. Дата документа
- •4.6. Регистрационный номер
- •4.7. Ссылка на номер и дату
- •4.8. Адресование документа
- •Российский медицинский университет ул. Островитянова, д.1 г.Москва, 117869
- •4.9. Согласование (визирование) документа
- •4.10. Утверждение документов
- •4.11. Резолюция
- •4.12. Подпись документа
- •4.13. Удостоверение документов печатью
- •4.14. Заверение копий документов
- •4.15. Отметка об исполнителе документа
- •4.16. Отметка об исполнении документа
- •V. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
- •5.1.Порядок обработки входящей корреспонденции
- •5.2.Рассмотрение документов
- •5.3. Обработка и отправка исходящей корреспонденции
- •5.4. Передача документов внутри Управления
- •5.5. Внутренние документы
- •5.6. Учет объема документооборота
- •VI. Регистрация документов
- •6.1. Общие правила регистрации
- •6.2.Регистрация входящих и исходящих документов
- •6.3.Регистрация организационно-распорядительных документов
- •6.4. Регистрация внутренних документов
- •6.5. Построение поисковых систем
- •VII. Организация контроля исполнения
- •7.1. Система контроля исполнения
- •7.2. Сроки исполнения документов
- •7.3.Организация и технология контроля исполнения
- •7.4.Организация исполнения
- •7.5. Снятие документа с контроля
- •VIII. Особенности работы с письмами (обращениями) граждан
- •IX. Особенности оформления документов, представляемых по каналам электросвязи
- •9.1. Телеграммы (телетайпограммы) *
- •9.2. Факсограммы
- •9.3. Телефонограммы
- •9.4. Сообщения, предаваемые электронной почтой (эп)
- •X. Размножение документов
- •XI. Планирование деятельности Управления
- •XII. Организация документов в делопроизводстве
- •12.1. Составление номенклатур дел
- •12.2. Формирование дел
- •12.3. Оформление дел
- •12.4. Составление и оформление описей дел
- •12.5. Организация оперативного хранения документов
- •12.6. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
- •12.7. Порядок передачи документов на хранение в архив
- •12.8. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения
- •Формы документов
- •Тестовые задания:
- •О введении в действие Инструкции
- •Руководитель Инициалы, Фамилия
- •Выплачивать ежемесячное денежное поощрение в размере одного должностного оклада.
- •Руководитель Инициалы, Фамилия
- •Основание: заявление Иванова а.М. От 30.10.2012.
- •С приказом ознакомлен (а) «____» ____________2012г.__________________
- •Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области
- •Правила написания наименований Федеральных органов государственной власти, их актов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, учреждений и организаций, должностных лиц
- •Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
- •Примерный перечень документов, на которых ставиться гербовая печать
- •Перечень документов, не подлежащих регистрации
- •Сводка учета объема документооборота
- •Форма номенклатуры дел отдела Управления
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___________ году в отделе
- •Форма номенклатуры дел Управления
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области
- •Форма обложки дела постоянного (свыше 10 лет) и временного хранения
- •Дело № ______ Том № ______
- •Форма листа – заверителя дела Лист заверитель дела № ___________________
- •Форма внутренней описи документов дела* Внутренняя опись документов дела № __________
- •Форма описи дел постоянного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу отдела
- •Опись № _____________________
- •Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- •Опись документов, вложенных для отправки заказным письмом
IV. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
4.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу
Гриф секретности или пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.
4.2. Заголовок к тексту документа
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ). Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем?» («о ком?») - «О выделении...», «Об изменении...», «Об отмене....», «Об организации...», «О состоянии....», например: «О создании аттестационной комиссии»; или «чего» (кого), например: «Должностной регламент главного специалиста-эксперта».
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
4.3. Оформление приложений к документу
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). О наличии приложений к документу указывается в тексте или ниже текста перед подписью. Отметка о наличии приложения оформляется следующим образом.
В письмах: Приложение: на 5 л., в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и количество экземпляров:
Приложение: |
Положение об Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области на 10 л., в 1 экз. |
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, при этом знак № перед цифровыми обозначениями не ставится.
Приложение: |
1. Положение об Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области на 10 л., в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов в Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области на 5 л., в 1 экз. |
Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: |
письмо Управления Роспотребнадзора по Воронежской области от 26.06.2004 №111/56 и приложение к нему, всего на 3 л. |
Если приложения сброшюрованы, то число листов в них не указывается, например: Приложение: программа в 2 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: на 7л. в 2 экз. только в первый адрес.
Приложения к организационно-распорядительным документам оформляются следующим образом. На первом листе, в правом верхнем углу пишут «Приложение № » с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: