2.9. Служебные письма

Служебные письма Управления готовятся:

• как ответы на запросы различных организаций и обращений граждан;

• как инициативные письма;

• как ответы о выполнении поручений Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками отделов.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках Управления формата А4.

Изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»

Служебное письмо Управления составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном отделе организации - адресата.

Адресование писем оформляется согласно п. 4.8

Служебные письма подписываются: направляемые в адрес Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека - только руководителем Управления, а в его отсутствие - заместителем, исполняющим его обязанности; направляемые руководителям территориальных органов федеральных органов исполнительной власти только руководителем Управления или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. Запрещается направление ответов в высшие органы власти, руководству Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека за подписью начальника отдела.

Подпись в служебных письмах оформляется в соответствии с п.4.12. Написание наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, учреждений и организаций, должностных лиц указано в приложении №3.

Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ, например: «на №25/31 от 30.06.2004».

Письма, подготовленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А 4, должны иметь заголовок к тексту согласно п.4.2.

В деловой переписке принята форма изложения текста от 1-го лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение») и от 3-его лица единственного числа («Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области считает...»), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Управления. Форма изложения текста письма от 1-го лица единственного числа («считаю необходимым…», «прошу выделить…») возможна в двух случаях: если письмо оформляется на должностном бланке (руководителя Управления), либо письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для письма, констатацию факта, события, сложившейся ситуации. При необходимости ссылок на документы их следует давать в тексте письма. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма. При ссылке в тексте письма на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок, например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 01.07.2004 №100 «Об утверждении Положения....».

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

В письмах должны быть приняты только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименование учреждений, организаций, должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям. Отметку о наличии приложений к письмам следует оформлять в соответствии с п. 4.3. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Перед представлением на подпись проекта письма исполнитель обязан проверить наличие указанных приложений к письму, необходимых виз и количество экземпляров. Проект письма представляется на подпись с материалами, на основании которых оно готовилось. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.